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5 Gründe, warum Rechnungsprogramme Word und Excel schlagen

Wie lange dauert es für dich eine Rechnungsvorlage in Excel oder Word zu erstellen?

Wahrscheinlich trotz deiner guten Kenntnisse der Copy + Paste -Funktion und etwas Geduld etwas länger. Dennoch, Word und Excel sind gute Programme um Rechnungen zu erstellen. Wenn du es bereits installiert hast, kannst du kostenlos Rechnungen erstellen, Logo hinzufügen und alle Informationen speichern. Die Vorlage kannst du einfach immer wieder überschreiben.

Besser geht's nicht, oder?

Du solltest dir vielleicht die folgenden Fragen stellen, bevor du gediegen mit deiner selbst erstellten Rechnungsvorlage weiter machst oder ein Rechnungsprogramm wie Debitoor nutzt.

5 Dinge, die dir bei der Rechnungsstellung nicht im Weg stehen sollten

1. Hast du deine Rechnungsnummern fest im Griff?

Beim Vergeben von Rechnungsnummern musst du darauf bedacht sein, dass du sie nur einmal vergeben darfst. Die MS-Word oder Excel-Vorlage gibt sie schliesslich nicht vor. Das Prinzip der Einmaligkeit ist ausschlaggebend. Eine Rechnungsnummer darf nur einmalig vergeben werden.

Bei redundanter Verwendung wird die Rechnung ungültig. Zudem muss die Nummer fortlaufend sein. Eine Nummer zu überspringen ist technisch möglich, aber legt die Beweisplicht beim Finanzamt über das entstandene "Rechnungsloch" in deine Hände. Du stehst in der vollen Verantwortung für deine Rechnungslegung.

Bei einem Rechnungsprogramm wie Debitoor musst du dir darüber keine Gedanken machen. In der Rechnungsvorlage wird die Rechnungsnummer automatisch vergeben und das System zählt für dich mit. Die Vergabe einer redundanten Nummer wird damit unmöglich. Selbst wenn du eine Rechnung löscht und sie dadurch als Gutschrift ausgeglichen wird, registriert das System diese Nummer als Vergeben.

Vorteil ist auch, dass du die Rechnungsnummer nicht händisch eingeben musst, da sie in der Rechnungsvorlage voreingestellt ist. Ein Rechnungsprogramm wie Debitoor denkt also für dich mit!

2. Wirkt deine Rechnung in Word und Excel professionell?

Der erste Eindruck zählt! Um deine Rechnung in MS Word und Excel professionell erscheinen zu lassen, musst du genau wissen, was wie wo stehen muss.

Auch hier nimmt dir ein Rechnungsprogramm wie Debitoor wieder Denkarbeit ab und plaziert die wichtigen Informationen automatisch dort, wo sie stehen sollten, wie Adresse, Ust., etc. Der erste professionelle Eindruck ist damit gesichert.

Darüber hinaus hast du individiuelle Gestaltungsmöglichkeiten und kannst die Rechnung deinem Business und Kunden anpassen.

So hinterlässt du einen persönlichen Fingerabdruck und machst die Rechnung zu deiner Visitenkarte.

3. Bist du immer auf dem neuesten Stand über Änderungen von Regelungen, Ust., etc..?

Wenn du mit MS Word und Excel Rechnungen schreibst, dann denke daran, dass du deine selbst erstellte Vorlage stets aktualisierst.

In Rechnungsprogrammen wie Debitoor werden Änderungen, z.B. in der USt. automatisch geändert und du bist damit immer auf dem neusten Stand der Dinge. Für viele ist die Kleinunternehmerregelung sehr wichtig, die du in einem Programm als Standard in der Vorlage speichern kannst.

Alles Wichtige hast du automatisch durch ein Update der Software in der Vorlage. Du brauchst dich nur anzumelden und machst "business as usual".

4. Hast du den Überblick des Rechnungsverlaufs, über akzeptierte Angebote und unbezahlte Rechnungen?

Wenn du mehr Aufträge bekommst und dein Business wächst, dann bedeutet das mehr Papierkram: Gutschriften, Rechnungsbelege, Mahnungen...all dies musst du im Griff haben. Für das Finanzamt muss alles nahtlos dokumentiert werden. Das Ändern einer Rechnung in eine Gutschrift ist mehr als nur das Ändern einer Überschrift in Word.

Ein Rechnungsprogramm wie Debitoor sorgt dafür, dass alle Änderungen exakt und vorschriftgemäss sind. Zudem sichert es dir auch eine lückenlose Dokumentation für das Finanzamt. Ausgaben können durch das Anhängen von Belegen nachgewiesen werden.

Du brauchst keine zwei Systeme - Word für die Rechnungsvorlage und Excel für die Listung deines Cash-Flows. Dies findest du alles einwandfrei sortiert in einem Rechnungsprogramm - direkt nach dem Login.

5. Auch wenn du ein Excel-Profi bist - findest du es wirklich einfach?

Wenn du eine Vorlage in Excel überschreibst spart es nicht wirklich Zeit. Du solltest auch immer daran denken nach der Änderung "Speichern als" zu drücken, damit du sie als neues Dokument speicherst. Ansonsten änderst du die alte Rechnung und sie entspricht damit nicht mehr den Prinzipien der Echtheit.

Änderungen im Nachhinein sind ein Tabu. Kleine Fehler, die aber für das Finanzamt einen grossen Unterschied machen, sind leichter in Word und Excel zu produzieren und das Korrigieren kostet Zeit. Sparst du also Zeit mit Excel?

Mit Debitoor als Rechnungsprogramm kannst du deine erste Rechnung einfach in einer Minute sicher erstellen. Das System gibt alle relevanten Daten vor und speichert deinen Dokumentenflow. Das schafft dir einen freien Kopf und du kannst gleich zur zweiten Rechung übergehen.

Wenn du doch nicht ganz ohne Excel arbeiten möchtest, dann kannst die Daten aus dem Rechnungsprogramm in Excel als Back-Up exportieren.

Hast du Erfahrungen damit Rechnungen in Word und Excel zu schreiben? Wir wollen mehr darüber hören. Was sind deine Erfahrungen?

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