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Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Was ist eine Zusammenfassende Meldung und Reverse Charge?

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Das ganze beruht meistens auf dem sogenannten Reverse Charge Verfahren (Käufer und Verkäufer sitzen in unterschiedlichen EU-Ländern) und die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist eigentlich recht einfach zu melden. Nur ignorieren sollte man den Brief besser nicht. Hier also Einiges was Du zum Thema Zusammenfassende Meldung wissen must, inklusive praktischer Schritt für Schritt Erklärung für Neueinsteiger.

Was ist eine Zusammenfassende Meldung?

Eine ZM ist eine Meldung an das Finanzamt, die genau auflistet welche Verkäufe du im EU Ausland gemacht hast. Dabei muss unbedingt die Umsatzsteuer Identifikationsnummer (USt. Id Nr.) von deinen Kunden angegeben werden, damit diese auf Richtigkeit kontrolliert werden kann. Deine Angaben werden von der Bundeszentrale für Steuern in Saarlouis zur Kontrolle und weiteren Verarbeitung nach Brüssel gemeldet (um diese unter anderem mit den Meldungen deiner Kunden abzugleichen, EU Statistiken zu erstellen oder die Geldflüsse innerhalb Europas festzulegen).

Was muss genau gemeldet werden?

Gemeldet werden müssen steuerfreie innergemeinschaftliche Warenlieferungen und/oder innergemeinschaftliche sonstige Leistungen und/oder Lieferungen. Vereinfacht ausgedrückt soll das heißen, alles was du steuerfrei an andere Unternehmen (B2B) ins EU Ausland verkaufst, egal ob Produkt oder Dienstleistung, wird einfach in dieses „Formular“eintragen.

Warenlieferungen, also Produkte oder Dienstleistungen die du im EU Ausland einkaufst, müssen nicht mit der ZM gemeldet werden.

Warum will Brüssel eine Zusammenfassende Meldung und was ist das Reverse Charge Verfahren?

In allen europäischen Ländern gibt es die Umsatzsteuer, auch wenn sie unterschiedlich hoch ist. Sie muss auf fast allen Rechnungen ausdrücklich ausgewiesen sein. Unternehmen können die Umsatzsteuer die sie bei Verkäufen den Kunden in Rechnung stellen und an das Finanzamt weiterleiten müssen, mit der Umsatzsteuer die sie bei Einkäufen bezahlt haben (Vorsteuer), verrechnen. Für Unternehmen ist die Umsatzsteuer nur ein durchlaufender Posten, während die Endverbraucher als Letzter die Zeche zahlen müssen...

Wenn ein Produkt über eine EU Grenze geschickt wird, muss die Umsatzsteuer zwischen den Ländern verrechnet werden. D.h. ein deutsches Unternehmen verkauft ein Produkt nach Frankreich erhebt aber keine Umsatzsteuer auf der Rechnung muss dies aber melden. Das französische Unternehmen muss jetzt die französische Umsatzsteuer wieder oben drauf schlagen. Dieses Verfahren nennt man Reverse Charge.

Um dies zu kontrollieren und die Unternehmen europaweit zu identifizieren, wurde die USt. Id Nr. eingeführt. Die entsprechende Information an die Europäische Zentrale nennt sich in Deutschland „Zusammenfassende Meldung“(IntraStat). USt-IdNr. und ZM braucht Brüssel um den Waren und Dienstleistungsfluss in Europa zu kontrollieren und damit die Umsatzsteuer nach Leistungsort richtig erhoben wird.

Tipp: Es macht Sinn die Zusammenfassende Meldung ordentlich, richtig und zeitnah zu machen da du sonst vielleicht deine Kunden im Ausland in Schwierigkeiten bringen kannst. Unterscheidet sich deine Meldung von der deiner Kunden können die Finanzämter auf beiden Seiten Nachforschungen anstellen und im besten Fall bedeutet das nur großen bürokratischen Mehraufwand für deine Kunden und dich.

Wer muss eine Zusammenfassende Meldung machen?

Generell alle Unternehmen und Freelancer die umsatzsteuerpflichtig sind und mit anderen Unternehmen in der EU Handel betreiben. Schreibst du eine Rechnung an ein anderes, innergemeinschaftliches Unternehmen, kommt in den allermeisten Fällen keine Umsatzsteuer auf die Rechnung. Generell brauchst du dazu die USt. IdNr. deiner Kunden, die unbedingt auf jeder Rechnung stehen muss und mitübermittelt wird. Ausserdem muss der Hinweis „Reverse Charge“ deutlich auf der Rechnung stehen.

Tipp: Wenn du gelegentlich auch mal Rechnungen an Endverbraucher im EU Ausland, stellst musst du eine Rechnung immer mit deutscher Umsatzsteuer ausstellen. Privatpersonen können keine USt. IdNr beantragen. Das gilt bis zu einer gewissen Umsatzgrenze, danach musst du die Umsatzsteuer des Landes in das du verkauft, ausweisen und dir dann wieder in diesem Land zurückholen.

Wenn du also in letzter Zeit eine Rechnung an einen Kunden im europäischen Ausland geschrieben und das Reverse Charge Verfahren in Anspruch genommen hast, sprich du hast keine deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen, dann must du zusammen mit deiner Umsatzsteuervoranmeldung eine Zusammenfassende Meldung machen. Wer es vergisst kann sich schon mal auf ein Schreiben vom Finanzamt freuen.

Müssen Kleinunternehmer auch eine ZM machen?

Kleinunternehmer müssen keine Zusammenfassende Meldung machen da sie ja auch keine Umsatzsteuervoranmeldung (USt VA) machen müssen.

Muss ich auch eine ZM abgeben wenn ich in einer Periode mal keine EU Verkäufe gemacht haben?

Hast du einmal in einer Periode keine Rechnungen ins EU Ausland geschrieben, musst du auch keine Zusammenfassende Meldung machen.

Wann muss ich die Zusammenfassende Meldung machen?

Als Faustregel wird die Zusammenfassende Meldung im selben Zeitraum wie die Umsatzsteuervoranmeldung gemacht also monatlich, vierteljährig oder selten auch jährlich. Sie muss spätestens am 25. Tag nach dem Meldezeitraum online via Elster abgegeben werden.

Kann man eine Fristverlängerung beantragen?

Ja, wenn du die Bundeszentrale für Steuern schriftlich vor Ablauf der Abgabefrist mit einer Begründung darum bittest.

Was passiert wenn ich die Zusammenfassende Meldung nicht abgebe?

Erst einmal erhältst du ein Schreiben vom Finanzamt mit der Bitte um Abgabe innerhalb einer gewissen Frist. Lässt du diese Frist verstreichen, kommt es zur Androhung von Zwangsgeld. Auch wenn du das Zwangsgeld bezahlst muss doch die Zusammenfassende Meldung erledigt bzw. deine Umsatzsteuervoranmeldung korrigiert werden.

Was passiert wenn eine ausländische USt. IdNr falsch ist?

Die USt. Id Nr. werden in Saarlouis bei der Bundeszentrale für Steuern gespeichert und auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Ist eine Nummer falsch oder nicht mehr gültig, wirst du informiert. Aber Achtung: In jedem Fall bist du selbst für die Prüfung der USt-Id deines Kunden verantwortlich. Das bedeutet, das wenn die Nummer sich als falsch herausstellen sollte, bist du in der Verantwortung für die Umsatzsteuer.

Was muss ich tun, um eine Zusammenfassende Meldung zu machen?

Das ist eigentlich ganz einfach. Du meldest dich bei Elster Online an. Wer noch kein Konto hat muss eins beantragen.

Tipp: Achtung, da dir Elster deine Anmeldeunterlagen auf dem Postweg zuschickt, dauert das zwei Wochen, also rechtzeitig anmelden.

Online Rechnungsprogramme wie Debitoor erledigen deine Umsatzsteuervoranmeldung bequem ganz automatisch d.h. du brauchst noch nicht einmal ein Elster Konto oder Zertifikat. Debitoor meldet für dich auch die EU Käufe und Verkäufe automatisch wie es vorgeschrieben ist. Lediglich die Zusammenfassende Meldung must Du selbst machen.

Im Anschluss findest du eine praktische Schritt für Schritt Anleitung wie du mit Elster deine Zusammenfassende Meldung machst.

Schon gewusst?
Im online Rechnungsprogramm Debitoor können ausländische Lieferungen unter den Ausgaben erfasst werden.

Der Workflow ist einfach und intuitiv. Sobald ein Aufwand von einem Lieferanten in Europa registriert wird, zieht das Programm automatisch alle relevanten auszufüllenden Felder.