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Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Wie mache ich Bewirtungskosten steuerlich geltend?

Sei es ein Geschäftsessen oder ein Drink mit einem inspirierenden Berufskollegen: Du kannst einen Teil deiner Bewirtungskosten steuerlich absetzen. Wir erklären dir, was du im Umgang mit dem Bewirtungsbeleg beachten musst.


Beispiel für Bewirtungskosten: Gemeinsames Mittagessen im Restaurant

Das Angenehme mit dem Nützlichen verbinden: Wenn du geschäftliche Dinge mit einem Geschäftspartner besprechen musst, kannst du das auch beim gemeinsamen Mittagessen tun. Praktisch: Übernimmst du die Rechnung, lässt sich ein Teil der Kosten als Bewirtungskosten absetzen.

Was sind Bewirtungskosten und Bewirtungsbeleg?

Unter Bewirtungskosten fallen Kosten für ein gemeinsames Essen mit Berufskollegen oder Geschäftspartnern, solange es in einem Restaurant oder Café stattfindet - und nicht etwa z.B. bei dir im Büro.

Zurück zum Ort des Geschehens, ins Restaurant, ins Café an der Ecke oder an die Theke:

Du hast eine Einladung ausgesprochen und du bittest den Kellner um die Rechnung. Die meisten in Gastronomien ausgestellten Quittungen beinhalten schon, was das Finanzamt von einem Bewirtungsbeleg verlangt:

  • Die Quittung ist maschinell ausgestellt. (Wenn nicht, muss dir der Wirt alles handschriftlich niederschreiben.)
  • Sie ist mit Namen und Anschrift der Gastronomie versehen
  • Speisen und Getränke sind einzeln aufgeführt.
  • Der Beleg weist den Tag der Bewirtung aus.
  • Der Preis ist aufgeführt.
  • Die Umsatzsteuer ist ausgewiesen.

Aus einer Quittung einen Bewirtungsbeleg machen

Du kannst den Kellner auch gleich statt nach der Rechnung nach einem „Bewirtungsbeleg“ fragen. Viele Gastronomien haben Kassen, die Quittungen so ausdrucken können, dass auf der Rückseite der Rechnung alle wichtigen Felder angezeigt werden.

Du trägst dort folgende Posten handschriftlich ein:

  • die bewirtende Person mit vollem Namen (das bist du)
  • die bewirtete(n) Person(en) mit vollem Namen
  • den Anlass der Bewirtung, und zwar so, dass ein Finanzbeamter das realistisch nachvollziehen kann („Geschäftsessen“ reicht nicht!)
  • deine Unterschrift mit Ort und Datum

Sollte die Gastronomie so einen „Luxus“-Bewirtungsbeleg nicht ausdrucken können und die Quittung ist von der Größe her klein, kannst du den Beleg auch auf einen Zettel heften oder tackern, auf dem du die notwendigen Angaben einträgst.

Wenn die Rechnung die 150 €-Grenze übersteigt

Folgende zusätzliche Angaben auf der Rechnung sind dann zwingend notwenig:

Bitte berücksichtige, dass viele Quittungen auf Thermopapier gedruckt werden und verbleichen. Du solltest sie also wie alle Rechnungen auf Thermopapier wegen der Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren extra kopieren oder scannen.

Was erkennt das Finanzamt als Bewirtungskosten an?

Wenn der Anlass dem Finanzbeamten angemessen erscheint und die Höhe des Betrages ebenfalls keinen Anlass zum Misstrauen gibt, sind 70% der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar (R 4.10 EStR). Bist du umsatzsteuerpflichtig, kannst du die in der Rechnung ausgewiesene Mehrwert- oder Umsatzsteuer zu 100% anrechnen lassen.

Wusstest du, dass auch auch die Kundenpflege oder Kundengewinnung ein angemessener Anlass eines Geschäftsessens sein kann? Wir empfehlen dir, wenn du den Bewirtungsanlass einträgst, in diesem Fall ein bisschen mehr Sorgfalt aufzuwenden.

Bewirtungskosten auf der Geschäftsreise

Auch auf der Geschäftsreise kommt es vor, dass du zum Netzwerken oder zu anderen geschäftlichen Zwecken, Leute einlädst.

Hierbei musst du beachten, dass die Ausgaben des Geschäftsessens deinen Verpflegungsmehraufwand im Rahmen deiner Reisekostenabrechnung mindern.

Geschäftsessen mit mehreren Personen

Auch Begleitpersonen deiner Geschäftspartner kannst du einladen und die Bewirtungskosten zu 70% absetzen. Dies können folgende Personen sein:

  • Ehepartner deiner Geschäftspartner
  • ihre Mitarbeiter
  • Berater

Deine Angehörigen musst du leider privat einladen.

Übrigens: Du kannst auch Tabakwaren, Garderobengebühren, „Unterhaltungskosten im Rahmen der Bewirtung“ sowie Trinkgelder absetzen. Die Bedienung bestätigt das Trinkgeld handschriftlich auf dem Bewirtungsbeleg.

Schon gewusst?
Mit der Buchhaltungssoftware Debitoor kannst du alle deine Belege einfach mit deinem Handy abfotografieren und per App als Ausgaben erfassen. Kein Papierkrieg mehr.

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