Was gilt es bei der Lohnabrechnung bzw. der Gehaltsabrechnung zu beachten?
Sind Lohnabrechnungen für dich ein Buch mit sieben Siegeln? Kein Problem – wir zeigen dir, wie es geht! Erfahre, was eine Lohnabrechnung genau beinhaltet, wozu dein Mitarbeiter sie eigentlich braucht und wie du die Abrechnung einfach, schnell und sicher durchführen kannst.
Du hast vor einiger Zeit dein eigenes Unternehmen gegründet? Dann kannst dich nun wahrscheinlich über die ersten Erfolge freuen, benötigst aber sicher auch Hilfe. Daher ist es ganz logisch, dass du deine ersten Mitarbeiter einstellst.
Als Arbeitgeber bist du nun mit einigen Pflichten konfrontiert: Zum Beispiel haben deine Angestellten das Recht auf eine korrekte Gehaltsabrechnung. Doch was genau steht darin und wozu braucht man sie?
Was ist eine Lohnabrechnung und wofür braucht dein Mitarbeiter sie?
In der Gehaltsabrechnung deines Mitarbeiters sind alle Abzüge des Bruttolohns verzeichnet. Abgezogen werden in der Regel Einkommensteuer, Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie ggf. die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag.
Die Summe, die unterm Strich übrig bleibt, zahlst du als Nettolohn auf das Konto deines Mitarbeiters aus. Zur dieser Lohnabrechnung in Textform bist du als Arbeitgeber verpflichtet, wie die Gewerbeordnung vorschreibt.
Die Gehaltsabrechnung kannst du deinem Mitarbeiter einfach persönlich an seinem Arbeitsplatz aushändigen, digital bereitstellen oder auch per Post versenden.
Dein Mitarbeiter braucht diesen Einkommensnachweis bei vielen alltäglichen Gelegenheiten: Wenn er seine Steuererklärung einreichen möchte, eine neue Wohnung sucht oder einen Kredit aufnimmt.
Wie führst du die Gehaltsabrechnung korrekt durch?
Um die Lohnabrechnung durchzuführen, brauchst du zunächst ein paar Grunddaten deines Mitarbeiters. Das sind beispielsweise:
1. Vorname, Nachname, Adresse und Geburtsdatum deines Mitarbeiters
2. Eintrittsdatum deines Mitarbeiters
3. Austrittsdatum, sofern dein Mitarbeiter direkt im ersten Monat das Unternehmen verlässt
4. Arbeitsstunden pro Woche
5. Angabe der Krankenkasse
6. Sozialversicherungspflichtige Beurteilung (bei der Krankenversicherung erfragen)
- Dreistelliger Personengruppenschlüssel (enthält Besonderheiten der Beschäftigung wie beispielsweise Ausbildung, Praktikum etc.)
- Vierstelliger Beitragsgruppenschlüssel (enthält Informationen zu Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung)
- Sozialversicherungsnummer
7. Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
8. Monatliches Bruttogehalt
9. Girokonto zur Auszahlung des Nettogehalts
Mit all diesen Angaben kannst du die jeweiligen Abzüge errechnen und die erforderlichen Meldungen an das Finanzamt, die Berufsgenossenschaft und die Krankenkasse erstellen. An das Finanzamt führst du die Lohnsteuer und ggf. den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer ab.
Alle Sozialabgaben (Kranken-, Pflege, Renten- und Arbeitslosenversicherung) gehen an die Krankenkasse. Die Berufsgenossenschaft möchte hingegen die Beiträge der Unfallversicherung erhalten.
Wie du mit einer Lohnabrechnungssoftware Gehaltsabrechnungen einfach selbst erstellst
Manch ein Gründer mag in einer Excel-Tabelle Gehaltsabrechnungen durchführen und die Meldungen händisch an Finanzamt und Co. verschicken. Doch besonders, wenn du in der Lohnabrechnung unerfahren bist und diese z.B. aus Kostengründen nicht an einen externen Lohnbuchhalter auslagern möchtest, gibt es eine bessere Möglichkeit.
Speziell für Startup-Gründer gibt es die Lohnabrechnungssoftware ilohngehalt – sozusagen eine DIY-Lösung für alle, die die Fäden gerne selbst in der Hand halten.
In der Software wirst du Schritt-für-Schritt durch das Programm geführt. Die Meldungen an Krankenkasse, Finanzamt und Berufsgenossenschaft werden automatisiert versendet. So kann garantiert nichts mehr schiefgehen!
