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Was du über Rechnungsstellung und Buchhaltung wissen solltest

Muss ich eine Rechnung an eine Privatperson ausstellen?

Wann muss ich wem eine Rechnung schreiben? Muss ich immer eine Rechnung ausstellen, auch an Privatpersonen? Diese Fragen stellen sich Selbstständige häufig, gerade in der Anfangszeit der Gründung, wenn Buchhaltung für sie noch Neuland ist. Grundsätzlich wird unterschieden, ob es sich bei deinem Kunden um eine Privatperson oder ein Unternehmen handelt.

Rechnung an eine Privatperson

Du führst eine Dienstleistung für eine Privatperson aus oder vertreibst ein Produkt an einen privaten Kunden? In diesem Fall musst du nicht unbedingt eine Rechnung oder einen Beleg erstellen, es sei denn, dein Kunde besteht darauf.

Es gibt bisher keine explizite Grundlage für die Rechnungsstellung an Privatpersonen. Nur für steuerpflichtige Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14 Abs. 2 Nr. 1 UstG) besteht eine Pflicht zur Rechnungsstellung. Das liegt daran, dass handwerkliche und haushaltsnahe Dienstleistungen (Lohnanteil) in der Einkommensteuer deines Kunden berücksichtigt werden können.

Darüber hinaus sieht das Umsatzsteuerrecht aber keine Verpflichtung vor, bei Leistungen an Privatpersonen eine Rechnung zu stellen. Aus zivilrechtlichen Gründen empfiehlt es sich aber, einer Privatperson eine Rechnung auszuhändigen. Durch diese Dokumentation sind nämlich Rechtsstreitigkeiten leichter zu händeln, weil Rechnungen als eindeutige Belege dienen.

Es gilt aber auch, dass du deinem Kunden eine Rechnung ausstellen musst, wenn dieser darauf besteht. Du solltest also auch im Hinterkopf behalten, dass dein Kunde eine Rechnung einfordern könnte und für diesen Fall gerüstet sein.

Beleg statt Rechnung von deinem Unternehmen an die Privatperson ausstellen

In vielen Fällen ist es schwierig, deinen Kunden eine Rechnung auszustellen, was mit dem folgenden Beispiel verdeutlicht werden soll. Nehmen wir an, du bist Yogalehrerin und an deinen wöchentlichen Stunden im Freien nehmen stets fünf bis zehn Privatpersonen teil.

Um steuerlich und aus zivilrechtlichen Gründen aber alles richtig zu machen, könntest du zum Beispiel mit einem Quittungsblock arbeiten, falls einer deiner Yogaschüler auf einen Beleg besteht. Den Quittungsblock erhältst zum Beispiel in Schreibwarengeschäften oder du kannst ihn im Internet bestellen.

Eine solche Quittung kannst du einfach vor Ort ausstellen. Auf der Quittung benennst du die Dienstleistung bzw. das Produkt, das Datum, den Ort, den Zahlungsbetrag und den Umsatzsteuersatz, falls du Umsatzsteuer abführen musst. Die Pflichtangaben entsprechen dabei der Rechnung, die du normalerweise an eine Privatperson ausstellst.

Die Quittung sollte zudem einen Firmenstempel aufweisen. Du könntest die Quittungen schon im Vorfeld mit deinem Stempel versehen, damit du ihn nicht zu deinen Kunden mitnehmen musst. Wenn du die Quittung ausgestellt hast, kannst du deinen Kunden fragen, ob er den Durchschlag der Quittung haben möchte. Das Original behältst du und hebst es für deine steuerlichen Unterlagen auf.

Was enthält die Rechnung an eine Privatperson?

Die Rechnung an Privatpersonen sollte generell dieselben Pflichtangaben enthalten wie auch die Rechnung an Unternehmen. Die Rechnung an eine Privatperson kannst du somit also immer nach demselben Muster erstellen.

Natürlich solltest du unter anderem zwischen brutto und netto auf deiner Rechnung an die Privatperson unterscheiden und beide Beträge aufführen sowie die Umsatzsteuer. Bist du Kleinunternehmer, musst du nur die netto Summe auf der Rechnung an die Privatperson aufführen.

Rechnung an Unternehmen

Führst du eine Dienstleistung für ein Unternehmen oder für eine andere selbstständige Person aus, kommst du nicht drumherum, eine Rechnung zu stellen, da, diese dazu verpflichtet sind, dem Finanzamt Rechnungen vorzulegen. Zudem müssen Unternehmer nach § 14b Abs.1 UStG Eingangs-und Ausgangsrechnungen zehn Jahre lang aufbewahren.

Ist der Rechnungsempfänger ein Unternehmen, möchte dieses natürlich den Vorsteuerabzug geltend machen, was nur funktioniert, wenn eine Rechnung vorliegt, die korrekt ausgestellt ist. Das Rechnungsmuster ist dabei immer gleich. Wenn du dem Unternehmen keine Rechnung ausstellst, muss dich dieses auch nicht bezahlen. An deine Kunden mit eigenen Business ist eine Rechnung also immer notwendig.

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