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Rechnung kopieren vs. wiederkehrende Rechnungen

Drei gleiche Becher mit Debitoor-Logo symbolisieren kopierte Rechnungen

Vor kurzem haben wir User zu ihren Bedürfnissen in Sachen wiederkehrende Rechnungen (recurring invoicing) interviewt.

Wir werten das Feedback derzeit noch aus, aber ein Zwischenergebnis steht bereits fest: Viele Debitoor-User geben an, wiederkehrende Rechnungen zu benötigen.

Im Gespräch stellte sich dann jedoch oft heraus: Das gewünschte Ergebnis kann der User auch durch die Funktion „Rechnung kopieren“ in Debitoor erhalten. Diese Funktion wird jedoch häufig nicht genutzt oder ist noch unbekannt.

Warum Rechnung kopieren?

Du kannst dir jede Menge Zeit und mühselige Tipparbeit sparen, wenn du oft ähnliche Rechnungen schreibst.

Verschiedene Szenarien sind denkbar:

  • Du stellst häufig Rechnungen an den selben Kunden: Kopiere die Rechnung und aktualisiere lediglich die Produktdaten oder Leistungen
  • Du verkaufst häufig die selben Produkte oder Dienstleistungen: Kopiere die Rechnung und füge den richtigen Kunden ein
  • Du verkaufst immer wieder die selben Produkte oder Dienstleistungen an den selben Kunden: Bingo, du musst eigentlich gar nichts tun, außer auf „Kopieren“ zu drücken.

Übrigens: Rechnungsnummer sowie Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum werden automatisch aktualisiert, wenn du eine Rechnung kopierst. So kannst du sicher sein, dass keine Rechnungsnummer versehentlich doppelt vergeben wird, und deine Daten sind immer korrekt.

Wie kopiere ich eine Rechnung?

Du kannst in deiner Rechnungsübersicht in Debitoor einfach bei jeder Rechnung rechts auf den Dropdown-Pfeil klicken und die Option „Kopieren“ auswählen.

Oder du öffnest die gewünschte Rechnung, klickst oben auf „Mehr“ und wählst kopieren aus.

Screenshot Rechnung kopieren im Rechnungsprogramm Debitoor

Dann überschreibst du alle Daten, die du aktualisieren möchtest.

Pro-Tipp: speichere deine Kunden und Produkte ab, dann kannst du sie mit einem Klick auswählen und einfügen, statt sie jedesmal neu einzutippen.

Am Ende klickst du auf „Fertigstellen“ – und schon ist alles erledigt. Auf diese Weise kannst du in wenigen Sekunden Rechnungen schreiben.

Rechnung kopieren oder wiederkehrende Rechnungen?

Es gibt natürlich tatsächlich Fälle, in denen dich das Kopieren von Rechnungen nur begrenzt weiterbringt. Wirkliche wiederkehrende Rechnungen sind zum Beispiel bei Abo-Modellen mit großen Kundenzahlen sinnvoll.

Diesen Bereich werden wir in Zukunft noch genauer auswerten - bleibt dran!