Wiederkehrende Rechnungen: Dos und Don'ts

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In Debitoor kannst du über die Integration mit unserem Partner Invoice Recur wiederkehrende Rechnungen erstellen. Was dir das in der Praxis bringt und was du dabei beachten solltest, erklärt Adrian Schnell von Invoice Recur.

Jeder Unternehmer kennt es: Man zahlt jeden Monat pünktlich seine Büromiete, Strom-/Wasserverbrauch Abschläge, sowie Telekommunikationsrechnungen.

Die meisten Unternehmen haben jedoch nicht nur regelmäßige Ausgaben, sondern bieten Ihren Kunden auch Leistungen, die in regelmäßigen Abständen in Rechnung gestellt werden.

Oft sind solche Leistungen eine Wartungspauschale für die Website, Dienstleistungen wie zum Beispiel von einer Hausmeisterei oder regelmäßige Warenlieferungen.

Manchmal variieren dabei die Posten und Beträge, doch meist sind diese nahezu identisch. Dann unterscheiden sich nur wenige Daten wie die Rechnungsnummer und das Datum.

Vorteile von Wiederkehrenden Rechnungen

Wer diese Rechnungen in wöchentlichen oder monatlichen Abständen manuell erstellen möchte benötigt dabei nicht wenig (Arbeits-) Zeit, die optimalerweise in produktive Arbeit investiert werden könnte.

Auch geht man dabei das Risiko ein Fehler zu produzieren, wie beispielsweise die Rechnungsnummer fälschlicherweise zu übernehmen oder man vergisst gar ganze Sets von Rechnungen.

Man riskiert also nicht nur Ärger mit dem Finanzamt sondern gefährdet auch die Liquidität des Unternehmens.

Was sollte man beachten?

Um den monatlichen Aufwand möglichst gering zu halten, empfehlen wir wiederkehrende Rechnungen möglichst allgemein zu halten um wenig bis keine Änderungen an dem „Original“ vornehmen zu müssen.

Dies betrifft vor allem die aufgeführten Produkte, Rabatte, sowie individuelle Vereinbarungen.

Statt als Produkt „Monatsbeitrag April 2016“ zu schreiben, verwende stattdessen nur die Bezeichnung „Monatsbeitrag“ und in den allgemeinen Hinweisen zu der Rechnung „Zeitraum: April 2016“. Wenn dies bei allen Rechnungen so gehandhabt wird, kannst du Änderungen mit immer dem selben Workflow schnell durchführen.

Um die Übersicht nicht zu verlieren, sollte man versuchen (sofern möglich) je Kunde nicht mehr als eine Rechnung in einem Intervall zu versenden.

Das kann ansonsten, besonders wenn man viele Rechnungen je Monat auf diese Art erstellt, schnell zu Problemen führen.

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Wiederkehrende Rechnungen - wie soll bezahlt werden?

Man kennt es von Mobilfunkanbietern oder der Stromabrechnung:

Nach dem Erhalt der Rechnung wird wenig später der Rechnungsbetrag automatisch vom eigenen Konto abgebucht.

Es bietet sich an, diesen Service auch den eigenen Kunden bei wiederkehrenden Rechnungen anzubieten.

Der einfachste Weg ist, das eigene Unternehmen bei der Hausbank für das Lastschriftverfahren freizuschalten.

Am besten legst du hierfür dem Kundenvertrag ein SEPA-Lastschriftmandat bei, das der Kunde direkt ebenfalls unterzeichnet. Im Anschluss bist du dadurch ermächtigt, auch wiederkehrende Rechnungen selbst vom Kunden einzuziehen. Sollte dieser Ansatz für dich interessant sein, sprich am besten mit deiner Hausbank. Diese kann auch bei dem Einsatz unterschiedlicher Software behilflich sein.

Eine Alternative bietet allerdings auch eine Paypal-Abozahlung. Dafür muss jedoch der Kunde einmalig das Abo bestätigen. Dies kannst du über eine individuelle Seite (je Kunde) selbst einrichten. Dabei kümmert sich Paypal automatisch um den Einzug des Geldes. Eine komplizierte Einrichtung fällt bei dieser Methode weg.

Man kann nicht pauschal sagen, welche der beiden Möglichkeiten besser geeignet sind. Das ist u.a. von der Anzahl der Einzüge und der jeweiligen Rechnungssumme abhängig, da bei SEPA der Aufwand initial zwar höher ist, die Kosten je Einzug jedoch (meist) fix bei 0,25€ liegen. Paypal erhebt abhängig vom Umsatz eine prozentuale Aufwandsentschädigung.

Automatisierung des Prozesses

Lässt man sich die oben aufgeführten Probleme etwas durch den Kopf gehen, kommt man schnell zu dem Schluss:

  • Soll das doch wer anderes machen!

Aber warum sollen wertvolle Ressourcen dafür aufgewendet werden, wenn man den gesamten Prozess nahezu vollständig automatisieren kann?

Debitoor bietet eine Lösung für dieses Problem - zusammen mit der App Invoice Recur

Was sind technisch gesehen Wiederkehrende Rechnungen?

Eine wiederkehrende Rechnung ist simpel ausgedrückt lediglich ein Profil einer bereits bestehenden Rechnung.

Dieses Profil wird in selbst festgelegten Intervallen verwendet, um eine neue Rechnung zu erstellen.

Es muss also zunächst eine Rechnung als Vorlage erstellt werden, um ein Profil für Invoice Recur zu erstellen.

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Welche Optionen bietet Invoice Recur?

Wiederkehrende Rechnungen, die ihrer originalen Rechnung vollständig gleichen lassen sich komplett automatisiert zum jeweiligen Stichtag erstellen.

Der Versand direkt an den Kunden kann auf Wunsch ebenfalls aktiviert werden. Der Aufwand bei dieser Lösung beschränkt sich auf das einmalige Einrichten des Profils.

Selbstverständlich lässt sich die neu erstellte Rechnung vor dem Versand auch nochmals prüfen. Sollten sich die Posten minimal ändern, kann es auch sinnvoll sein sich zunächst einen Rechnungsentwurf erstellen zu lassen, um diesen manuell anzupassen bevor man die Rechnung an den Kunden sendet.

Die Rechnungsnummer sowie das jeweilige Rechnungsdatum wird dabei automatisch neu vergeben, man braucht sich um Fehler also keine Sorgen zu machen. Mittels einfacher Platzhalter (z.B. %monat% oder %jahr%) lassen sich auch Leistungszeiträume immer aktuell ausweisen.

Invoice Recur testen?

Nach der Anmeldung erhältst du 7 Tage den vollen Leistungsumfang - komplett kostenfrei und unverbindlich. Danach kannst du ohne zeitliche Beschränkung kostenfrei ein Profil anlegen. Weitere Informationen erhältst du auf der Website von Invoice Recur.

Geschrieben von GastautorGastautor, 15. Juni 2016