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Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Wie stelle ich Umsatzsteuer in Rechnung?

Knapp 70 Seiten umfasst das deutsche Umsatzsteuergesetz. Wer will sich da durchkämpfen? Wir erklären dir hier in wenigen Absätzen, was du tun musst, um deinen Kunden ordnungsgemäß Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen.


Wähle den richtigen Umsatzsteuersatz

Bevor du Umsatzsteuer berechnest, musst du dir erst mal darüber klar werden, welchen Steuersatz du für deine Produkte oder Dienstleistungen anlegen musst. In Deutschland liegt der Umsatzsteuersatz seit 2007 bei 19 %. Der ermäßigte Satz, der z.B. für kreative Arbeiten gilt, beträgt 7 %.

Am einfachsten haben es Kleinunternehmer: Sie müssen gar keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Genauere Infos zum für dich relevanten Steuersatz findest du im Artikel Wer kann Umsatzsteuer in Rechnung stellen?

Die Umsatzsteuer richtig in Rechnung stellen

Schreibe Rechnungen mit Umsatzsteuer

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, muss die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen explizit ausgewiesen sein. Schließlich will sich dein Kunde das Geld höchstwahrscheinlich als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen.

Auf Rechnungen wird die Umsatzsteuer meist als Mehrwertsteuer bezeichnet. Als Bemessungsgrundlage gilt das mit dem Kunden vereinbarte Entgelt, also beispielsweise dein Stundensatz oder eine Pauschale. Das kann z. B. so aussehen:

Nettobetrag: 100 Euro

MwSt. 19 %: 19 Euro

Gesamtbetrag: 119 Euro

Kopfrechnen ist nicht deine Stärke?

Im Internet findest du praktische Umsatzsteuer-Rechner, die dir das Ausrechnen der Umsatzsteuer abnehmen. Noch einfacher wird es, wenn du ein Rechnungsprogramm nutzt. Gib einfach den für dich gültigen Umsatzsteuersatz ein und schon errechnet die Software automatisch die richtige Umsatzsteuer sowie den richtigen Gesamtbetrag.

Steuernummer nicht vergessen

Wenn du eine Rechnung mit Umsatzsteuer stellst, muss auch deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit rauf. Wie du eine Steuernummer erhältst, erfährst du im Artikel zum Steuernummer-Erhalt.

Keine Angst vor der Umsatzsteuer

Als Unternehmer bist du dazu verpflichtet, deinen Kunden die Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen und über die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abzuführen. Deshalb solltest du dich mit dem Thema beschäftigen. Hast du einmal den für dich gültigen Steuersatz gefunden und eine entsprechende Rechnung geschrieben, geht alles ganz einfach.

Um Streitigkeiten zu vermeiden, solltest du bei der Preisabsprache mit deinen Kunden von Vornherein klarstellen, ob die Umsatzsteuer im vereinbarten Entgelt bereits enthalten ist oder noch hinzukommt. Eindeutig sind z. B. Formulierungen wie „100 Euro zzgl. MwSt.“. Das bedeutet, dass der Kunde letztlich 119 Euro an dich zahlen muss.

Schon gewusst?
Im einfachen Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm Debitoor hinterlegst du alle relevanten Daten, wie beispielsweise die Steuernummer in deinem Firmenprofil. Bei jedem Produkt kannst du den Steuersatz voreinstellen und musst dieses nicht in der Rechnung tun.

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