In einem Rechnungsprogramm wie Debitoor kannst du nicht nur ein Angebot oder eine Rechnung schreiben – sondern auch Anhänge mit versenden.
Was steckt hinter dieser Funktion? Und wann ist es notwendig, einen Anhang zu deiner Rechnung zu versenden?
Was sind Anhänge eigentlich?
Anhänge sind zusätzliche Texte oder Dokumente, die ausgehend von dem Angebot oder der Rechnung nähere Informationen, Angaben oder Hinweise enthalten.
Ein Beispiel: Möchtest du eine Rechnung schreiben, willst du deinem Kunden vielleicht auch noch deinen aktuellen Angebotsflyer mitsenden – für seine mögliche nächste Bestellung. Oder eine Einladung zu deinem nächsten Vortrag / Workshop / Seminar. Das wäre also ein typischer Anhang.
Muss ich beim Rechnung schreiben Anhänge versenden?
Kommen wir zuerst zur prinzipiellen Frage: Kann ich eine Rechnung schreiben und solo versenden? Oder muss ich Anhänge mit in die Email packen, z.B. das zugehörige Angebot oder die AGB?
Die einfache Antwort auf diese Frage lautet: Anhänge müssen nicht sein. Dein Angebot hat der Kunde ja bereits vor deiner Rechnung erhalten – du musst es ihm also nicht doppelt schicken. Die AGB gehören – wenn überhaupt – in die Email zu deinem Angebot mit rein. Es genügt aber auch ein eindeutiger Link zu deinen AGB im Angebotsschreiben.
Also: Anhänge können, müssen aber nicht sein! Eine Rechnung schreiben kannst du auch solo.
Rechnung schreiben: Was sind typische Anhänge?
Viele Unternehmer möchten zu ihren Angeboten oder Rechnungen zusätzlich einen Anhang versenden. Sinnvoll können beispielsweise folgende „typische“ Anhänge sein:
- Allgemeine und umfängliche Preisliste
- Flyer oder Imagebroschüre
- Produktfotos / Portfolio
- Arbeitsproben
- AGB
Kurzum: Wer ein Angebot oder eine Rechnung schreiben will, sollte alles mit in den Anhang packen, was dem Kunden einen besseren Einblick in das Leistungsspektrum gibt.
Wie kann ich eine Rechnung schreiben und einen Anhang hinzufügen?
Im Rechnungsprogramm Debitoor kannst du ganz einfach Anhänge zu deinen Angeboten oder Rechnungen hinzufügen.
Dazu öffnest du einfach eine neue Angebotsvorlage bzw. Rechnungsvorlage. Scrollst du nun nach unten, findest du das Feld „Anhänge“. Hier klickst du nun auf das Dokumente-Zeichen und kannst nun einen Anhang deiner Wahl hinzufügen.
Möchtest du nach dem Rechnung schreiben deine Rechnung versenden, wird der Anhang automatisch mit versendet. Dasselbe gilt natürlich für dein Angebot. Wichtig ist einzig, dass deine Anhänge die maximale Größe von 20 MB nicht überschreiten.
Tipp: Wenn du eine Rechnung schreiben willst und zusätzlich einen Anhang hinzufügst, sollte der Anhang am besten eine PDF oder JPG oder PNG sein. .exe-Dateien könnten z.B. von deinem Email-Server geblockt werden, das sie schädliche Informationen enthalten können.
Du willst es noch genauer wissen? Hier erfährst du im Detail, wie du Rechnungen und Angebote mit Anhängen versendest.
Bereit? Dann kannst du jetzt deine erste Rechnung schreiben – mit Anhang!
