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Warum Selbstständige und Freiberufler ein Geschäftskonto mit Buchhaltungsfunktion brauchen

Als Selbstständiger brennst du für deine Geschäftsidee. Die ganze Leidenschaft gehört dem Beruf. Doch irgendwann muss sich auch um die trockenen Aspekte der Unternehmensführung gekümmert werden. Dazu gehören die Buchhaltung, aber auch das Geschäftskonto.

Arbeit am Schreibtisch

Moderne Business Konten haben diesen Bedarf erkannt und bieten ein Firmenkonto mit integrierter Buchhaltung oder Lösungen an, um das Konto mit einer Buchhaltungssoftware zu verbinden. Hier erfährst du, wie dir diese Konten in deinem Unternehmeralltag helfen.

Eine neue Generation Geschäftskonten

Ein Geschäftskonto ist auch eine Kostenfrage. Viele Unternehmer und Freelancer sind von den vergleichsweise hohen Kontoführungsgebühren genervt, die sie an die klassischen Filialbanken zahlen müssen.

Dafür gibt es zwar eine persönliche Betreuung beim Bankberater, doch diese Option ist in der jungen, internetaffinen Generation, die bestens digital aufgestellt ist, gar nicht gefragt. Vor allem Fintechs haben sich daran gemacht, dieses Problem zu lösen. Seit einigen Jahren sind diese Anbieter von komplett digitalen Geschäftsgirokonten auf dem Markt.

Der Begriff Fintech setzt sich aus den beiden Wörtern financial service und technology zusammen. Es handelt sich dabei meist um ein Start-up, das eine Kooperation mit einer Bank eingegangen ist. Denn um die strengen Auflagen der Bundesaufsicht für Finanzdienstleistungen (BaFin) zu erfüllen und die Sicherheit von Daten und Einlagen der Kunden zu gewährleisten, ist diese Zusammenarbeit notwendig.

Typisch für ein Fintech ist, dass weder Filialen noch eigene Geldautomaten existieren. Die Kontoeröffnung erfolgt direkt im Netz und geht innerhalb weniger Minuten über die Bühne. Meist stehen verschiedene Kontomodelle zur Wahl und in der Regel ist die Basisvariante kostenfrei. Statt Girokarte gibt es eine Kreditkarte zum Konto, die zum Bezahlen im Netz und im stationären Handel eingesetzt werden kann.

Fintechs stimmen ihr Angebot perfekt auf Geschäftskunden ab

Wenn du dich für ein digitales Geschäftskonto bei einem Fintech entscheidest, kannst du das Konto ortsunabhängig per App führen, über die sich bei Rückfragen auch der Support kontaktieren lässt. Einige Fintechs setzen zudem auf Communitys, in denen Kunden die Fragen der anderen User beantworten.

Ein großes Thema sind der Bargeldbezug und die Bareinzahlungen. Das lösen die Anbieter der Businesskonten ganz unterschiedlich. Einige integrieren in ihre Angebote eine gewisse Anzahl an gratis Abhebungen im Monat an jedem Automaten mit dem Master- oder Visa-Zeichen – oft auch weltweit.

Andere ermöglichen den Bargeldbezug bei Handelspartnern. In dem Fall lassen sich auch kleinere Beträge an der Supermarktkasse einzahlen. Besteht diese Option nicht, ist die Bareinzahlung nur über teure Umwege möglich.

Ein weiterer Punkt sind die Überweisungsgebühren. Die fallen bei einem geschäftlichen Bankkonto immer an. Das regeln die Fintechs mit einer gewissen Anzahl an monatlichen Transaktionen, die in das Kontopaket integriert sind. Einige wenige verzichten sogar komplett auf Überweisungsgebühren.

Steuerzahlungen im Blick behalten

Das klingt zwar attraktiv, doch die Anbieter unternehmen noch mehr, um deinen Bedürfnissen als Selbständiger, Freiberufler oder Kleinunternehmer gerecht zu werden. Denn es gibt Business Konten, die Banking, Buchhaltung und Steuerkontrolle in einem ermöglichen. Via App oder Webseite lassen sich Rechnungen bezahlen, Transaktionslisten werden abgerufen oder der Kontostand wird kontrolliert.

Spezielle Buchhaltungsfunktionen erlauben es dir, deine Ausgaben gleich zu kategorisieren. Das geschieht entweder mit automatischem Labeln oder der Verschiebung auf Unterkonten. Einige Konten sind derart smart, dass sofort auf Einnahmen und Ausgaben die anteilige Einkommens- und Umsatzsteuern berechnet werden. Die notwendigen Rücklagen werden sofort auf einem Unterkonto angelegt. Das erspart dir so manch böses Erwachen bei der Steuererklärung!

Weitere Features, auf die du dich bei diesen Konten freuen darfst, ist die Möglichkeit, Belege gleich zu scannen, das Verschicken von Rechnungen und Zahlungserinnerungen oder du erstellst neue Angebote. In dieser Übersicht siehst du, bei welchen Geschäftskonten Buchhaltungs-Tools zum Portfolio gehören.

Die beste Wahl: Geschäftskonto plus Buchhaltung

Smarte Tools erleichtern dir die Kontoorganisation, doch für die Buchhaltung bezahlen die meisten Unternehmer immer noch einen teuren Profi. Diese Kosten kannst du dir sparen oder zumindest reduzieren, wenn du dich für ein Firmenkonto entscheidest, in dem die Buchhaltungssoftware bereits integriert ist oder das du mit deiner vorhandenen Software verbinden kannst. Eine DATEV API ist ebenfalls meistens vorhanden.

Wenn Buchhaltungssoftware und Konto miteinander verknüpft sind, lassen sich sowohl Rechnungen als auch die Ausgaben und Einnahmen mit den Bankbewegungen abgleichen. Alles wird synchronisiert und automatisch kategorisiert. Eine manuelle Zuordnung und Buchung der Rechnungen und Belege gehört damit der Vergangenheit an.

Zahlt ein Kunde deine Rechnung, bekommst du eine Push-Benachrichtigung, die Zahlung wird der entsprechenden Kategorie zugeordnet und in der Buchhaltung abgespeichert. Konto und Buchhaltung sind somit immer auf dem neuesten Stand.

Darauf solltest du bei der Auswahl deines Kontos achten:

  • Kontoführungsgebühren
  • Kontonebenkosten wie Überweisungen, Gebühren für Karten und Barabhebungen
  • Akzeptanz deiner Unternehmensform
  • Deutsche IBAN
  • Integrierte Buchhaltungssoftware oder Möglichkeit der Anbindung deiner Software
  • DATEV-Schnittstelle
  • Nutzung des Kontos per App

Kontist und Penta arbeiten mit Debitoor

Die beiden Fintechs Penta und Kontist arbeiten mit Debitoor. Kontist ist eine gute Option für Freiberufler und Selbstständige ohne Handelsregistereintrag. Unternehmen können als juristische Personen jedoch kein Konto bei dem Berliner Fintech eröffnen. Penta ist breiter aufgestellt und wird daher gerne von Unternehmen gewählt, die ein Geschäftskonto mit Buchhaltungssoftware wünschen.

Das Business Konto wird einfach mit dem Debitoor Account verbunden. Wenn du erstmalig Debitoor nutzt, legst du ein Konto an, ansonsten verwendest du deinen Zugang weiter. In der App oder deinem Online-Banking Bereich wählst du die Option "mit Debitoor verbinden".

Du kommst dann auf eine Seite von Debitoor, die von dir den Login verlangt. Damit hast du deinem Firmenkonto den Zugriff auf deinen Debitoor Account erlaubt. Nun wählst du in den Einstellungen aus, dass Debitoor immer in deinem Konto geöffnet wird. Gleich, ob du eine App oder lieber das klassische Desktop-Format nutzt – schon deine nächsten Buchungen werden automatisch synchronisiert!

Fazit: Buchhaltung ist kein Selbstläufer

Da in der Buchhaltung alles seine Ordnung haben muss, ist es notwendig, dich an verschiedene Grundsätze zu halten. Jede Transaktion, die Einfluss auf deine Gewinnermittlung hat, muss lückenlos nachvollziehbar sein – sonst droht Ärger bei einer Betriebsprüfung (/lexikon/betriebspruefung). Deine Kosten sollten zudem plausibel sein und im Rahmen deiner geschäftlichen Tätigkeit stattfinden.

Das Finanzamt hat zudem sehr klare Vorstellungen, wie eine Buchführung aussehen muss. Für dich bedeutet das, jede Transaktion muss selbsterklärend sein. Dazu gehören auch chronologische Ordnung und Dokumentation. Natürlich muss es auch zu jeder Buchung einen Beleg geben – das lösen die Fintechs, indem sie dir ermöglichen, alles direkt einzuscannen. Papierstapel gehören damit der Vergangenheit an.

Jeder Selbstständige und Freelancer weiß um den enormen Arbeitsaufwand, den die Buchhaltung jeden Monat mit sich bringt. Diese Zeit kannst du besser für deine unternehmerischen Aufgaben wie Marketing, Kundenbetreuung und Produktentwicklung nutzen, wenn du auf ein Business Konto mit Buchhaltungssoftware setzt.

Sonja
Geschrieben von
am 08.09.20