Schon Ende 2016 hat der Bundesrat und Bundestag das Kassengesetz (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen) verabschiedet. Nachdem 2018 schon die Kassennachschau in Kraft getreten ist, die ebenfalls Bestandteil des Kassengesetzes ist, werden ab 2020 weitere Regelungen rechtsgültig.
Es wird also höchste Zeit für dich, dich spätestens jetzt mit den neuen Anforderungen auseinanderzusetzen. Egal ob du einen Friseursalon, ein Restaurant oder eine Boutique besitzt – in jedem Geschäft, in dem Kassenführung durchgeführt wird, müssen die neuen Regelungen in Zukunft beachtet werden.
Warum gibt es das neue Kassengesetz?
Es gibt immer und überall schwarze Schafe – natürlich auch, was die Kassenführung angeht. Die neueste Technik ist ein Fluch und Segen zugleich. Zwar erleichtert sie uns das Leben in vielerlei Hinsicht, allerdings bietet sie den schwarzen Schafen auch einige Schlupflöcher, ihre Buchführung zu manipulieren und sich so illegalerweise steuerliche Vorteile zu sichern.
Das soll durch die neuen Regelungen im Kassengesetz ausgeschlossen werden. Um Steuerhinterziehung und Schwarzgeld künftig einen Riegel vorzuschieben, wird die Kassensicherungsverordnung (KassensichV) für digitale Kassensysteme eingeführt.
Kassengesetz 2020 – Was ändert sich und was musst du tun?
Alle Registrierkassen werden einen Manipulationsschutz erhalten. Die Kassen müssen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet werden und somit der Kassensicherungsverordnung entsprechen.
Wenn du mit einem digitalen Kassensystem arbeitest, ist es deine Aufgabe, dich bei deinem Kassenhersteller zu erkundigen, ob deine Kasse den neuen Anforderungen der KassensichV im Jahr 2020 standhalten wird. Mehr Infos darüber findest du auf der Website des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik.
Falls dein Kassenhersteller deine Frage verneint, solltest du die Nutzung einer Lösung in Betracht ziehen, die die Anforderungen erfüllt. Außerdem musst du deinem Finanzamt zukünftig melden, welches Kassensystem du verwendest und wie viele Kassen bei dir betrieben werden.
Belegausgabepflicht und Registrierkassenpflicht
Darüber hinaus tritt die Belegausgabepflicht in Kraft. Diese besagt, dass du jedem Kunden – egal, ob er einen Beleg verlangt oder nicht – einen solchen ausgeben musst. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit die Belege digital oder analog auszuhändigen. Sie können also auch elektronisch per Mail oder auf das Handy geschickt werden.
Unter dem Aspekt der „Zumutbarkeit” gelten einige Ausnahmen:
Beispielsweise bist du, sofern du Waren gegen Barzahlung an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufst, nicht verpflichtet, Belege herauszugeben. Dies wird nämlich als nicht zumutbar eingestuft. Damit das zulässig ist, musst du einen entsprechenden Antrag bei Deinem Finanzamt stellen. Eine allgemeine Registrierkassenpflicht besteht somit nicht, so wie es auch schon 2017 der Fall war.
Was ist Einzelaufzeichnungspflicht?
Festzuhalten ist also, dass jegliche Manipulationen durch das neue Kassengesetz blockiert werden sollen und, dass ab 2020 elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden. Diese Sicherheitseinrichtung beinhaltet ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine digitale Schnittstelle.
Für die Aufzeichnungen gilt, dass sie richtig, einzeln, geordnet, vollständig, unveränderbar und zeitgerecht aufgezeichnet werden müssen. Diese Grundaufzeichnungen müssen auf einem Speichermedium gesichert werden, so dass sie auf Nachfrage hin verfügbar sind. Damit entsprechen sie den Anforderungen der Einzelaufzeichnungspflicht.
Für wen gilt die Einzelaufzeichnungspflicht?
Grundsätzlich gilt die Pflicht zur Einzelaufzeichnung für jedermann – egal ob bei dir ein Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse zum Einsatz kommt. Es gibt allerdings Ausnahmen, bei denen die Einzelaufzeichnungspflicht – wie bereits oben erwähnt – als unzumutbar eingestuft wird. In diesen Fällen musst du die Einnahmen trotzdem nachvollziehbar dokumentieren.
Wann ist die Einzelaufzeichnungspflicht zumutbar?
Die Aufzeichnung gilt als zumutbar, wenn du technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch in der Lage bist, die Geschäftsvorfälle zu dokumentieren. Falls eine Unzumutbarkeit besteht, musst du diese nachweisen.
Beispiel einer zumutbaren Einzelaufzeichnungspflicht
Du betreibst einen Friseursalon und kennst deine Kunden, hast zum Beispiel Stammkunden. Außerdem verbringst du während der Dienstleistung länger als nur wenige Minuten mit deinen Kunden. Für dich gilt dementsprechend die Einzelaufzeichnungspflicht, denn sie wird als zumutbar eingestuft.
Beispiel einer unzumutbaren Einzelaufzeichnungspflicht
Du betreibst auf dem Weihnachtsmarkt einen Glühweinstand. Du schenkst alle paar Sekunden neuen Glühwein aus, hast also eine Vielzahl von dir nicht bekannten Kunden. Dementsprechend wird deine Einzelaufzeichnungspflicht als unzumutbar eingestuft, du musst dieser also nicht nachkommen. Vorher musst du allerdings deinen Antrag an das Finanzamt schicken und dieses muss der Unzumutbarkeit stattgeben.
Aber was ist, wenn du zum Beispiel einen Glühweinstand in dem kleinen Dorf betreibst, in dem du schon viele Jahre lebst und in dem du fast jeden kennst? In diesem Fall kennst du zwar alle Personen, die an deinen Stand kommen, aber du kennst diese nicht aus deiner beruflichen Tätigkeit heraus, so dass du auch hier einen Antrag auf Befreiung von der Einzelaufzeichnungspflicht stellen kannst.
Kassenführung und Kassengesetz – Das Wichtigste für dich
Du kannst stark davon ausgehen, dass ab 2020 strengere Finanzkontrollen verstärkt vorkommen. Finanzbehörden können durch die Verschärfungen problemlos prüfen, ob du mit einer ordnungsgemäßen Kasse arbeitest bzw., ob deine Kasse eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung hat.
Außerdem weiß das Finanzamt, ob du deine Kasse korrekt verwendest, ob alle Einträge und Buchungen im Original gespeichert sind oder ob du unerlaubterweise Änderungen vorgenommen hast. Jegliche Manipulationen werden also nicht unbemerkt und somit nicht ohne Konsequenzen bleiben.
