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Nicht vergessen: Rechnungsnummern für 2020 aktualisieren

Mehr Sport machen, weniger Schokolade essen, öfter mit der Oma telefonieren – gute Vorsätze haben wir zum neuen Jahr oft zur Genüge. Wir möchten dir dennoch einen ganz besonders ans Herz legen: Aktualisiere mit der ersten Rechnung im neuen Jahr auch deinen Rechnungsnummernkreis.

Beispiel für einen neuen Rechnungsnummernkreis für das Jahr 2020

Hier erklären wir dir, wie du deine Rechnungsnummern in Debitoor änderst und warum du es zu jedem Jahresanfang tun solltest.

So änderst du den Rechnungsnummernkreis in Debitoor

Wenn es so weit ist und du deine erste Rechnung im Jahr 2020 erstellen möchtest, dann nutze gleich die Gelegenheit und aktualisiere folgendermaßen die Rechnungsnummer:

  • Öffne dein Rechnungsprogramm (egal ob in der Web App oder der mobilen App) und gehe zu ,Rechnungen‘.
  • Klicke auf ,Neue Rechnung‘ (Web App) bzw. tippe auf das Plus-Symbol (mobile App), um einen neuen Rechnungsentwurf zu starten.
  • Gib im Feld ,Rechnungsnr.‘ eine neue, an das aktuelle Jahr angepasste Rechnungsnummer ein.

Die mobile App von Debitoor mit geöffnetem Rechnungsentwurf

Fülle dann die restlichen Felder (Kunde, Produkt, etc.) wie üblich aus und stelle die Rechnung fertig. Das war’s auch schon. Ab der nächsten Rechnung macht die Software automatisch mit dem neuen Rechnungsnummernkreis weiter.

Beispiel:

Felix ist Webdesigner und hat sich zu Beginn seiner Selbstständigkeit letztes Jahr für das Rechnungsnummernformat RE-2018-XXXX entschieden. Seine letzte Rechnung dieses Jahr hat die Rechnungsnummer RE-2019-759.

Wenn er bald im Januar seine erste Rechnung des neuen Jahres erstellt, wird er dieser die Rechnungsnummer RE-2020-0001 zuweisen. Bei der zweiten Rechnung von 2020 wird das Rechnungsprogramm entsprechend die Rechnungsnummer RE-2020-0002 automatisch vergeben.

Achtung: Wenn du aktive wiederkehrende Rechnungen hast, musst du diese deaktivieren und mit der aktualisierten Rechnungsnummer neu aufsetzen und aktivieren.

Welches Format sollte meine Rechnungsnummer haben?

Ein strikt festgelegtes Format für die Rechnungsnummer gibt es an sich nicht. Sie muss jedoch einmalig vergeben und fortlaufend sein, sowie eine oder mehrere Zahlenreihen aufweisen (§14 UStG).

Klassische Beispiele für Rechnungsnummern sind:

  • 1
  • 2019-0001
  • RE-2019-0001
  • 2019-AUG-0001

Solange die drei Anforderungen von § 14 erfüllt sind, kannst du deiner Fantasie gerne freien Lauf lassen. Wir empfehlen dir dabei jedoch eine für dich logische Struktur festzulegen.

Muss ich meine Rechnungsnummern jedes Jahr aktualisieren?

Du sparst dir gern unnötigen Zeitaufwand und fragst dich, ob das Ändern des Rechnungsnummernkreises überhaupt notwendig ist? Grundsätzlich gibt es hier kein Gesetz, das dich dazu zwingt, deine Rechnungsnummern für 2020 zu aktualisieren.

Doch vor allem, wenn du ein Rechnungsnummernformat nutzt, in dem das Jahr angegeben wird, solltest du den Nummernkreis aktualisieren und so potenzielle Verwirrung bei dir aber auch beim Finanzamt vermeiden.

Klingt einfach? Ist es auch. Für diesen guten Vorsatz gibt es also keine schwachen Ausreden!