Debitoor Tutorials

Alles was du zur Bedienung deines Rechnungsprogramms wissen musst

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So verknüpfst du Debitoor mit Xpenditure

Verbinde Xpenditure mit deinem Debitoor Account und sende ganz einfach alle Ausgaben in das Rechnungsprogramm.

Xpenditure liest deine Belege via OCR (Optical Character Recognition), dass heißt die wichtigen Positionen deines Belegs werden ausgelesen und direkt bei der Erfassung übernommen.


Erstelle einen Account bei xpenditure.
Versuche hier wenn möglich, dasselbe Land und dieselbe Währung wie bei deinem Debitoor Account zu verwenden.

Lade dir auch die App auf dein Handy (im App Store einfach nach 'Xpenditure' suchen).

tutorial-partner-xpenditure-anmeldung.jpg

Xpenditure fragt dich nach einigen Einstellungen, wie Währung, Sprache, Land und was du machst.
Fülle die Felder aus und bestätige deine Eingaben mit 'Weiter'.

Um jetzt deinen xpenditure Account mit Debitoor zu verbinden gehe auf:

  • Einstellungen
  • Einstellung Unternehmen
  • Erweiterte Einstellungen
  • Wähle unter 'Software Verbinden' Debitoor aus
  • Klicke auf 'Verbinden'

Du wirst nach deiner E-Mail Adresse und dem Passwort für dein Debitoor Konto gefragt.

tutorial-partner-xpenditure-freigabe_debitoor.jpg

Bestätige deine Eingabe mit 'Allow'.

Du wirst danach noch gefragt, ob du die Ausgaben-Kategorien aus Debitoor in Xpenditure importieren willst.
Klicke auf 'Ja'.

tutorial-partner-xpenditure-kategorien-importieren.jpg

In deinem Debitoor Konto kannst du jetzt unter Einstellungen - Konto - Apps, sehen das Xpenditure Zugriff auf das Programm hat.

Xpenditure schickt dir außerdem eine E-Mail mit einem Link zum Bestätigen des Xpenditure Accounts und mit der Bitte ein Passwort zu vergeben.

Beleg über Mobile App erfassen

Öffne deine Xpenditure App und wähle unten im Menü aus was du scannen möchtest (hier z.B. eine Ausgabe).
Klicke danach oben rechts auf das "+".

tutorial-partner-xpenditure-mobile-app.jpg

Klicke auf das Kamera Symbol um ein Foto deines Belegs zu machen und bestätige die Aufnahme mit "Foto benutzen".
Danach wird dir der Beleg in der APP angezeigt. Durch die OCR-Erkennung werden direkt und ganz automatisch bereits die wichtigsten Informationen ausgefüllt, wie z.B. der Preis, der Name und das Bezahldatum.
Du kannst jetzt noch z.B. einen Kommentar oder die Bezahlart hinzufügen.

tutorial-partner-xpenditure-mobile-app-gescannt.jpg

Bezahlt mit: Gib an ob du bar oder mit Karte bezahlt hast
Kategorie: Wähle eine Kategorie aus (hier sind alle Kategorien von Debitoor hinterlegt)
Kommentar: Trage bei Bedarf einen Kommentar ein. Dieser Text wird in Debitoor im Beschreibungsfeld der Ausgabe angezeigt.
Projekt: Hinterlege bei Bedarf ein Projekt zu der Ausgabe
Erstattungsfähige: AN/AUS

Klicke danach oben rechts auf das kleine 'Häckchen" neben Ausgabe hinzufügen.

Der Beleg wird unter deinen Ausgaben angezeigt. Status: in Verarbeitung.
Danach wechselt dieser in 'zur Prüfung' und am Ende in den Status 'vervollständigt'.
Du kannst zu jederzeit deine Ausgabe öffnen und Informationen eintragen oder ändern.

Log dich jetzt in deinen Xpenditure Account ein.
In der Übersicht der Ausgaben siehst du nun die über die Mobile App hinzugefügten Belege.

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Mit Klick auf die einzelne Ausgabe, kannst du diese noch bearbeiten.

Wenn du die Ausgaben jetzt in Debitoor übertragen willst öffne 'Berichte' und 'Bericht erzeugen'.

tutorial-partner-xpenditure-berichte.jpg

Es öffnet sich ein kleines Fenster indem du ein Datum eingeben musst: 'Beinhaltet alle Ausgaben bis'.
Wähle hier in jedem Fall ein Datum aus, welches nach dem Upload-Datum deiner Belege liegt.
Klicke danach auf 'Buchhaltungsbericht' um den Report zu erstellen.
Danach wird dir der Bericht angezeigt.

Klicke jetzt auf 'Bericht exportieren' und wähle 'zu Debitoor' aus.

tutorial-partner-xpenditure-bericht-exportieren.jpg

Das System zeigt dir danach im Status an das die Daten zu Debitoor exportiert wurden.

tutorial-partner-xpenditure-buchhaltungsberichte-export.jpg

Du findest deine Ausgaben jetzt direkt in deinem Debitoor Account.

tutorial-partner-xpenditure-ausgabe_in-debitoor-neu.jpg

Info:
Die OCR-Technik liest keine Mehrwertsteuersätze aus. Du kannst diese aber manuell für jede Kategorie festlegen.

Gehe dazu in deinen Xpenditure Account - öffne rechts oben das Rädchen für Einstellungen - und gehe auf Einstellungen Unternehmen.
Öffne den Menüpunkt 'Regeln' und wähle 'Benutzerdefinierten VAT Prozentsatz einstellen' aus.

Unter Schritt 1 kannst du der Regel einen Namen geben.
Unter Schritt 2 wählst du zunächst deine Zweigstelle aus (also deine Firma). Danach wählst du eine Kategorie aus, für die du einen festen Steuersatz hinterlegen möchtest und gibst diesen unter 'VAT Prozentsatz' an.
Mit Klick auf das kleine '+' Zeichen kannst du direkt weitere Kategorien mit festen Steuersätzen anlegen.
Setze am Ende noch ein Häckchen bei 'Aktiv'.

So bald du jetzt eine neue Ausgabe unter dieser Kategorie hinzufügst, wird automatisch der hinterlegte Steuersatz angewendet.

Beleg über Web Client erfassen

Du kannst deine Ausgaben auch direkt über den Web Client von Xpenditure erstellen.
Gehe dazu auf 'Ausgabe ' und klicke oben links auf das rote Plus-Zeichen

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Es öffnet sich ein Fenster in dem du deine Ausgabe eintragen kannst und direkt auch den Beleg hochladen kannst oder über die Webcam erstellen kannst.

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Die neue Ausgabe wird in deiner Ausgabenübersicht angezeigt und du kannst diese per 'Bericht' - 'Bericht erzeugen' - 'Buchhaltungsbericht' wieder direkt an Debitoor senden.

Info:
Du kannst Xpenditure 14 Tage kostenlos testen. Danach gibt es verschieden Preispakete. Sieh dazu auch die Preisseite unseres Partners Xpenditure.
Fragen kannst du auch gerne direkt an den Kundenservice von Xpenditure richten: [email protected]

In Debitoor kannst du in allen Plänen Ausgaben verwalten. Das Speichern von Belegen ist in der Premium Pro Verison möglich. In allen anderen Plänen kannst du 20 Belege uploaden.