EDV-Buchhaltung – Was ist EDV-Buchhaltung?
Unter EDV-Buchhaltung versteht man die Erfassung und Verarbeitung buchhaltungsrelevanter Daten auf elektronische Weise.
Egal ob manuelle Buchhaltung oder EDV-Buchhaltung: Lies hier nach, was die 10 schlimmsten Fehler in der Buchhaltung sind – und wie du sie vermeidest.
Buchhaltung bezeichnet die ordnungsgemäße Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens. Im Rahmen der EDV-Buchhaltung werden diese Daten auf elektronischem Weg über ein Buchhaltungsprogramm erfasst und verarbeitet.
Grundlagen der EDV-Buchhaltung
Mit Hilfe der EDV können eingegebene Daten in kürzester Zeit erfasst, sortiert, durch logische Beziehungen verknüpft und nach bestimmten Gesichtspunkten ausgewertet werden.
Die EDV Buchhaltung besteht aus folgendem Grundgerüst:
- Stammdaten
- Bewegungsdaten
Im Folgenden werden beide Bestandteile näher erläutert:
Stammdaten
Die Stammdaten der EDV-Buchhaltung bleiben über einen längeren Zeitraum unverändert. Sie enthalten wichtige Grundinformationen über betrieblich relevante Posten und zeichnen sich durch folgende Eigenschaften aus:
- Stammdaten sind statisch, d.h. sie verändern sich nicht
- Stammdaten werden meist von mehreren Unternehmensbereichen genutzt, z.B. Einkauf, Vertrieb
- Stammdaten sind oft die Auswertungskriterien bei Analysen, z.B. Kunde, Filiale
- Stammdaten werden meist über einen langen Zeitraum benötigt und behalten
Zu den Stammdaten in der EDV Buchhaltung zählen unter anderem folgende Posten:
- Kontenplan
- Kontenbezeichnungen
- Gliederung der Bilanz
- Kundendaten
- Lieferantendaten
- Unternehmensdaten
Alle diese Posten sind über längere Zeiträume hinweg konstant.
Bewegungsdaten
Neben den Stammdaten verarbeitet die EDV-Buchhaltung auch Bewegungsdaten. Diese Daten ändern sich meist schnell und mit jedem Geschäftsvorfall. Zu ihren Eigenschaften zählen:
- Bewegungsdaten sind dynamisch, d.h. sie verändern sich schnell
- Bewegungsdaten werden meist von wenigen Unternehmensbereichen genutzt
- Bewegungsdaten liefern oft die Fakten bei Analysen, z.B. Umsatz pro Kunde, Gewinn pro Filiale
- Bewegungsdaten werden meist nur über kurze Zeiträume benötigt und behalten
Zu den Bewegungsdaten in der EDV-Buchhaltung zählen folgende Posten:
- Buchungsdaten
- Soll und Haben Konten
- Belegnummern
- Belegdatum
- Buchungsbelege
- Buchungstexte
Alle diese Posten ändern sich mit jedem neuen Geschäftsvorfall.
Vorteile und Nachteile von EDV Buchhaltung
Die EDV-Buchhaltung bietet verschiedene Vorteile und Nachteile für den Anwender. Im Folgenden werden sowohl die Vorteile als auch die Nachteile erläutert.
Vorteile der EDV-Buchhaltung
Zu den Vorteilen der EDV-Buchhaltung zählen in erster Linie der hohe Automatisierungsgrad und die einfachen Auswertungsmöglichkeiten, die Zeit und Aufwand sparen.
Zu den Vorteilen zählen:
- Automatische Buchung von Umsatzsteuer und Vorsteuer bei der Erfassung von Geschäftsvorfällen
- Automatische Protokollierung aller Geschäftsvorfälle
- Automatische Erstellung von Fälligkeitslisten
- Kontenausdruck mit aktuellem Kontenstand zu jeder Zeit
- Automatische Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
- Automatische Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung
- Vielfältige statistische Auswertungsmöglichkeiten und vieles mehr
Nachteile der EVD-Buchhaltung
Die Nachteile in der EDV-Buchhaltung beziehen sich vor allem auf die Zeitinvestition.
Die Nachteile beinhalten:
- Zeitaufwand für die Schulung in das EDV-Buchhaltungsprogramm
- Mögliche Sicherheitsrisiken bei unsachgemäßer Nutzung und mangelnder Vorkehrung
