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Rechnungsprogramm: So importierst du deine Daten richtig

Datenimport über dein Rechnungsprogramm

In einem anderen Artikel haben wir bereits den Export von Daten aus deinem Rechnungsprogramm angesprochen. Heute geht es um das Thema Datenimport!

Denn hast du zuvor mit einem anderen System deine Rechnungen verwaltet (Z.B. Word und Excel), möchtest du diese Daten nicht alle manuell in dein Rechnungsprogramm eintippen.

Ein Rechnungsprogramm wie Debitoor erleichtert dir diese Arbeit und stellt dir dafür eine Importfunktion zur Verfügung.

Datenimport mit dem Rechnungsprogramm

Im Rechnungsprogramm Debitoor stehen dir folgende Importoptionen zur Verfügung:

  • Import von Kundendaten
  • Import von Produktdaten

Hast du deine Kundendaten und Produktdaten importiert, kannst du sofort loslegen und deine erste Rechnung in Debitoor schreiben. Aber wie funktioniert der Datenimport im Rechnungsprogramm genau?

Rechnungsprogramm: Import von Kundendaten

Für den Datenimport deiner Kunden kannst du entweder deine bereits existierende CSV-Datei im Rechnungsprogramm Debitoor hochladen. Oder aber, du nutzt unsere Vorlage dafür. Die Vorlage enthält alle relevanten Kundenangaben:

  • Kundennummer
  • Kundenname
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • Email-Adresse
  • Land
  • Ländercode
  • USt.-ID
  • Zahlungsbedingungen

Selbstverständlich musst du nicht alle Daten auch angeben – lass das entsprechende Feld einfach leer, wenn du keine Informationen dazu hast oder festlegen möchtest, Z.B. Zahlungsbedingungen.

Der Upload deiner Kundendaten im Rechnungsprogramm Debitoor ist nun ganz einfach:

  • Logge dich im Rechnungsprogramm Debitoor ein
  • Klicke auf „Kontakte“ > „Importieren“
  • Lade deine CSV-Datei per Mausklick hoch

Schon bist du fertig – und alle deine Kunden sind in deinem Rechnungsprogramm angelegt.

Rechnungsprogramm: Import von Produktdaten

Ähnlich wie der Import deiner Kundendaten funktioniert auch der Produktdatenimport in deinem Rechnungsprogramm:

  • Logge dich im Rechnungsprogramm Debitoor ein
  • Klicke auf „Produkte“ > „Importieren“
  • Lade deine CSV-Catei per Mausklick hoch

Auch hier hast du die Option, entweder eine bereits vorhandene CSV-Datei in dein Rechnungsprogramm zu importieren – oder die Debitoor Vorlage zu benutzen. Dabei enthält die Vorlage alle wichtigen Produktangaben:

  • Produktnummer
  • Name
  • Beschreibung
  • Nettopreis
  • Bruttopreis
  • Umsatzsteuer-Satz
  • Einheit

Ebenso wie der Import deiner Kundendaten ist also auch der Import deiner Produktdaten mit dem Rechnungsprogramm Debitoor schnell erledigt.

Rechnung schreiben in deinem Rechnungsprogramm

Hast du alle deine Kunden und Produkte erfolgreich in dein Rechnungsprogramm importiert, kannst du loslegen und deine erste Rechnung schreiben:

  • Logge dich im Rechnungsprogramm Debitoor ein
  • Klicke auf „Rechnungen“ > „Neue Rechnung“
  • Wähle Kunde und Produkt aus dem Dropdown-Menü aus
  • Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Zahlungsfrist werden automatisch von Debitoor ausgefüllt
  • Überprüfe deine Rechnung noch einmal
  • Klicke auf „Rechnung fertigstellen“

Du siehst: Deine Rechnung erstellst du im Rechnungsprogramm Debitoor ganz einfach. Und dank der Produktverwaltung und Kundenverwaltung musst du diese Angaben auch nicht jedes Mal manuell eintippen: Du wählst Kunde und Produkt nur noch per Mausklick aus dem Dropdown-Menü.

Fertig ist deine erste Kundenrechnung in deinem Rechnungsprogramm!