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Wie digitalisiere ich als Freelancer oder Selbstständiger meine Arbeitszeiterfassung?

Speziell als Selbstständiger bzw. Freelancer nimmst du das öde Thema Zeiterfassung vielleicht nicht ganz so ernst, wie es die Großkonzerne tun. Du wirst es sicherlich kennen: Gerade als Einmannbetrieb hast du nur sehr begrenzte Zeitressourcen und musst fast alles selbst machen.

Digitale Arbeitszeiterfassung

Was viele Freelancer allerdings nicht wissen: Mit einer automatisierten Zeiterfassung sparst du sowohl Zeit, als auch Stress. So kannst du dich wieder effektiv auf deine eigene Kernkompetenz konzentrieren und aktiv Geld verdienen.

Mit automatisierten Tools, wie einem Zeiterfassungsprogramm oder einem digitalen Rechnungsprogramm sparst du dir Zeit, schonst deine Nerven und kannst deinen Fokus auf deine eigentlichen Leistungen, die du deinen Kunden anbietest, legen.

Gerade bei der Vereinfachung von Prozessen in Betrieben wird man oft mit dem Wort „Digitalisierung“ konfrontiert. Digital ist schlicht schneller, auch bei der Zeiterfassung.

Deswegen haben unsere Freunde von Crewmeister sich Gedanken gemacht, um dir den Weg zur Digitalisierung und Entscheidungsfindung so einfach wie möglich zu gestalten. Los geht’s!

Wie handhabst du deine aktuelle Zeiterfassung?

Hier ein paar Fragen, die du dir als Arbeitgeber bzw. Selbstständiger stellen solltest: Erfasse ich die Zeiten momentan überhaupt? Wie genau erfasse ich die Zeiten? Wie sieht mein Zeitmanagement generell aus? Wie viel Aufwand kostet mich das in der Woche? Ist die Art der Zeiterfassung das Richtige für meinen spezifischen Fall?

Dies sind beispielhafte Fragen, über die man sich als Selbstständiger Gedanken machen sollte, um seine Produktivität letztlich zu steigern.

Die nach wie vor am weitesten verbreitete Art der Zeiterfassung ist die manuelle Zeiterfassung mit Zettel und Stift. Hier kann man jeweils Start- und Endzeit eintragen, sowie die genommenen Pausen und auch Details zum spezifischen Tag, wie zum Beispiel Notizen über den absolvierten Arbeitsschritt.

Alle dort erfassten Zeiten werden dann meist vom Zettel manuell in ein Tabellenkalkulationsprogramm (zum Beispiel Microsoft Excel) übertragen und ausgewertet. Soweit erst einmal zur verbreiteten Theorie.

Die Vor- und Nachteile der Zeiterfassung mit Stundenzettel und Excel

Wie schon erwähnt, erfasst der Hauptteil deutscher Unternehmer immer noch mit Zettel und Stift. Diese Art der Zeiterfassung hat sowohl Vorteile als auch Nachteile. Schauen wir uns doch einmal an, welche Seite bei dir selbst überwiegt.

Vorteile

  • Geringe Einstiegskosten: In den meisten Fällen besitzt man Excel bereits im Unternehmen oder als Selbstständiger, weil man es auch anderweitig braucht. Somit fallen dadurch erst einmal keine weiteren Kosten mehr an. Die Stundenzettel kann man sich mithilfe von Vorlagen ebenfalls selbst ausdrucken und spart somit Geld.

  • Viele Formeln und Auswertungsmöglichkeiten: Bei Excel gibt es nahezu keine Grenzen, was Formeln und dergleichen angehen. Somit kannst du in Sachen Zeiterfassung sämtliche Auswertungen und Formeln selbst konfigurieren.

Zeiterfassung

Nachteile

  • Extremer Zeitaufwand: Per Hand Stundenzettel auszufüllen und dann noch in Excel eintragen ist zeitaufwendig. Wenn du zusammenrechnest, wieviel Zeit du im Monat nur für die Übertragung brauchst kommt schon eine gewaltige Summe zusammen. Das ist genau die Zeit, die du dir als Selbstständiger und Freelancer sparen möchtest.

  • Fehleranfälligkeit: Wer ist schon fehlerlos und perfekt? Richtig: KEINER. Das gilt auch für die Übertragung von Stundenzetteln in Excel. Wenn du die Zettel mal kurz nebenher ausfüllst, können im Nu Flüchtigkeitsfehler passieren. Gleiches gilt auch für die Übertragung in Excel. Ein Zahlendreher und schon wird aus 8 Stunden und 41 Minuten nur 8 Stunden und 14 Minuten. Auf Dauer könnte dir dadurch viel Geld durch die Lappen gehen.

  • Mangelnde Excel-Kenntnisse: Seien wir doch mal ehrlich: Wer würde sich schon als Excel-Spezialisten bezeichnen? Nicht viele jedenfalls. Genau diese Kenntnisse braucht man aber, um gute Auswertungen zu fahren und das Thema Arbeitszeiterfassung so schnell wie möglich abzuschließen. Wenn du diese aber nicht aufweist, steht dir eventuell die ein oder andere Nachtschicht bevor.

Gute Nachrichten: Du brauchst die Excel-Fertigkeiten gar nicht, wenn du ein Tool nutzt, dass dir die Arbeit abnimmt

Alternative digitale Zeiterfassung

Eine in den letzten Jahren immer mehr an Beliebtheit zunehmende Alternative zur manuellen Zeiterfassung mit Zettel, Stift und Excel ist die digitale Zeiterfassung. Hierbei werden alle Arbeitszeiten digital erfasst und direkt automatisch mit dem System synchronisiert. Somit sparst du dir schon einmal den Übertragungsaufwand in ein Tabellenkalkulationsprogramm.

Jede Software hat hierbei verschiedene Funktionen. Bevor du dich direkt auf die Suche nach einem Anbieter machst, solltest du dir vorher erst einmal im Klaren darüber sein, welche Ansprüche du an eine digitale, moderne Zeiterfassung hast.

Welche Anforderungen hast du an eine digitale Zeiterfassung?

Die Anforderungen an eine Zeiterfassung sind von Fall zu Fall unterschiedlich. Es gibt keinen einheitlichen Anforderungskatalog. Du musst dir zuvor selbst genau überlegen, was du erfassen möchtest und wie du es erfassen möchtest.

Vor allem bei Freelancern, Selbstständigen und Kleinunternehmern spielt hierbei ein Begriff eine wichtige Rolle: Einfachheit. Als Selbstständiger hast du natürlich nicht viel Zeit für die Zeiterfassung und möchtest das Thema so einfach und effizient wie möglich abarbeiten.

Genau deshalb brauchst du nicht unbedingt eine digitale Zeiterfassung, die für einen Großkonzern ausgelegt ist. Mit dieser kann man zwar alles Vorstellbare machen. Für deinen eigenen Betrieb sind die Funktionen aber vielleicht schon so vielfältig, dass du einfach den Überblick verlierst und im Endeffekt länger mit der Zeiterfassung beschäftigt bist als nötig.

Zeit

Mobile Zeiterfassung mit App für Freelancer

Doch auch andere Faktoren spielen eine wichtige Rolle. Bei Freelancern, die meist nach Stunden bezahlt werden, kommt es bei einer Zeiterfassung vor allem darauf an, dass sie minutengenau vonstatten geht.

Das gilt sowohl für die tatsächlich gearbeitete Zeit, als auch für die genommenen Pausen. Deshalb ist hier vor allem eine mobile Zeiterfassung mit App interessant, weil du von überall aus alle Arbeits- und Pausenzeiten erfassen kannst.

Der dritte interessante Punkt für Selbstständige und Freelancer ist die projektbasierte Zeiterfassung. Durch das Erfassen der Arbeitszeit in verschiedenen Projektschritten hast du auf der einen Seite einen Nachweis für deinen Kunden. Er sieht im Anschluss genau, wie lange du für welchen Prozessschritt gebraucht hast.

Zusätzlich dient dies auf der anderen Seite auch deiner eigenen Dokumentation. Vielleicht überlegst du aktuell gewisse Schritte auszugliedern, oder vielleicht sogar einen Mitarbeiter als Unterstützung einzustellen.

Wenn du genau weißt, wie lange du für diesen Schritt brauchst, bist du dir darüber im Klaren, ob du entweder einen Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit anstellst oder den Prozessschritt lieber an eine externe Firma abgibst.

Du kannst unter anderem genau festhalten, wie viel Zeit du in dein Marketing investierst, wie viele Stunden am Tag du an deinem Businessplan arbeitest und ob du dich zu lange mit dem Erstellen von Angeboten und Verträgen beschäftigst.

Welcher Anbieter ist der Richtige?

Selbstverständlich gibt es noch unzählige weitere Anforderungen, die genau in deinem Fall wichtig sind. Nun gilt es diese herauszufinden und mit den Anbietern am Markt zu vergleichen. Die Anbieter, die sich am meisten mit deinen Anforderungen decken, kommen dann in die nächste Runde und werden im Anschluss genauer betrachtet.

Während die eine digitale Zeiterfassung vermehrt auf eine einfache Funktionsweise und einen günstigen Preis Wert legt, gibt es auch deutlich komplexere Lösungen, die spezifische Fälle abdecken. Diese unterscheiden sich dann aber nicht nur durch die angebotenen Funktionen, sondern auch durch den deutlich höheren Preis.

Generell wird es für dich am besten sein, wenn du bei den heißeren Kandidaten eine Testphase abschließt und dir dort ein besseres Bild von der Software machst.

Tipp: Sollten die Beratungs- und Einführungsgespräche nicht kostenlos sein, dann lass lieber die Finger davon. Bei einer neuen Software hat man speziell zu Beginn immer die ein oder andere Frage, die man lieber zusammen mit einem Mitarbeiter des Softwareanbieters klären möchte. Deshalb ist speziell dieser Punkt sehr wichtig.

Gut aufgestellt für die Zukunft und vielleicht mehr?

Ein eigenes kleines Unternehmen mit Angestellten und allem was dazu gehört. Das ist insgeheim vielleicht der Traum vieler Freelancer und Selbstständiger. Eine digitale Arbeitszeiterfassung ist selbstverständlich nicht der Hauptschritt, den du dazu gehen musst.

Auf jeden Fall ist es ein wichtiger Schritt, um alle Arbeitszeiten langfristig zu organisieren und das gesamte Thema so einfach und effizient wie möglich handzuhaben. Warum also nicht heute schon einen Schritt auf der Liste abhaken, der auch das aktuelle Arbeiten etwas erleichtert? Packen wir es gemeinsam an!

Sonja
Geschrieben von
am 14.01.20