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Reisekosten - Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind Kosten, die für Unternehmer bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit anfallen. Sie werden in der Buchhaltung nach bestimmten Richtlinien abgerechnet.

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Reisekosten können nach den Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit anfallen. Sie können als Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden, da sie den Gewinn des Unternehmens mindern.

Gliederung von Reisekosten

Reisekosten setzen sich aus unterschiedlichen Posten zusammen. Es ist von der Art der Geschäftsreise abhängig, welche Posten in welcher Höhe anfallen. Zu den Reisekosten zählen:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Wann können Reisekosten geltend gemacht werden?

Reisekosten können bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (LStR 9.4 Abs.2) steuerlich abgesetzt werden. Diese liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer

  • vorüberhegend
  • außerhalb seines Wohnortes und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte
  • beruflich tätig ist.

Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt auch dann vor, wenn

  • der Arbeitnehmer für die berufliche Tätigkeit typische Weise an ständig wechselnden Tätigkeitsorten oder auf einem Fahrzeug tätig ist.

Reisekostenabrechnung für Unternehmer

Zwar sprechen die genannten Gesetzestexte von "Arbeitnehmern", sie gelten aber auch für selbstständig Tätige. Unternehmer können ihre Reisekostenabrechnung selbst durchführen und Reisekosten als Betriebsausgaben steuerlich absetzen.

Folgende Reisekosten können über die Reisekostenabrechnung bei Unternehmern steuerlich geltend gemacht werden:

Erstattungsfähige Fahrkosten (lt. LStR 9.5 ff):

Erstattungsfähige Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln schließt sie den Fahrpreis bzw. die Kosten für das Ticket einschließlich Zuschläge ein.

Alternativ kann auch der Privat-PKW für die Geschäftsreise genutzt werden. Hier greift die Kilometerpauschale von derzeit 0,30€ pro Kilometer oder die Abrechnung über den fahrzeugindividuellen Kilometer-Kostensatz. Dieser ist zwar etwas aufwändiger, aber meistens rentabler, da auch Unterhaltskosten berücksichtigt werden.

Übernachtungskosten (lt. LStR 9.7):

Unternehmer können Übernachtungskosten vollständig als Betriebsausgabe ansetzen. Diese sind über Belege, z.B. Hotelrechnungen, nachzuweisen.

Für Übernachtungskosten gilt der ermäßigte Steuersatz von 7%.

Gewisse Kosten darf das Hotel als Service-Pauschale oder Business-Package von 20% ansetzen, zum Beispiel

  • Frühstück
  • Kleiderreinigung
  • Flughafen-Shuttle
  • Parkplatzgebühren

In der Rechnung sollten für eine saubere Buchführung die Beträge nach Umsatzsteuersatz aufgeschlüsselt sein, also die Übernachtung mit 7% Umsatzsteuer getrennt vom Business-Package mit 19% USt. Ist das Frühstück im Package enthalten, muss dieses herausgerechnet und mit 20% von der Verpflegungspauschale abgezogen werden.

Verpflegungsmehraufwendungen (LStR 9.6 Abs. 1):

Unternehmer dürfen nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten als Betriebsausgaben ansetzen, sondern nur bestimmte Pauschalen.

Bei Pauschalsätzen der Verpflegungsmehraufwendungen wird zwischen Inland und Ausland unterschieden. Für Geschäftsreisen im Inland gilt: Bei einer Abwesenheit von mehr als 8, aber weniger als 24 Stunden gilt eine Pauschale von 12€. Erst bei einer Abwesenheit von 24 Stunden können 24€ angesetzt werden. Der An- und Abreisetag wird immer pauschal mit 12€ berechnet, unabhängig von der Stundenzahl.

Ist in der Übernachtung auch das Frühstück inbegriffen, muss dieser Posten von der Verpflegungspauschale abgezogen und als Privatentnahme gebucht werden. Das Frühstück wird mit 20% von der vollen Verpflegungspauschale (24€) angesetzt.

Beispiel für die Berechnung von Verpflegungsmehraufwand:

Der Unternehmer Thomas Müller reist am 1. Juli um 16:00 Uhr von Frankfurt nach Hamburg, da er am 2. und 3. Juli Termine bei Geschäftspartnern hat. In der Hotelrechnung für den 2. und 3. Juli ist auch eim Frühstück inbegriffen. Am 3. Juli reist er Nachmittags um 17:00 Uhr wieder zurück nach Frankfurt.

1. Juli: Da es sich beim 1. Juli um den Anreisetag handelt, gilt hier die Pauschale von 12€.

2. Juli: Herr Müller ist am 2. Juli 24 Stunden abwesend, daher gilt die Pauschale von 24€, abzüglich Frühstück von 4,80€.

3. Juli: Am 3. Juli reist Herr Müller ab, daher wird die Pauschale von 12€ angesetzt, abzüglich Frühstück von 4,80€.