Eine Rechnung schreiben musst du als Gründer regelmäßig. Und viele Kunden wollen auch erst einmal ein Angebot sehen, bevor sie die „Katze im Sack“ kaufen.
Wichtig ist, dass du weißt, wie Angebot und Rechnung aufgebaut sind und was du beim Rechnung schreiben beachten solltest.
Angebot schreiben – wie geht das?
Ein Angebot ist eine „empfangsbedürftige und verbindliche Willenserklärung“ – was bedeutet das?
Es heißt nichts anderes, als dass sich ein Angebot immer an eine spezifische Person richtet und verbindlich ist. Mit deinem Angebot erklärst du dich also bereit, ein Produkt bzw. eine Leistung zu bestimmten Konditionen zu verkaufen.
In der Formulierung deines Angebots bist du relativ frei. Ganz allgemein sollte es sich aber an den Pflichtangaben einer Rechnung orientieren, die unter „Rechnung schreiben – wie mache ich das?“ angeführt sind.
Achtung: Ein Angebot ist prinzipiell immer verbindlich. Du solltest dir daher genau überlegen, zu welchen Konditionen du anbietest!
Rechnung schreiben – wie mache ich das?
Hat dein Kunde dein Angebot akzeptiert und du deinen Auftrag ausgeführt, musst du eine Rechnung schreiben. Konkret ist eine Rechnung eine "Mitteilung über das aufgrund des Kaufvertrags fällige Entgelt.“
Das bedeutet, du informierst deinen Kunden mit einer Rechnung über den Rechnungsbetrag, den er dir schuldet. Dafür hast du prinzipiell bis zu 6 Monate nach Leistungserbringung Zeit – es lohnt sich aber, eine Rechnung möglichst zeitnah zu schreiben. Schließlich willst du ja schnell bezahlt werden, oder?
Wichtige Tipps dazu geben wir dir auch in unserem Artikel: 7 Tipps, damit deine Rechnungen schneller bezahlt werden.
Wenn du eine Rechnung schreiben musst, solltest du folgende Pflichtangaben beachten:
- Deine persönlichen Daten (Name, Anschrift)
- Die persönlichen Daten deines Kunden
- Deine Steuernummer
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Leistungsdatum / Lieferdatum
- Art, Menge und Preis (getrennt in Bruttopreis, Nettopreis, USt.-Satz und USt.-Betrag)
Du siehst: Eine Rechnung schreiben ist nicht schwierig.
Hinweis: Bist du Kleinunternehmer? Dann solltest du eine Kleinunternehmer Rechnung schreiben. Sie orientiert sich an einer „normalen“ Rechnung, mit folgender Ausnahme: Bei einer Kleinunternehmer Rechnung wird keine Umsatzsteuer angeführt, da du als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit bist.
Rechnung schreiben und versenden
Bist du mit Rechnung schreiben fertig, geht es ans Versenden deiner Rechnung. Dabei stehen dir verschiedene Optionen zur Verfügung:
- Rechnungsversand per Post
- Rechnung per Fax übermitteln
- Rechnung persönlich abgeben
- Email-Versand deiner Rechnung
Am wenigsten Aufwand hast du mit dem Email-Versand deiner Rechnungen. Denn du kannst nach dem Rechnung schreiben das Dokument einfach per Mausklick versenden – und sparst dadurch Druck- und Portokosten sowie Zeit.
Dein Kunde erhält deine Rechnung umgehend in seinem Email Postfach und kann deine Rechnung sofort bezahlen.
Rechnung schreiben mit einem Rechnungsprogramm
Als Gründer kannst du deine Rechnungen mit Word und Excel schreiben – oder du nutzt ein professionelles Rechnungsprogramm für Gründer.
Welche Vorteile hat ein Rechnungsprogramm, wenn du eine Rechnung schreiben musst?
- 100% rechtskonforme Rechnungsvorlage
- Verschiedene professionelle Rechnungsdesigns
- Rechnung schreiben in weniger als 1 Minute
- Rechnung schreiben in verschiedenen Sprachen und Währungen
- Rechnung direkt aus dem Programm heraus versenden
- Einfache und übersichtliche Rechnungsverwaltung
- Angebot direkt in eine Rechnung umwandeln
- Automatische Markierung bezahlter Rechnungen durch „Banking“-Funktion
- Überfällige Rechnungen in Mahnungen umwandeln
Eine Zusammenfassung aller Vorteile eines Rechnungsprogramms findest du auch hier: 7 Gründe, warum ein Rechnungsprogramm besser ist als Word und Excel.
Ein Rechnungsprogramm bietet dir also einen automatisierten Rechnungsprozess, der dir viel Zeit und Mühe spart. Beim Rechnung schreiben empfiehlt sich daher die Verwendung eines Rechnungsprogramms.
