Unabhängig davon, ob Mitarbeiter in der Buchhaltung oder Chef eines Unternehmens – vielen Verantwortlichen erscheint es schwierig, Eingangsrechnungen aus zahlreichen Quellen, Ausgangsrechnungen und dann noch Quittungen zu organisieren.
Der Aufwand, um einen aktuellen Überblick zu behalten und die sowohl analog als auch digital vorliegenden Belege zeitnah dort zur Verfügung zu stellen, wo sie benötigt werden, ist sehr hoch. Doch es gibt eine bessere Alternative – digitales Rechnungsmanagement.
Beim digitalen Rechnungsmanagement werden sämtliche Belege komplett digital gehandelt. Dafür müssen analoge Dokumente digitalisiert werden. Das klingt zunächst aufwendig, doch der Dreh- und Angelpunkt ist, dass dieser Schritt eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht und somit enorm große Einsparpotenziale eröffnet.
In der e-invoicing journey 2019-2025 von Billentis zum Beispiel ist von Kosteneinsparungen in Höhe von 60 bis 80 Prozent gegenüber der konventionellen papierbasierten Rechnungsverarbeitung die Rede, wie wir in unserem Blogbeitrag „So sparen Sie bis zu 80 Prozent Arbeit in der Buchhaltung“ erläutert haben.
Bei konsequentem digitalen Rechnungsmanagement wird weitaus mehr als Papier und Porto für Rechnungen gespart. Es entfallen auch viele manuelle Arbeitsschritte. Dazu gehören das fehleranfällige Abtippen von Rechnungsinformationen sowie damit verbundene Korrekturen. Ein derartiges Rechnungsmanagement kannst du mit einer Software wie GetMyInvoices einfach umsetzen, denn es werden folgende Schritte unterstützt:
Automatisieren des Rechnungseingangs
Die Software ruft Rechnungen aus zahlreichen Online-Portalen und beliebigen E-Mail-Postfächern automatisch ab und speichert sie an einem zentralen Ort in der Cloud. Ausgangsrechnungen, zum Beispiel aus Debitoor, und Dokumente aus diversen anderen Lösungen, lassen sich ebenfalls automatisch dorthin übertragen.
Darüber hinaus kannst du Papierbelege wie Quittungen einfach per App digitalisieren und automatisch hochladen. Somit befinden sich all deine Rechnungen sowie anderen Belege ohne Arbeit an einem Ort.
Belege zentral verwalten
Nutze die Funktionen der Software, um deine Belege zu organisieren – egal, von welchem Ort aus, einfach per Webbrowser! Du kannst zum Beispiel die automatisch ausgelesenen Rechnungsinformationen bei Bedarf korrigieren, die Belege taggen, sicher archivieren und sie per Volltextsuche innerhalb von Sekunden finden.
Du hast sogar die Möglichkeit, einem Betriebsprüfer einen Zugang einzurichten, sodass er in den Belegen recherchieren kann. Darüber hinaus werden Workflows wie Rechnungsfreigaben und Rechnungsprüfungen unterstützt. Eine Auswertungsfunktion bietet einen schnellen Überblick, zum Beispiel über Einnahmen und Ausgaben oder Lieferanten.
Rechnungen & Co. automatisch weiterleiten
Schöpfe alle Vorteile aus, indem du eine digitale Weiterverarbeitung der Rechnungen ermöglichst! Du kannst einfach automatische Weiterleitungen von Belegen einrichten, zum Beispiel in deine Buchhaltungssoftware oder zu deinem Steuerberater. Einmal konfiguriert, stehen somit alle gewünschten Belege unmittelbar in der Anwendung zur Verfügung, in der sie benötigt werden – oft inklusive der Rechnungsinformationen.
Du musst keine Belege mehr verschicken und das Abtippen von Informationen entfällt. Ein weiterer Vorteil: Dank der Cloud musst du keine Software installieren und diese auch nicht warten. Du kannst direkt starten und Ordnung ins Rechnungschaos bringen. Neugierig? Dann teste das digitale Rechnungsmanagement 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich!
Dieser Gastartikel wurde von Swantje Hillen, Marketing Leader bei GetMyInvoices, geschrieben.
GetMyInvoices ist eine Rechnungsmanagement-Software, die Rechnungen und andere Dokumente aus zahlreichen Quellen automatisch abruft. Somit befinden sich sämtliche Belege an einem Ort und lassen sich bequem an den Steuerberater, in die Buchhaltungssoftware sowie in weitere Anwendungen übertragen.
