Wiederkehrende Rechungen mit Invoice Recur

Als Dienstleister im Bereich Webentwicklung fallen bei uns im Team von Creative-Media-Designs häufig auch wiederkehrende Rechnungen für Wartungs- und Serviceverträge an.

Wir sind Adrian Schnell (links), Software-Entwickler, und Philipp Klein (rechts), Designer und Frontend-Entwickler.

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Seit fast zwei Jahren begleitet uns Debitoor nun schon als Buchhaltungstool - und wir waren bisher immer sehr zufrieden damit. Jedoch konnte Debitoor uns bei diesen Posten nicht weiterhelfen.

Und wieder hieß es am Monatsende:

  • nachschauen bei welchen Kunden die Wartung fällig war

  • Umfang des Wartungsvertrages wieder raussuchen

  • eine neue Rechnung anlegen

  • alle angefallenen vereinbarten Leistungen als Posten erfassen

  • und anschliessend das ganze für die nächsten Kunden nochmal

  • nach 2 Stunden dann endlich fertig - bei einem üblichen Stundensatz sind schnell über hundert Euro jeden Monat oder sogar wöchentlich weg

Aus dieser zeitraubenden Arbeit entstand schliesslich die Idee, Debitoors API zu nutzen und ein Tool, genau für diese lästige Arbeit zu entwickeln - in unseren Köpfen war Invoice Recur geboren.

Viel Arbeit, Ideen und Gedanken später war Invoice Recur endlich soweit auch anderen Debitoor Nutzern zur Seite zu stehen, die jeden Monat mit Wartungsverträgen, Mietrechnungen, Mitgliederbeiträgen oder Abonnements zu tun haben.

Wiederkehrende Rechnungen ganz einfach

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Die Kurzvariante:

1. bei Invoice Recur anmelden

2. mit Debitoor Premium- oder Premium Pro-Konto verknüpfen

3. Auftrag anlegen und gewünschtes Intervall der Rechnung festlegen

Ab jetzt erstellt euch Invoice Recur regelmässig die gewünschte Rechnung und verschickt sie auf Wunsch auch gleich an Eure Kunden.

Da wir noch einige nützliche Features eingebaut haben wollen wir gerne noch etwas genauer auf die Funktionen eingehen:

Neuer Auftrag für eine wiederkehrende Rechnung

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Die Vorlage:

Um einen neuen Auftrag anlegen zu können, wird als Vorlage eine bei Debitoor als „fertiggestellt“ oder „bezahlt“ markierte Rechnugn ausgewählt.

Die Optionen:

Es gibt drei Möglichkeiten, was Invoice Recur mit einer neu erstellten Rechnung machen kann:

1. Entwurf erstellen

Die Rechnung wird dupliziert und innerhalb von Debitoor als Entwurf abgelegt. Damit kann die Rechnung vor dem Versand nochmals überarbeitet werden.

2. Rechnung abschliessen

Ähnlich wie bei der ersten Option wird die Rechnung dupliziert, jedoch mit dem Unterschied, dass sie innerhalb von Debitoor unter dem Reiter "Unbezahlt" abgelegt wird.

3. Rechnung abschliessen und senden

Analog zu "Rechnung abschliessen" wird die Rechnung fertiggestellt. Diese Wahlmöglichkeit versendet die Rechnung aber auch direkt an den Kunden per E-Mail. Dazu kann der Betreff der E-Mail sowie der Text frei gewählt werden.

Für alle drei Möglichkeiten gilt: Möchte man eine Benachrichtigung, sobald der Auftrag ausgeführt wurde, kann man dies bei "E-Mail Benachrichtigung" aktivieren.

Intervalle und Start

Nachdem man das Wiederholungs-Intervall (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich) ausgewählt hat, muss man nur noch angeben, wann der Auftrag das erste Mal ausgeführt werden soll. Dann kann der Auftrag auch schon gespeichert werden und ist bereit für den Einsatz.

Für Nutzer mit etwas spezielleren Einsatzanwendungen gibt es optional auch noch die Möglichkeit, die Anzahl der Auftragsausführung zu limitieren.

Rechnungsnotiz

Die in der originalen Rechnung gesetzte Notiz kann überschrieben werden, indem das Feld "Rechnungs-Notiz" ausgefüllt wird. Hier können auch flexible Platzhalter wie beispielsweise %monat% verwendet werden, die bei Ausführung ersetzt werden. Eine Liste aller verfügbaren Platzhalter ist in der Legende einsehbar.

Kleiner Hinweis:

Der Rechnungsempfänger (=Kunde) muss derzeit noch innerhalb von Debitoor als Kunde gespeichert sein, damit Invoice Recur den Auftrag korrekt bearbeiten kann. Dies wird sich vermutlich in den kommenden Wochen jedoch ändern, dass wirklich alle Rechnungen ausgewählt werden können.

Sicherheit

Da uns bewusst ist, dass bei Debitoor wichtige Daten des jeweiligen Unternehmens hinterlegt sind, speichern wir nur Daten, die Invoice Recur zur Funktionalität wirklich benötigt. Beispielsweise wird statt einer gesamten Rechnung nur eine interne Rechnungsnummer gespeichert, um erforderliche Informationen bei Bedarf abfragen zu können.

Die Auftragsübersicht - alles auf einen Blick

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In dieser Übersichtsseite sind alle bereits angelegten Aufträge sichtbar. Neben allgemeinen Eckdaten, wie die originale Rechnungsnummer/-betrag sowie Rechnungsempfänger sieht man hier auch, in welchem Intervall der Auftrag ausgeführt wird und wann er das nächste Mal fällig ist. Möchte man einen Auftrag pausieren, muss er nicht gelöscht werden - man kann ihn einfach über den Play / Pause - Button pausieren oder wieder aktivieren

Die Übersichtsseite über ausgeführte Aufträge

Diese Seite dient rein zur Information für Dich. Bereits ausgeführte Aufträge sind hier aufgelistet. Dabei wird auch angezeigt, welche Verwendungsart (Entwurf, Abgeschlossen oder Abgeschlossen und Versendet) ausgewählt und ob der Auftrag korrekt abgeschlossen wurde.

Solange die damit erstellte Rechnung innerhalb von Debitoor verfügbar ist, kann sie auch über Invoice Recur heruntergeladen werden.

Wie es weitergeht

Wir sind super froh, endlich das Ergebnis unserer Arbeit mit anderen Debitoornutzern teilen zu können.

Wir haben unsere App bereits ausführlich getestet, haben aber für den Start mit vielen neuen Nutzern erst einmal eine Beta Phase gestartet, zu der sich jeder anmelden, und die App in vollem Umfang nutzen kann. Während der Beta Phase komplett kostenfrei.

Danach wird Invoice Recur kostenpflichtig werden. Den genauen Betrag wissen wir jedoch noch nicht. Wir werden alle Nutzer jedoch vor dem Wechsel rechtzeitig informieren.

Über allgemeines Feedback, Vorschläge oder auch Kritik und Fehlermeldungen von Dir würden wir uns sehr freuen. Gerne kannst Du uns auch direkt mitteilen, wie viel Du bereit wärst für Invoice Recur zu zahlen. Du erreichst uns über die Invoice Recur Website.

Geschrieben von GastautorGastautor, 12. August 2015