Angebot, Auftrag, Vertrag: Worauf muss ich achten?

Als Jungunternehmer, dem Erfahrung in der Durchführung von Aufträgen fehlt, kommt es nicht gerade selten vor, dass du zu viel Zeit investierst.

Damit der Auftrag nicht zum Albtraum wird, muss er im Vorfeld gut durchdacht und klar verhandelt werden.

Kein Kunde, kein Auftrag, keine Branche ist wie die andere: Manchmal reicht der Austausch von ein, zwei Mails und Telefonaten, mit denen die wichtigsten Eckpfeiler des Vertrags ausgehandelt sind.

Was sind die Gepflogenheiten in deiner Branche?

Mit dem professionellen Angebot auf der sicheren Seite

Ein Kunde holt sich von dir eine Offerte ein. Je schneller und professioneller du ihm ein gutes Angebot übermittelst, umso bessere Karten hast du.

Dein Rechnungsprogramm hilft dir, ansprechend und korrekt das Angebot zu übermitteln.

Das ist besonders bei einfach strukturierten und wiederkehrenden Aufgaben, die du gut überblicken kannst, angeraten.

Richtiges Kommunizieren mit dem Kunden

Du bestätigst den Erhalt der Anfrage und bedankst dich dafür.

Du kommunizierst dem Kunden, wann er mit dem Angebot rechnen kann.

Du schickst deinem Kunde das Angebot zu spät, weil du schlecht organisiert bist? Das sollte nicht passieren. Im Zweifel solltst du den Kunden anrufen und darauf hinweisen, dass das Angebot später eingeht.

Denk dran, halte was du versprichst und sende dem Kunden das Angebot immer zeitnah. So schnell wie möglich.

Vorsicht bei größeren Projekten

Wen würde das nicht freuen: Ein Kunde bietet dir eine Zusammenarbeit über mehrere Monate an.

Es handelt sich um ein Projekt größeren Ausmaßes, mit dem du dich profilieren kannst. Er bietet dir eine Pauschale von 25.000 € an.

Und hätte gerne eine Antwort in drei Tagen. Du kannst dein Glück gar nicht fassen.

Den Kunden richtig einschätzen

Wer jetzt unerfahren ist, sagt zu schnell ja und riskiert damit nicht nur eine Überforderung, sondern auch Ärger mit dem Kunden, wenn nicht die ganze Existenz als Selbständiger.

Wer sagt dir, dass dieser Kunde das Honorar überhaupt zahlen kann?

• Google den Kunden. Was fällt dir auf?
• Wurde dir der Kunde empfohlen? Von wem?
• Wurdest du dem Kunden empfohlen? Von wem?
• Verabrede dich mit dem Kunden. Wie tritt er dir entgegen? Was sagt dir dein Gefühl? Stimmt die Chemie zwischen euch?

Die Auftragsgröße richtig einschätzen

Wenn die erste Hürde genommen ist und du Vertrauen fassen kannst, steht der Ausarbeitung des Vertrags nichts mehr im Weg.

Checkliste für größere Aufträge

• Kannst du herausfinden, wie zeitaufwändig vergleichbare Projekte sind?
• Kannst du jemanden ins Boot holen, der Erfahrung mit einem solchen Projekt hat?
• Gibt es Vertragsentwürfe oder Angebote von anderen Unternehmern, die mit dem Kunden verhandelt haben? Was kannst du über sie herausfinden?
• Schreibe so detailliert wie möglich eine Auflistung aller Tätigkeiten und gehe diese zum Schluss mit dem Kunden durch.
• Wisse um den Wert deiner Dienstleistung und beschäftige dich genauestens mit der Preisgestaltung.
• Ist es sinnvoller, nach Tagessätzen zu arbeiten oder erscheint euch eine Pauschale sinnvoller?
• Bedenke bei der Preisgestaltung, dass dich das Projekt so vereinnahmen kann, dass du es versäumst, nebenher andere Kunden zu akquirieren.
• Droht eine Scheinselbständigkeit?
• Sorge auf jeden Fall dafür, einen Vorschuss von bis zu 50% zu verhandeln. Jede Abschlagszahlung erhöht die Sicherheit, das der potentielle Kunde auch wirklich an der Durchführung des Auftrags interessiert ist.

Merke: Alles, was du nachverhandeln musst, nervt deinen Kunden oder kann als Ausdruck von Schlampigkeit gewertet werden und wirkt wenig professionell. Oder führt im schlimmsten Fall zu einem Zerwürfnis und es kommt zu einem Rechtsstreit.

Projektplanung und Dokumentation

Du fährst gut damit, eine Projektplanung durchzuführen und diese stetig zu kontrollieren.

Bist du im Zeitplan?

Eine Dokumentation, die die im Rahmen des Auftrags erledigten Tätigkeiten auflistet, nach Tagen und mit Angabe der erfassten Zeit, ist dringend angeraten.

Und du solltest dich mindestens einmal wöchentlich fragen: Schaffe ich die Arbeit in der veranschlagten Zeit so zu erledigen, dass es sich für mich lohnt?

Wenn du das verneinen musst: Wie kannst du gegensteuern und effizienter arbeiten?

Strategien bei schwierigen Aufträgen

Je genauer du die Tätigkeiten vertraglich festhalten konntest, umso mehr fällt auf, wenn dein Kunde Sonderwünsche äußert.

Diese nimmst du entgegen und klärst für dich, wie lange es dauert, um den Sonderwunsch zu erfüllen. Nehmen diese Sonderwünsche größere Ausmaße an, solltest du dem schnell Einhalt gebieten.

Du teilst dem Kunden freundlich mit, dass du den Zusatzauftrag sehr gerne erledigst, wenn dies extra honoriert wird.

Zeichnet sich ab, dass du deine veranschlagte Arbeitszeit bis zu 20% oder mehr überschreitest, tust du gut daran zu überlegen, woran das liegt.

Wenn du nachverhandeln willst, solltest du das bisher Erledigte gut dokumentiert haben und dich auf eine schwierige Verhandlung gefasst machen.

Je besser du im Vorfeld verhandelt hast und je vorausschauender du warst, umso weniger kommen Ärgernisse und Überraschungen auf dich und deinen Kunden zu.

Die Projektdokumentation sollte zwar gut durchgeführt sein, aber keinesfalls mehr als 10% deiner Zeit in Anspruch nehmen. Hilfreich ist vor allem die Zeiterfassung für die einzelnen Tätigkeiten, sei es durch digitale Zeiterfassungsprogramme oder durch eine Stoppuhr, denn Pausen bezahlt der Auftraggeber nicht.

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