Jeder kennt die Bewerbungsfrage: „Können Sie gut in Teams arbeiten“? Doch was bedeutet Teamarbeit für den Leiter eines kleinen Unternehmens? Wie kann die Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessert und Kollegen motiviert werden?
Der Wirtschaftsautor Patrick Lencioni hat in seiner Teampyramide fünf wesentliche Merkmale erfolgreicher Teamarbeit beschrieben. Diese sind von unten nach oben:
- Gegenseitiges Vertrauen
- Eine positive Konfliktkultur
- Verbindlichkeit im Team
- Teammitglieder übernehmen Verantwortung für das Ganze
- Es herrscht ein Fokus auf Resultate
Jedes Teammitglied hat seine Rolle
Doch wie kommt man da am besten hin? Alles beginnt mit der Suche nach neuen Mitarbeitern und der Zusammenstellung des Teams. In der Teamarbeit übernehmen die Mitarbeiter verschiedene Funktionen in der Zusammenarbeit und der Gruppendynamik.
So gibt es Teammitglieder, die eher zielorientiert agieren. Sie geben in Meetings oft die Richtung vor. Andere Mitglieder kümmern sich mehr um den Zusammenhalt. Oft ist es wichtig, Vertreter beider Gruppen unter seinen Mitarbeitern zu haben.
Gut miteinander Kommunizieren
Eine wichtige Rolle in der Zusammenarbeit spielen Regeln der Kommunikation. Unterschieden wird oft zwischen Kommunikation auf der Beziehungs- und Kommunikation auf der Sachebene.
Auch wenn ein einfacher Sachverhalt mitgeteilt werden soll, wird meist die Beziehungsebene mit verstanden. Dazu ein einfaches Beispiel. Ein Mitarbeiter hat einen neuen Konferenzraum eingerichtet. Bei der Begutachtung, bemerkt die Chefin, dass der Raum sehr übersichtlich eingerichtet ist.
Obwohl dies nur eine sachliche Feststellung sein kann, wird der Mitarbeiter daraus Lob oder Kritik raushören, eventuell auch einen Appell etwas zu ändern. Daraus ergibt sich: Bei der Kommunikation ist auf das zu achten, was der Gesprächspartner verstehen könnte.
Am besten drückt man klar den Sachverhalt aus, äußert wie man dazu steht (Beziehungsebene) und was man erwartet, was der Mitarbeiter tun soll - einen Appell. So können Missverständnisse reduziert werden.
Techniken der Teamarbeit
Zum Arbeiten in Gruppen gehören neben solchen Gesprächsführungstechniken auch:
- Problemlösungstechniken
- Kreativitätstechniken
- Kooperationstechniken
- Visualisierungstechniken
Wie motiviere ich Mitarbeiter?
Wichtig für den Erfolg eines Unternehmens ist natürlich die Motivation der Mitarbeiter. Klar ist, man kann die Mitarbeiter nicht ständig von außen motivieren. Die 5Bs belohnen, belobigen, bestechen, bedrohen und bestrafen wirken nicht dauerhaft.
Die Motivation wird dagegen dauerhaft sein, wenn Aufgaben verteilt werden,die an vorhandene Kenntnisse anknüpfen. Wichtig ist es auch, die Aufgaben als Herausforderung zu verstehen. Sie muss aber aber auch realistisch bearbeitet werden können. Ein praktisches Ergebnis am Ende motiviert zusätzlich.
Mitarbeiter sind zudem motivierter, wenn sie sich mit ihren Aufgaben identifizieren, an ihnen wachsen können und einen persönlichen Nutzen von ihrer Tätigkeit haben. Sie können motiviert werden, wenn Sie beispielsweise wichtige Aufgaben erledigen.
In einem Rechnungsprogramm kannst Du deinen Mitarbeitern verschiedenen Aufgaben zuweisen. Über Mehrbenutzerfunktionen können Mitarbeiter Rechnungen schreiben. Sie können Ausgaben erfassen oder haben Zugang zu Berichten und zum Banking.
Unterschiedliche Zugriffsrechte ermöglichen den Zugang zu vertraulichen Daten. Wenn hier Zugang gewährt wird, drückt das auch das Vertrauen in die Mitarbeiter aus. Wenn Mitarbeiter sich so wertgeschätzt fühlen, werden sie auch motiviert an ihren Aufgaben arbeiten.
Apps zum Arbeit im Team
Eine Reihe von Apps und Softwarelösungen können die Zusammenarbeit im Team unterstützen und sogar verbessern. Die deutsche Social Collaboration Studie 2017 hat gezeigt, dass die Nutzung von Collaboration Tools die Arbeitseffizienz deutlich steigert - und zwar um 16 bis 41 Prozent.
Um Aufgaben zu verteilen und ihren Fortschritt zu verfolgen ist Trello ein vielgenutztes Tool. Man kann Deadlines setzen, To-Do-Listen erstellen und Ideen sammeln. Da es webbasiert ist, kann jeder von überall zugreifen.
Eines der umfangreichsten Kollaborationstools ist Basecamp. Hier können Dokumente verwaltet werden,To-Do-Listen erstellt, ein Kalender eingerichtet und mit den Kollegen gechattet werden. Ganze Projekte können hier betreut werden.
Mit Wunderlist ist es möglich To-Do-Listen zu erstellen. Dabei können verschiedenen Mitarbeitern Aufgaben zugeteilt werden. Es können Unteraufgaben festgelegt und Deadlines angelegt werden. Damit alles auch rechtzeitig fertig wird, gibt es Erinnerungsfunktionen.
Erfolgsfaktoren für die Teamarbeit
Diese Tools können die Zusammenarbeit der Mitarbeiter erleichtern. Zusammengefasst ist Teamarbeit in der Regel dann erfolgreich, wenn:
- Teams flexibel sind
- sich mit ihrer Aufgabe identifizieren
- die Mitglieder des Teams einandern respektieren
- und sie motiviert sind
