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Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Muss eine Rechnung signiert werden?

Die Frage ob und wie eine Rechnung signiert werden muss, führt immer wieder zu Verwirrungen. Die Antwort ist einfach: Eine Rechnungssignatur ist nicht verpflichtend.


Rechnungen müssen nicht signiert werden.

Abgesehen von einigen wenigen Ausnahmen (z.B. Steuerberater oder Rechtsanwälte) müssen Rechnungen nicht signiert werden. Und dies gilt seit 2011 auch für elektronische Rechnungen.

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Tipp: Lieber keine Unterschrift

Im Gegenteil, gerade bei Papierrechnungen wird davon abgeraten unüberlegt eine Unterschrift zu setzen. Denn steht die Unterschrift auf dem Dokument, liegt die Beweislast beim Rechnungssteller. Sollte ein Kunde so kreativ werden und beispielsweise den Zusatz „Dankend erhalten“ ergänzen, sieht es so aus als wäre der Zahlungseingang bereits bestätigt worden. Ob das nun tatsächlich vorkommt sei dahin gestellt, ein interessanter Hinweis ist es allemal.

Wer dennoch einen Kunden hat, der auf eine Unterschrift besteht, kann also frei entscheiden, ob er diesem Wunsch nachkommt.

Warum gibt es dann die digitale Signatur für Rechnungen?

„Halt“, werden jetzt viele denken, „das habe ich doch schon anders gehört...“ Tatsächlich mussten elektronisch versendete Rechnungen bis 2011 mit einer digitalen Signatur versehen sein.

Hintergrund ist, dass der Rechnungsempfänger laut Gesetz die Lesbarkeit, die Echtheit der Herkunft der Rechnung (die Identität des Rechnungsstellers) und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (die Angaben wurden weder beim Versand noch nachträglich vom Empfänger geändert) überprüfen muss. Dafür war bis 2011 die digitale Signatur notwendig.

Mittlerweile hat der Gesetzesgeber eingesehen, dass die digitale Signatur für die Rechnungskontrolle nicht erforderlich ist. Es muss nur nachgewiesen werden können, dass das, was ich bestellt und erhalten habe genau dem entspricht, was mir in Rechnung gestellt wurde. Dazu kann die Eingangsrechnung mit beispielsweise dem Lieferschein, dem Kaufvertrag oder der Bestellung abgeglichen werden.

Schon gewusst?
Im Rechnungsprogramm Debitoor kannst du deine Rechnungen ganz einfach mit einer Signatur versehen.

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