Unvermeidlich, wenn du auch bezahlt werden möchtest: eine Rechnung schreiben. Wenn du dich erstmal aufgerafft und deine Rechnung erstellt und versendet hast, dann kann doch eigentlich nicht mehr schiefgehen, oder?
Stimmt leider nicht ganz.
Gerade, wenn du deine ersten Rechnungen als Unternehmer schreibst, kannst du so einiges falsch machen.
Aber keine Angst, wir haben die 5 häufigsten Fehler beim Rechnung schreiben zusammengestellt und verraten dir auch gleich, wie du sie vermeiden kannst.
1. Unpräzise Beschreibung der Leistung
Es ist wichtig, dass du dich (besonders bei Dienstleistungen) vorher mit deinem Kunden genau darauf verständigst, was der Auftrag beinhaltet. Dies sollte dann auch auf der Rechnung entsprechend präzise und für den Kunden nachvollziehbar aufgeführt sein.
Nutze also bei Bedarf mehrere Rechnungspositionen, um deine Leistungen aufzuschlüsseln. In einem Rechnungsprogramm wie Debitoor hast du außerdem die Option, den enzelnen Rechnungsposten Beschreibungen hinzuzufügen.
2. Zahlungsdaten auf der Rechnung vergessen
Erhält dein Kunde deine Rechnung, so möchte er dich auch bezahlen (zumindest im Idealfall). Das machst du ihm aber schwer bis unmöglich, wenn du keine Bankdaten oder andere Zahlungsoptionen auf der Rechnung angibst.
In der Fusszeile der Rechnung sollte also auf jeden Fall deine Bankverbindung stehen. Und besonders einfach machst du dem Kunden das Bezahlen deiner Rechnung, wenn du ihm mithilfe deines Rechnungsprogramms direkte Online-Zahlungsoptionen anbietest. Etwa die Zahlung per Mausklick mit PayPal.
3. Fehler in den Kundendaten
Klar, ein Fehler kann mal passieren. Aber wenn du bei der Angabe der Daten deines Kunden auf der Rechnung einen Fehler machst, ist das zunächst mal ein bisschen peinlich. Dein Kunde soll doch nicht das Gefühl haben, dass du unaufmerksam bist.
Außerdem kann er im Zweifelsfall auch noch Ärger mit dem Finanzamt bekommen, wenn die Rechnung nicht korrekt ausgestellt ist.
Um das zu vermeiden, besser zweimal hinschauen. Oder du benutzt ein Rechnungsprogramm, in dem du Kundendaten speichern kannst. So hast du sie stets fehlerfrei und ohne langwieriges Eintippen parat.
4. Umsatzsteuer nicht korrekt ausgewiesen
Bei einem fehlerhaft angegebenen Umsatzsteuersatz ist Ärger mit dem Finanzamt vorprogrammiert. Deshalb: Stets den korrekten Satz auswählen (7 oder 19 Prozent), und richtig berechnen.
Auch als Kleinunternehmer musst du beim Rechnung schreiben darauf hinweisen, dass keine Umsatzsteuer im Rechnungsbetrag enthalten ist.
Tipp: Ein Rechnungsprogramm nimmt dir Arbeit ab, sei es als Kleinunternehmer oder Umsatzsteuerpflichtiger. Du kannst die Steuersätze speichern und automatisch berechnen. Auch den Hinweis zur Kleinunternehmerregelung kannst du als Standardtext auf deine Rechnungen einspeichern.
5. Falsche Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer muss einmalig und fortlaufend vergeben werden, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Klingt einfach, ist es aber manchmal dann doch nicht.
Wie behältst du den Überblick über die bereits vergebenen Nummern?
Was tun bei Lücken oder - oh Schreck - versehtlich doppelt vergebenen Nummern?
Debitoor hilft dir dabei: Das Rechnungsprogramm vergibt die Nummern auf jeder neuen Rechnung automatisch fortlaufend. Du möchtest nicht mit der 1 anfangen? Auch kein Problem: Ändere einfach die Rechnungsnummer.
