Archivierung – Was ist Archivierung?

Archivierung ist der Vorgang, mit dem Archivgut zeitlich unbegrenzt aufbewahrt, benutzbar gemacht und erhalten wird.

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Alle Unternehmer sind zur Archivierung, d.h. zur dauerhaften Aufbewahrung ihrer Geschäftsunterlagen verpflichtet. Dabei müssen bestimmte Vorgaben und Richtlinien eingehalten werden. Die Archvierung muss revisionssicher sein.

Richtlinien zum allgemeinen und elektronischen Archivieren

Alle wichtigen allgemeinen Informationen zur Archivierung sind in den Grundsätzen ordungsmäßiger Buchführung (GoB) festgeschrieben. Diese wiederum greifen unter anderem auf Vorgaben aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und §147 der Abgabenordnung (AO) zurück.

Im Zuge der Digitalisierung der Gesellschaft wurden die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ergänzt und um weitere Richtlinien erweitert. Vorgaben zum Archivieren (elektronischer) Dokumente finden sich aktuell in zwei Richtlinien:

• Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz (GoBD)

Die GoBD lösen die vor dem 1. Januar 2015 gültigen Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ab.

Allgemeine Grundsätze der Archivierung nach GoB

Laut den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) müssen nachstehende allgemeine Grundlagen der Archivierung erfüllt sein:

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit / Lückenlosigkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Nachprüfbarkeit / Belegbarkeit
• Richtigkeit
• Rechtzeitigkeit
• Zeitliche Reihenfolge der Aufzeichnung

Grundsätze der elektronischen Archivierung nach GoBD

Bei der elektronischen Archivierung gelten einige Sonderregelungen bzw. Spezifikationen. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form (GoBD) sehen folgende Richtlinien zur elektronischen Archivierung vor:

• Allgemeine Anforderungen: Diese entsprechen den allgemeinen Grundsätzen der Archivierung laut GoB.
• Datensicherheit: Alle elektronischen Daten müssen gegen Verlust und unberechtigten Zugriff / Veränderung gesichert werden.
• Unveränderbarkeit: Jedes elektronische Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
• Aufbewahrungsform: Alle aufzeichnungspflichtigen Daten, Dokumente und Unterlagen müssen grundsätzlich im Original – also auch im elektronischen Ursprungsformat – aufbewahrt werden.
• Erfassung von Papierdokumenten: Papierbelege dürfen elektronisch erfasst werden. Sie sind jedoch im Original aufzubewahren, sofern sich dies aus den außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften ergibt.
• Verfahrensdokumentation: Aus dem genutzten Datenverarbeitungssystem müssen Inhalt, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens ersichtlich sein.

Aufbewahrungsfristen für die Archivierung

Neben den Grundsätzen der Archivierung müssen sich Unternehmer auch an gewisse Aufbewahrungsfristen halten. Diese sind abhängig vom Dokumententyp und können unterschiedlich lang ausfallen.

Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für:

• Handelsbücher/Bücher, Inventare
• Jahresabschlüsse, Lageberichte
• die Eröffnungsbilanz
• Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte
• Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Personalakten

Eine reduzierte Aufbewahrungsfrist von nur 6 Jahren gilt für:

• empfangene Handels-/ Geschäftsbriefe
• Wiedergaben (Kopien) der abgesandten Handels-/ Geschäftsbriefe
• sonstige Unterlagen soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Achtung: Sofern Handelsbriefe zugleich Buchungsbelege sind (Rechnungen, Gutschriften) gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit dem Tag der Erstellung des Dokuments, sondern erst mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Sie endet nach Ablauf der Frist wiederum auch erst mit dem Ende des Kalenderjahres.

Beispiel: Herr J. erfasst einen Buchungsbeleg mit 12. März 2016. Er archviert das Dokument. Diesen Buchungsbeleg muss er bis 31. Dezember 2026 aufbewahren.