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Rechnung schreiben für Anfänger: So gehst du vor!

Eine Unternehmerin beim Rechnung schreiben auf ihrem PC

Update: Seit 1. Januar 2020 gilt die neue Kleinunternehmergrenze von 22.000 EUR.


Aller Anfang ist schwer. Das gilt auch für deine Rechnungsstellung. Musst du als Unternehmer eine Rechnung schreiben, solltest du drei wichtige Dinge beachten.

In unserem Beitrag erfährst du, welche genau das sind – und wie du deine Rechnungen künftig schnell und einfach schreibst.

1.) Hol dir eine Rechnungsvorlage zum Rechnung schreiben

Viel Mühe ersparst du dir, wenn du beim Rechnung schreiben eine rechtskonforme Rechnungsvorlage nutzt. Die gibt es zu Hunderten im Internet zum Download. Das Problem dabei: Du weißt nicht, ob diese Rechnungsvorlagen wirklich korrekt sind. Und: Eine Rechnung in Word oder Excel zu schreiben ist aufwendig und kostet Zeit.

Die bessere Lösung: Nutze ein Rechnungsprogramm wie Debitoor – hier steht dir eine 100% rechtskonforme und automatisierte Rechnungsvorlage zur Verfügung.

Die Vorteile einer Rechnungsvorlage im Rechnungsprogramm:

  • Professionelle, automatisierte Rechnungsvorlage
  • Auswahl von Kunde & Produkt per Dropdown-Menü
  • Automatisierte Erstellung von Rechnungsdatum, Rechnungsnummer & Fälligkeitsdatum
  • Rechnungssprache per Mausklick ändern
  • Verschiedene Rechnungsdesigns für deine Rechnungsvorlage
  • Automatische Berechnung von Preis inkl. Umsatzsteuersatz und Rabatten
  • Versand von Rechnungen per Mausklick

Eine Rechnung schreiben muss also nicht schwer sein – wenn du dabei die automatisierte Rechnungsvorlage in einem Rechnungsprogramm wie Debitoor nutzt!

PS.: Du weißt nicht genau, was auf eine Rechnung gehört? Dann lies hier nach, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung stehen müssen.

2. Nettorechnung oder Bruttorechnung schreiben?

Bevor du deine Rechnung abschickst, musst du dich noch entscheiden: Eine Nettorechnung oder Bruttorechnung schreiben?

Der Unterschied liegt in der Auszeichnung der Preise:

Bei einer Nettorechnung werden alle Einzelposten deiner Rechnung in Nettopreisen angeführt - das ist wichtig für Unternehmer, die die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückerstattet bekommen.

EIne Bruttorechnung hingegen wird für Privatpersonen ausgestellt - alle Rechnungposten werden in Bruttopreisen angegeben.

3.) Gewusst wie: Rechnung schreiben mit Kleinunternehmerregelung

Du hast eine professionelle Rechnungsvorlage – und willst sofort deine erste Rechnung schreiben? Moment! Ein paar Dinge gilt es noch zu klären. Zum Beispiel: Bist du Kleinunternehmer?

Liegt dein Vorjahresumsatz unter 17.500€ und dein prognostizierter diesjähriger Umsatz unter 50.000€, bist du Kleinunternehmer. Was heißt das? Ganz einfach: Du musst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Dadurch ersparst du dir einigen bürokratischen Aufwand.

Das bedeutet allerdings auch, dass du beim Rechnung schreiben keine Umsatzsteuer angeben darfst und zusätzlich einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf deiner Rechnung vermerken musst. Hier erfährst du mehr darüber, was du als Kleinunternehmer bei der Rechnungsstellung beachten musst.

Beachtest du diese Vorgaben, stellst du auch als Kleinunternehmer deine Rechnungen immer richtig aus!

PS.: Wenn du beim Rechnung schreiben auf ein Rechnungsprogramm zurückgreifst, speichert deine Rechnungsvorlage deinen Kleinunternehmerstatus automatisch ab!

4.) Rechnung schreiben ins EU-Ausland: So machst du alles richtig!

Bereits weiter oben haben wir dir einen Hinweis auf dich Pflichtangaben einer Rechnung gegeben. Schreibst du als Unternehmer eine Rechnung ins EU-Ausland, musst du gewisse Sonderregeln beachten. Am Einfachsten haben es Kleinunternehmer, denn für sie ändert sich: Nichts!

Du bist Kleinunternehmer

Bist du Kleinunternehmer und willst eine Rechnung schreiben, die für einen Kunden im EU-Ausland gedacht ist, schreibst du eine ganz normale Kleinunternehmerrechnung. Egal, ob dein Kunde eine Privatperson, ein Kleinunternehmer oder ein Regelunternehmer ist.

Du bist Regelunternehmer und dein Kunde ist Kleinunternehmer / Privatperson

Bist du selbst umsatzsteuerpflichtiger Regelunternehmer, dein Kunde ist hingegen Kleinunternehmer oder eine Privatperson, stellst du ebenfalls wie gewohnt deine Rechnung aus – beim Rechnung schreiben gibst du also die Umsatzsteuer ganz normal an.

Du bist Regelunternehmer und dein Kunde ebenfalls

Jetzt kommen wir zum Spezialfall: Du und dein Kunde seid beide umsatzsteuerpflichtige Regelunternehmer. Dann gilt nämlich das Reverse-Charge Verfahren. Was musst du dabei beachten, wenn du eine Rechnung schreiben willst?

Du musst auf der Rechnung sowohl deine als auch die Umsatzsteuer-ID deines Kunden angeben, deine Rechnung OHNE Umsatzsteuer ausstellen und den Kunden in einem Hinweisfeld darauf aufmerksam machen, dass er die Rechnung selber bei seinem Finanzamt versteuern muss.

Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag wie du eine Rechnung an einen Kunden im EU-Ausland schreibst.

Haben wir dir alles Wichtige verständlich erklärt? Das Wichtigste in jedem Fall ist immer: Du musst keine Angst haben, wenn du deine erste Rechnung schreiben willst. Halte dich einfach an unsere Anleitung!