Die ABC-Analyse: So setzt du erfolgreich Prioritäten
Du versinkst in einem Berg aus Arbeit? Und kein Ende in Sicht? Mit der ABC-Analyse optimierst du dein Zeitmanagement: Wir zeigen dir, wie du erfolgreich Prioritäten setzt!
E-Mails beantworten, Angebote schreiben, die Homepage updaten: Täglich prasseln viele Aufgaben auf uns ein, die wir alle möglichst schnell und am besten gleichzeitig erledigen sollten.
Ein ungutes Gefühl: Du glaubst, in einem unüberschaubaren Berg aus Arbeit zu versinken. Gerade für Gründer ist es deshalb wichtig, Prioritäten zu setzen und sich im Arbeitsalltag auf das Wesentliche zu fokussieren.
Die ABC-Analyse ist ein praktisches und einfaches Mittel zur Planung und Entscheidungsfindung. Basis der ABC-Analyse ist die Klassifizierung von Tätigkeiten nach Wichtigkeit und eine anschließende Zeitverteilung.
Kategorisiere deine Aufgaben nach Wichtigkeit & Dringlichkeit
Die Frage, nach der du deine Aufgaben klassifizierst, könnte folgendermaßen lauten:
"Wie wichtig ist diese Tätigkeit für den Erfolg meines Unternehmens?"
Nun teilst du alle deine anfallenden Aufgaben in folgende Kategorien ein:
Kategorie A: Sehr wichtig & dringend
Zu Kategorie A zählen Aufgaben, die für deinen Unternehmenserfolg maßgeblich sind und zudem dringend, z.B. das Verfassen von Angeboten oder Beratungsgespräche mit potentiellen Kunden. Aufgaben in dieser Kategorie sollten umgehend und mit großer Sorgfalt erledigt werden!
Kategorie B: Wichtig
In diese Kategorie fallen Tätigkeiten, die für deinen Erfolg zwar wichtig sind, aber nicht allzu dringend. Darunter könnten z.B. die Modernisierung deines Online-Shops oder die sukzessive Erweiterung deines Angebotes fallen.
Kategorie C: Weniger wichtig
C ist deine Kategorie, wenn es um weniger wichtige Angelegenheiten geht. Sie wirken sich nicht umgehend auf deinen Unternehmenserfolg aus. Darunter fallen z.B. Routineaufgaben wie die Ablage deiner E-Mails oder das Update deiner Kundendatenbank.
Optimiere deine künftige Zeitverteilung
Nachdem du deine Aufgaben kategorisiert hast, geht es darum, dein Zeitmanagement an diese Priorisierungen anzupassen. Um dir deine Zeitverteilung zu erleichtern, bietet sich folgendes Schema an.
Kategorie A: 60% der Gesamtzeit
Kategorie B: 25% der Gesamtzeit
Kategorie C: 15% der Gesamtzeit
60% deiner Arbeitszeit sollten also für Aufgaben in der Kategorie A entfallen. Diese Aufgaben müssen schnellstmöglich und mit größter Sorgfalt erledigt werden – schließlich sind sie direkt für deinen Unternehmenserfolg verantwortlich!
Natürlich ist das ein theoretisches Schema – in der Praxis kann sich der reale Zeitaufwand schon mal verschieben.
Dennoch: Es ist wichtig, dir über deine Prioritäten im Klaren zu sein und deine Zeit entsprechend dieser Prioritäten einzuteilen. Nur so schaffst du es, eine Struktur in deine Arbeitsprozesse zu bringen – und dich von der Menge deiner Aufgaben nicht „erschlagen“ zu lassen!
Viel Erfolg mit deinem Prioritäten- und Zeitmanagement!
Übrigens: „Erfunden“ hat die ABC-Analyse H. Ford Dickie, ein Manager von General Electric. Er setzte sich mit dem Paretoprinzip (80/20 Regel) und der Idee der Lorenz-Kurve auseinander und entwickelte daraus eine einfache, anwendbare Methode zur Arbeitseinteilung: Die ABC-Analyse!
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