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In 5 Schritten eine Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Eine Rechnung schreiben als Kleinunternehmer mit Rechnungsvorlage

Update: Seit 1. Januar 2020 gilt die neue Kleinunternehmergrenze von 22.000 EUR.


Eine Rechnung schreiben als Kleinunternehmer ist nicht schwer. Erfahre hier, wie du in 3 Schritten eine Kleinunternehmer Rechnung schreibst.

1.) Rechnung schreiben als Kleinunternehmer (1) Kleinunternehmerregelung

Bevor wir uns dem Thema Rechnungsstellung widmen, sehen wir uns einmal genauer die Kleinunternehmerregelung an. Wer ist überhaupt Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer bist du, wenn dein Vorjahresumsatz unter 17.500€ liegt und dein erwarteter Umsatz des aktuellen Jahres 50.000€ nicht überschreitet.

Als Kleinunternehmer bist du umsatzsteuerbefreit. Das heißt, du musst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und ersparst dir „Steuerkram“ wie die Umsatzsteuervoranmeldung. Für viele kleine Unternehmen und Selbstständige ist die Kleinunternehmerregelung daher ein Vorteil.

2.) Rechnung schreiben als Kleinunternehmer (2) Pflichtangaben auf der Rechnung

Willst du als Kleinunternehmer eine erste Rechnung schreiben, ist es wichtig, dass du auf eine rechtskonforme Musterrechnung zurückgreifst. Denn: Als Kleinunternehmer § 19 UStG darfst du auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer anführen.

Zu den Pflichtangaben auf einer Kleinunternehmer Rechnungsvorlage zählen:

  • Dein Name und deine Anschrift
  • Deine Steuernummer
  • Name und Anschrift deines Kunden
  • Das Rechnungsdatum
  • Die Rechnungsnummer
  • Das Leistungsdatum / Lieferdatum
  • Art und Menge deines Produktes / deiner Leistung
  • Der Preis (ohne Umsatzsteuer)
  • Der Hinweis: „Umsatzsteuerfrei nach § 19 Abs. 1 UStG“

Wenn du diese Angaben beachtest, ist eine Rechnung schreiben als Kleinunternehmer nicht schwer. Am besten nutzt du dafür eine professionelle Musterrechnung Kleinunternehmer §19. Hier sind alle wichtigen Pflichtangaben enthalten und du machst garantiert keine Fehler.

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3.) Rechnung schreiben als Kleinunternehmer (3) Umsatzsteuer ja / nein?

Viele Kleinunternehmer sind unsicher, wenn es um das Thema Umsatzsteuer geht. Dazu notierst du dir am besten den Merksatz:

Als Kleinunternehmer darfst du nie Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausweisen!

Rechnung schreiben Kleinunternehmer: Deutschland

Einfach ist es, wenn dein Kunde selbst ebenfalls in Deutschland ansässig ist. Die Rechnungsstellung für Kleinunternehmer innerhalb Deutschlands folgt ganz einfach den bereits besprochenen Regelungen.

Rechnung schreiben Kleinunternehmer: EU-Ausland / Drittland

Hat dein Kunde seinen Unternehmenssitz im EU-Ausland oder einem Drittland, ist es (scheinbar) etwas komplizierter. Für umsatzsteuerpflichtige Regelunternehmer tritt dann nämlich oft das Reverse-Charge Verfahren in Kraft.

Für dich als Kleinunternehmer gilt aber auch hier: Du schreibst wie gewohnt eine Kleinunternehmer Rechnung – ohne Umsatzsteuer!

4.) Rechnung schreiben als Kleinunternehmer (4) Rechnungsdesign

Wenn du zum ersten Mal eine Rechnung schreibst, stellst du dir vermutlich auch als Kleinunternehmer die Frage: Wie gestalte ich meine Rechnung? Wichtig ist, dass du folgende Punkte beachtest:

  • Halte den Aufbau deiner Rechnung konventionell (z.B. Header: Name und Anschrift, Rechnungsnummer etc.)
  • Passe Schrift-, und Hintergrundfarben deinem Logo an
  • Weniger ist mehr: Eine Rechnung sollte immer seriös wirken

Denke daran: Die Rechnung ist oft das letzte Dokument, das dein Kunde von dir zu Gesicht bekommt. Mach hier einen guten Eindruck und greife auf Rechnungsvorlagen zurück, die auch optisch professionell wirken.

5.) Rechnung schreiben als Kleinunternehmer (5) Rechnungsvorlage

Viele Unternehmer schreiben ihre Rechnungen anfangs mit einer Vorlage Rechnung Word / Rechnungsvorlage Excel. Bei allen Vorteilen ist das leider auch ziemlich zeitaufwendig.

Eine Rechnung schreiben als Kleinunternehmer geht einfacher, wenn du auf eine Kleinunternehmer Rechnungsvorlage in einem Rechnungsprogramm zurückgreifst:

  • Automatisch erstellte Kleinunternehmer Rechnung ohne Umsatzsteuer
  • Auto-Fill-In Funktionen, z.B. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  • Einfaches Hinzufügen von Kunde und Produkt über Dropdown-Menü
  • Verschiedene professionelle und individualisierbare Rechnungsdesigns
  • Direkter und schneller Rechnungsversand per Mausklick
  • Einfache und automatisierte Rechnungsverwaltung

Mit diesen praktischen Automatisierungen schreibst du deine Kleinunternehmer Rechnung in weniger als 1 Minute.

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