Debitoor Lexikon

Rechnungsstellung & Buchhaltung einfach erklärt

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Gesetzliche Aufbewahrungsfristen – Was musst du beachten?

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestimmen wie lange du deine geschäftlichen Unterlagen aufbewahren musst. Grundsätzlich gibt es eine 10-Jahres-Frist und eine 6-Jahres-Frist.

Mit dem Buchhaltungsprogramm Debitoor kannst du deine Buchführung ganz bequem online erledigen.

Das Finanzministerium hat sich vor Kurzem zum Thema gesetzliche Aufbewahrungsfristen geäußert und klargestellt, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, wie lange sie aufbewahrt werden müssen und wie sie aufbewahrt werden müssen.

Nachdem du deine Einnahmen und Ausgaben erfasst hast, musst du deine Unterlagen sechs bzw. zehn Jahre lang aufbewahren.

Wenn in einer möglichen Betriebsprüfung vom Finanzamt herauskommt, dass du deine Unterlagen nicht ordentlich aufbewahrt hast, stellt das Finanzamt deine gesamte Buchführung in Frage. Das bedeutet, dass dir das Finanzamt nicht mehr glaubt, dass du tatsächlich alle Einnahmen erfasst hast.

Der Prüfer wird also deine Umsätze schätzen, was für dich fast immer in deutlich höheren Steuerzahlungen endet.

Für welche Unterlagen gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen?

Grundsätzlich musst du alle Unterlagen aufbewahren, die dem Finanzamt helfen, deine Buchführung und deine Steuererklärungen zu verstehen.

Für diese Unterlagen gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren.

Die Frist von 10 Jahren gilt zum Beispiel für:

  • Rechnungen
  • Kontoauszüge
  • Gutschriften
  • Steuererklärungen und –bescheide
  • Jahresabschlüsse

Die Frist von 6 Jahren gilt zum Beispiel für:

  • Angebote
  • Auftragsbücher
  • Preislisten
  • Geschäftliche Briefe

Anforderungen an deine Buchhaltung

Es versteht sich von alleine, dass du deine Unterlagen vollständig und richtig erfassen musst. Du darfst also keine Einnahmen oder Ausgaben weglassen oder abändern.

Darüber hinaus solltest du deine Belege zeitnah erfassen. Du bekommst zwar keine Probleme, solange das Finanzamt nicht an der Richtigkeit deiner Buchführung zweifelt. Sollte das aber der Fall sein, können nicht zeitnahe Buchungen das Zünglein an der Waage sein und zu Schätzungen führen.

Ganz wichtig: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollten täglich festgehalten werden.

In deinen Unterlagen sollte dabei solch eine Ordnung herrschen, dass auch ein Fremder nachvollziehen könnte, welche Belege du wie erfasst hast. Du solltest dir also ein System überlegen, wie du deine Belege abheftest.

Die große Herausforderung in der Praxis ist die Daten für die gesamte Aufbewahrungsdauer bereit zu halten. Wenn du deine Buchhaltungsunterlagen elektronisch aufbewahrst, musst du sichern, dass deine Rechnungen auch noch in 8 Jahren lesbar und abruffähig sind.

Außerdem empfiehlt es sich, regelmäßig Backups zu erstellen.Mit der Dropbox-Anbindung von dem Rechnungsprogramm Debitoor geht das ganz einfach.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bei Datenverlust

Verlierst du deine Buchhaltungsbelege durch ein Hochwasser, durch einen Brand oder durch eine andere Naturkatastrophe, gibt es Verwaltungsanweisungen, nach denen du nicht schlechtergestellt wirst als Unternehmer mit Belegen.

Wenn du den Verlust der Unterlagen aber erst meldest, wenn dich der Betriebsprüfer nach den Unterlagen fragt, macht dich das unglaubwürdig.

Solltest du deine Daten tatsächlich verlieren, solltest du das Finanzamt sofort benachrichtigen.