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Rechnungsstellung & Buchhaltung einfach erklärt

Über 150 Artikel für Gründer und Kleinunternehmer

  1. Aufbewahrungspflicht
  2. Buchführung
  3. Buchhaltung
  4. Buchungssatz
  5. Doppelte Buchführung
  6. Lohnabrechnung

EDV-Buchhaltung - Was ist EDV-Buchhaltung?

Unter EDV-Buchhaltung versteht man die Erfassung und Verarbeitung buchhaltungsrelevanter Daten auf elektronische Weise.

Egal ob manuelle Buchhaltung oder EDV-Buchhaltung: Lies hier nach, was die 10 schlimmsten Fehler in der Buchhaltung sind - und wie du sie vermeidest.

Buchhaltung bezeichnet die ordnungsgemäße Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Im Rahmen der EDV-Buchhaltung werden diese Daten auf elektronischem Weg über ein Buchhaltungsprogramm erfasst und verarbeitet.

Grundlagen der EDV-Buchhaltung

Mit Hilfe der EDV können eingegebene Daten in kürzester Zeit erfasst, sortiert, durch logische Beziehungen verknüpft und nach bestimmten Gesichtspunkten ausgewertet werden.

Die EDV-Buchhaltung besteht aus folgendem Grundgerüst:

  • Stammdaten
  • Bewegungsdaten

Im Folgenden werden beide Bestandteile näher erläutert:

Stammdaten

Die Stammdaten der EDV-Buchhaltung bleiben über einen längeren Zeitraum unverändert. Sie enthalten wichtige Grundinformationen über betrieblich relevante Posten und zeichnen sich durch folgende Eigenschaften aus:

  • Stammdaten sind statisch, d.h. sie verändern sich nicht
  • Stammdaten werden meist von mehreren Unternehmensbereichen genutzt, z.B. Einkauf, Vertrieb
  • Stammdaten sind oft die Auswertungskriterien bei Analysen, z.B. Kunde, Filiale
  • Stammdaten werden meist über einen langen Zeitraum benötigt und behalten

Zu den Stammdaten in der EDV-Buchhaltung zählen folgende Posten:

  • Kontenplan
  • Kontenbezeichnungen
  • Gliederung der Bilanz
  • Kundendaten
  • Lieferantendaten
  • Unternehmensdaten
  • Etc.

Alle diese Posten sind über längere Zeiträume hinweg konstant.

Bewegungsdaten

Neben den Stammdaten verarbeitet die EDV-Buchhaltung auch Bewegungsdaten. Diese Daten ändern sich meist schnell und mit jedem Geschäftsvorfall. Zu ihren Eigenschaften zählen:

  • Bewegungsdaten sind dynamisch, d.h. sie verändern sich schnell
  • Bewegungsdaten werden meist von wenigen Unternehmensbereichen genutzt
  • Bewegungsdaten liefern oft die Fakten bei Analysen, z.B. Umsatz pro Kunde, Gewinn pro Filiale
  • Bewegungsdaten werden meist nur über kurze Zeiträume benötigt und behalten

Zu den Bewegungsdaten in der EDV-Buchhaltung zählen folgende Posten:

  • Buchungsdaten
  • Soll und Haben Konten
  • Belegnummern
  • Belegdatum
  • Buchungsbelege
  • Buchungstexte

Alle diese Posten ändern sich mit jedem neuen Geschäftsvorfall.

Vorteile und Nachteile von EDV-Buchhaltung

Die EDV-Buchhaltung bietet verschiedene Vorteile und Nachteile für den Anwender. Im Folgenden werden sowohl die Vorteile als auch die Nachteile erläutert.

Vorteile der EDV-Buchhaltung

Zu den Vorteilen der EDV-Buchhaltung zählen in erster Linie der hohe Automatisierungsgrad und die einfachen Auswertungsmöglichkeiten, die Zeit und Aufwand sparen.

Zu den Vorteilen zählen:

  • Automatische Buchung von Umsatzsteuer und Vorsteuer bei der Erfassung von Geschäftsvorfällen
  • Automatische Protokollierung aller Geschäftsvorfälle
  • Automatische Erstellung von Fälligkeitslisten
  • Kontenausdruck mit aktuellem Kontenstand zu jeder Zeit
  • Automatische Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
  • Automatische Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung
  • Vielfältige statistische Auswertungsmöglichkeiten und vieles mehr

Nachteile der EVD-Buchhaltung

Die Nachteile in der EDV-Buchhaltung beziehen sich vor allem auf die Zeitinvestition, die zur Schulung in das Buchhaltungsprogramm notwendig ist.

Die Nachteile beinhalten:

  • Zeitaufwand für die Schulung in das EDV-Buchhaltungsprogramm
  • Mögliche Sicherheitsrisiken bei unsachgemäßer Nutzung und mangelnder Vorkehrung