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Rechnungsstellung & Buchhaltung einfach erklärt

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Lohnabrechnung – Was ist eine Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung ist ein Dokument, das die Zusammensetzung des Lohns bzw. Gehalts eines Arbeitnehmers für eine bestimmte Periode dokumentiert.

Als Unternehmer zahlst du dich nur deinen Mitarbeitern, sondern auch dir ein Gehalt aus. Erfahre, wie viel Gehalt du dir als Geschäftsführer auszahlen solltest.

Die Lohnabrechnung, auch Gehaltsabrechnung genannt, muss vom Arbeitgeber per Gesetz für jeden Arbeitnehmer verpflichtend ausgestellt werden (§108 GewO). Sie beinhaltet die genaue Aufschlüsselung des Lohns bzw. Gehalts für einen bestimmten Zeitraum und dient der Nachvollziehbarkeit über die erfolgte Zahlung.

Inhalt der Lohnabrechnung

Die Gehaltsabrechnung muss bestimmte Angaben enthalten, die in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO festgelegt sind:

Allgemeine Angaben:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID des Arbeitnehmers
  • Beginn bzw. Ende der Beschäftigung
  • Zeitraum der Abrechnung

Entgeltbestandteile (u.a.):

  • Bruttolohn / Bruttogehalt
  • Geldwerte Vorteile / Sachbezüge
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Steuerfreibeträge
  • Kirchensteuerabzug
  • Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
  • Persönliche Abzüge
  • Aufwandsentschädigungen
  • Auszahlungsbetrag

Der Arbeitgeber hebt die abgabepflichtigen Beiträge vom Arbeitnehmer ein und leitet diese anschließend im Namen des Arbeitnehmers an die zuständigen Behörden und Stellen (beispielsweise die zuständige Krankenversicherung) weiter. Er hat seinerseits ebenfalls Beiträge abzuführen, die so genannten Lohnnebenkosten.

Lohnabrechnung: Aufbau & Berechnung

Zur Erstellung der Lohnabrechnung / Gehaltsabrechnung kann folgendes Berechnungsschema Anwendung finden:

Beispiel einer Lohnabrechnung mit Aführung der einzelnen Kalkulationsschritte

Wer kümmert sich um die Lohnabrechnung?

In einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen wird die Gehaltsabrechnung meistens von einem Buchhaltungsbüro oder einem Steuerberater übernommen. In größeren Unternehmen ist dafür die Abteilung Buchhaltung - Lohnbuchhaltung verantwortlich.

Für jeden Arbeitnehmer wird ein Lohnkonto geführt. Die Zusammenstellung des Gehalts und der Abzüge wird in Lohnlisten festgehalten.

Die meisten Unternehmen erledigen ihre Lohnabrechnung mittels eines computerunterstütztem Systems, indem Muster für die Gehaltsabrechnung verwendet werden.