Wie mache ich Reisekosten steuerlich geltend?
Eine „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“, auch Geschäftsreise genannt, bedarf der sorgfältigen Dokumentation, um Reisekosten steuerlich geltend zu machen. Wir erklären dir, wie's geht.
Reisekosten sind als Betriebsausgaben oder Werbungskosten steuerlich absetzbar, da sie deinen Unternehmensgewinn mindern.
Es reicht jedoch nicht, einfach nur Belege wie Hotelrechnungen oder Taxiquittungen zu sammeln. Du tust gut daran, dich ein wenig besser auszukennen.
Die tabellarische Übersicht für Geschäftsreisen
Besonders bei Auslandsreisen, sei es in Länder der Europäischen Union oder in Drittländer, schaut das Finanzamt genau hin.
Eine transparent geführte Tabelle mit genauen Angaben zu deiner Geschäftsreise, zeitnah ausgefüllt, ist sinnvoll und notwendig.
Checkliste für Tabelle
- Vor- und Nachname, Jahr der Steuererklärung
- Datum der Geschäftsreise (von bis)
- Fahrziel/Route
- Reisezweck mit Angabe des Geschäftspartners/Institution
- Verkehrsmittel
- Kilometerangabe bei PKW-Nutzung
- Beginn- und Ende mit Angabe der Uhrzeit
- Reisedauer
- Verpflegungspauschale
Transparenz bei gemischt veranlassten Reisen
Du verbindest gerne das Angenehme mit dem Notwendigen und hängst bei deiner Geschäftsreise immer noch einen Tag dran? Damit liegst du voll im Trend. Voraussetzung: Die Geschäftsreise muss klar im Vordergrund stehen.
Du musst die Reisekosten in gesplitteter Form und den Reiseverlauf akribisch dokumentieren.
Woraus bestehen die Reisekosten?
- Übernachtungskosten
- Fahrtkosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisenebenkosten
Reisekosten belegen
Als Nachweis der Reisekosten sammelst du Belege und Quittungen.
Bitte beachte, dass es sinnvoll sein kann, dich noch einmal mit den Formalitäten der Kleinbetragsrechnung zu beschäftigen, z.B. wenn du dir eine Mitfahrgelegenheit quittieren lassen möchtest oder bei einer Privatperson übernachtet hast.
Übernachtungskosten: Was rechnet das Finanzamt an?
Endlich im Hotel angekommen! Das Auto steht in der Tiefgarage. Eine Flasche Rotwein steht einladend auf dem Tisch. Du wirfst einen Blick in die Minibar. Telefonierst mit deinem Liebsten. Gehst mit dem Log-in ins WLAN des Hotels.
1. Die transparente Hotelrechnung
Die Kosten für die Annehmlichkeiten, mit denen dich dein Hotelier verführt hat, sind nur teilweise Reisenebenkosten und als solche nicht als Übernachtungskosten steuerlich absetzbar.
Auch das Frühstück, das ja meistens mit auf der Rechnung steht, muss zu 20% der Verpflegungspauschale abgezogen werden.
2. Verpflegungsmehraufwand
Hier erfährst du, warum du sogar die Stunden deiner Abwesenheit angeben musst: Je nachdem, ob du im In- oder Ausland unterwegs bist, machst du Pauschalen für deinen Verpflegungsmehraufwand geltend.
Verpflegungsmehraufwand (Inland)
- 12 Euro für den An- und Abreisetag
- 24 Euro für jeden Kalendertag, an dem du 24 Stunden abwesend bist
Verpflegungsmehraufwand (Ausland)
Das Bundesministerium für Finanzen legt die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand pro Land fest.
3. Fahrtkosten: Was gilt es zu beachten?
Die Wahl des Transportmittels steht dir frei.
Die entstehenden Fahrtkosten betreffen die Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Reiseziel und so genannte Zwischenheimfahrten.
Hier empfiehlt es sich, deinen Steuerberater zu Rate zu ziehen, ob die Strecke, die du „zwischengefahren“ bist, weil du Heimweh hattest, wirklich anrechenbar ist.
4. Mit dem PKW auf Geschäftsreise
Selbstverständlich führt dich auch das Auto zum Ziel.
Wer allerdings den eigenen PKW als Transportmittel der Geschäftsreise wählt, tut gut daran, noch einmal Luft zu holen, und sich genauer mit dem Thema zu beschäftigen.
Schon gewusst?
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