Wie schreibe ich eine Rechnung auf Englisch?

Das eigene Business auf ein neues Level bringen, geschäftlich zu neuen Ufern aufbrechen – klingt nach einem tollen Abenteuer, oder? Das ist es sicherlich auch; doch kein Abenteuer ohne Herausforderungen. Denn bei einer internationalen Ausweitung deiner selbstständigen Tätigkeit kommen meist auch Fremdsprachen ins Spiel.

Plötzlich reichen Rechnungen in deiner Muttersprache nicht mehr aus. Die Kunden möchten ihre Rechnung auf Englisch. Daher erklären wir dir hier, wie du im Handumdrehen eine Rechnung auf Englisch erstellst – selbst wenn du der Sprache nicht zu 100 % mächtig bist.

Rechnung erstellen auf Englisch – Was du beachten musst

Grundsätzlich gelten für den Inhalt deiner Rechnung die gleichen Anforderungen, wie auch für deine Rechnungen auf Deutsch. Das heißt, es müssen alle gesetzlich festgelegten Pflichtangaben enthalten sein.

Muster für eine Rechnung auf Englisch – So kann sie aussehen

Aber wie genau sieht eine Musterrechnung auf Englisch aus? Um dir das zu zeigen, haben wir eine Vorlage als Beispiel für dich erstellt:

Das Reverse-Charge-Verfahren bei Rechnungen auf Englisch – ein Muster

Wenn du Regelunternehmer (also nicht Kleinunternehmer) bist und Geschäftskunden (die ebenfalls nicht Kleinunternehmer sind) im EU-Ausland hast, dann musst du das Reverse-Charge-Verfahren kennen und anwenden.

An sich ist es ganz einfach: Wenn ein Geschäftskunde seinen Unternehmenssitz im EU-Ausland hat, fällt die Steuerschuldnerschaft auf ihn. Das bedeutet, dass nicht du Umsatzsteuer für diese Geschäfte an dein Finanzamt abführst, sondern dein Geschäftskunde an sein Finanzamt.

Konkret für deine Rechnungen an Geschäftskunden im EU-Ausland bedeutet das:

• Du berechnest keine Umsatzsteuer.
• Du gibst sowohl deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als auch die deines Kunden an.
• Du fügst einen Hinweis dazu ein, dass das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wird.

Für deine Musterrechnung auf Englisch musst du daher folgende Begriffe kennen:

• Umsatzsteuer ist auf Englisch „VAT“
• Die USt-IdNr. wird mit „VAT ID“, „VAT number“, „ EU VAT number“, „VAT identification number“ oder auch „VAT registration number“ übersetzt.
• Um auf Englisch auf das Reverse-Charge-Verfahren hinzuweisen, kannst du folgenden Satz verwenden: „According to the reverse charge system, tax liability transfers to the recipient of the services.“

Auf unserer Musterrechnung auf Englisch findest du diese Bestandteile übrigens auch, da dort das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wurde. Hier haben wir sie für dich markiert:

Rechnungen auf Englisch – Wie beschreibe ich meine Produkte bzw. Leistungen?

Dann sind da natürlich noch deine Produkte, die du vielleicht auch auf Englisch umschreiben möchtest. Denn deine Kunden im Ausland sollen natürlich verstehen, was ihnen da in Rechnung gestellt wird.

Ein Tipp von uns: Google Translate ist mit Vorsicht zu genießen! Stattdessen empfehlen wir dir, online Übersetzungstools wie linguee.com zu nutzen, die Übersetzungen in ihrem ursprünglichen Kontext anzeigen, sodass du sicherstellen kannst, dass die Übersetzung auch wirklich die Passende für dich ist.

Außerdem könntest du nach Unternehmen in einem englischsprachigen Land suchen, die ähnliche Produkte oder Leistungen wie du anbieten, und auf deren Webseite herausfinden, wie sie ihre Produkte bezeichnen. Von der Konkurrenz darf man sich nämlich durchaus manche Dinge abschauen. :)

So hilft dir dein Rechnungsprogramm beim Rechnung schreiben auf Englisch

Das Beste zum Schluss: Es gibt eine zuverlässige und zeitsparende Art und Weise, Rechnungen auf Englisch zu erstellen – und zwar mit einem Rechnungsprogramm wie Debitoor. Damit kannst du ganz einfach die Sprache der Rechnung auf Englisch einstellen und alle Felder auf der Rechnungsvorlage werden automatisch auf Englisch angezeigt.

Du musst dir also nur noch Gedanken darüber machen, wie du deine Produkte oder Leistungen angeben möchtest. Für das Hinzufügen einer Übersetzung eignet sich das Beschreibungsfeld sehr gut. Dann musst du auch nicht den Namen des Produkts im Programm ändern.

Noch ein Vorteil: Wenn du ein anderes EU-Land als das eigene angibst, wendet das Programm automatisch das Reverse-Charge-Verfahren an, indem die Umsatzsteuer auf 0 % gestellt wird. Du musst nur noch einen Hinweis auf Englisch zu Reverse-Charge in das Bedingungen-Feld eintragen und schon kannst du die Rechnung fertigstellen. :)