Bei PayPal handelt es sich um einen Online-Bezahldienst, mit dem dich deine Kunden bezahlen können. PayPal eignet sich besonders für kleine und mittlere Geldsummen.
Du kannst das Rechnungsprogramm Debitoor einfach mit PayPal verbinden. Auf diese Weise hast du deine Einnahmen und Ausgaben aus PayPal zusammen mit denen aus allen anderen Bankkonten übersichtlich an einem Ort.
Wie PayPal funktioniert - eine Übersicht
Im Gegensatz zur SEPA Lastschrift, ist PayPal keine Zahlungsweise, die Banken anbieten. Bei Paypal handelt sich um ein eigenständiges Unternehmen. Somit ist PayPal ein Vermittler von Geld. Das hat für dich den Vorteil, dass du sofort Geld in verschiedenen Währungen von deinen Kunden erhalten kannst. Andersherum kannst du deinen Händler sofort bezahlen.
1. Bei PayPal anmelden und Konto erstellen
Vor dem Hintergrund, dass PayPal keine Bank, sondern eine Firma ist, gibt es weder für dich, noch für deine Kunden ein klassisches Bankkonto. Du musst dich bei PayPal anmelden und ein Konto erstellen. Um ein Paypal Konto zu erstellen, musst du dich mit deiner E-Mail-Adresse auf der Webseite von PayPal registrieren.
Das PayPal Konto ist dein Account bei PayPal. Dort gibst du deinem Namen, deine aktuelle Anschrift sowie eine Kreditkarte oder ein Bankkonto an.
Tipp: Wenn du selbstständig bist und damit geschäftliche Zahlungen von deinen Kunden empfängst, musst du dir ein PayPal Geschäftskonto einrichten. Du kannst dein privates Konto auch später kostenlos in ein Geschäftskonto umwandeln.
2. Bankkonto oder Kreditkarte bei PayPal hinzufügen
Um dich bei PayPal anmelden und Geld senden zu können, musst du ein Bankkonto oder eine Kreditkarte hinzufügen. Du kannst auch beides nehmen oder auch mehr als ein Bankkonto in deinem PayPal-Account hinterlegen.
3. Bankkonto oder Kreditkarte bei PayPal bestätigen
Nachdem du dein Bankkonto oder deine Kreditkarte mit PayPal verbunden hast, kommt der letzte Schritt. Mit diesem Schritt bestätigst du nicht nur dein Bankkonto oder deine Kreditkarte, sondern auch dein gesamtes PayPal Konto.
Wenn du ein Bankkonto hinzugefügt hast und es nun bestätigen möchtest, überweist PayPal dir ein paar Tage später einen kleinen Gesamtbetrag (0,01 Euro) auf das von dir angegebene Bankkonto. In dieser Überweisung ist ein vierstelliger Zahlencode enthalten, den du in deinem PayPal Konto angibst, um dein Konto zu bestätigen.
Wenn du eine Kreditkarte statt einer Bankkarte bei PayPal bestätigen möchtest, ist der Vorgang sehr ähnlich. Der Unterschied beim Bestätigen einer Bankkarte und einer Kreditkarte ist, dass PayPal einen kleinen Gesamtbetrag von deiner Kreditkarte abbucht. Du bekommst ihn nach spätestens 30 Tagen wieder von PayPal als Gutschrift zurück.
Rechnungen mit PayPal bezahlen
Deine Kunden können Rechnungen mit Paypal bezahlen. Voraussetzung ist, dass du und deine Kunden ein PayPal Konto habt. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Rechnungen per PayPal zu bezahlen.
1. Möglichkeit zum Bezahlen von Rechnungen mit Paypal
Die erste Möglichkeit ist, dass deine Kunden PayPal direkt beim Bezahlen von Rechnungen wählen. Ein Beispiel dafür ist ein Online Shop oder deine Webseite. Hier werden sie automatisch beim Bezahlen auf die Internetseite von PayPal geleitet und erhalten die bezahlte Rechnung per Mail oder per Post zusammen mit der Ware.
Wenn du online keine Auswahlmöglichkeiten zum Bezahlen hast (z.B. kleiner stationärer Reparaturshop von Handys), gibst du deinen Kunden den Namen (deine E-Mail-Adresse) deines PayPal Kontos. Beim Bezahlen gibt dein Kunde deinen Namen (deine E-Mail-Adresse) ein und wählt als Option „Artikel oder Dienstleistung bezahlen”. Die Rechnung erhält dein Kunde hier per Mail oder direkt vor Ort.
2. Möglichkeit zum Bezahlen von Rechnungen mit Paypal
Die zweite Möglichkeit, Rechnungen mit PayPal zu bezahlen, ist mit Hilfe eines persönlichen Links (PayPal.Me), den du in deine Rechnungen einfügen kannst. Pro PayPal Konto kann immer es nur einen Link geben.
3. Möglichkeit zum Bezahlen von Rechnungen mit Paypal
Die dritte Möglichkeit für Kunden deine Rechnungen mit PayPal zu bezahlen, ist aus deinem PayPal Geschäftskonto direkt Rechnungen zu versenden. Beachte jedoch dabei, dass du dann deine PayPal-Rechnungen in deinem PayPal Account hast. Alle anderen Rechnungen, die du zum Beispiel mit einem Rechnungsprogramm ausgestellt hast, erscheinen nicht in deinem PayPal Geschäftskonto.
Kosten und Gebühren bei PayPal
Ein Konto bei PayPal zu erstellen ist kostenlos. Das gilt sowohl für dein Geschäftskonto, für dein privates PayPal Konto.
Sobald du für deine Leistungen Geld von deinen Kunden über PayPal erhältst, musst du 1,9 % +53 Cent innerhalb der EU als Gebühr an PayPal zahlen. Bei Gesamtbeträgen von maximal 5 Euro fallen 10 % +10 Cent als PayPal-Gebühr an.
PayPal und die Buchhaltung
Dein PayPal Konto muss in der Buchhaltung wie jedes andere Bankkonto aufgeführt werden. Somit werden alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge bei PayPal in deiner Buchhaltung genauso wie bei einem regulären Bankkonto erfasst und verbucht.
Damit entsprechen die Buchungsregeln eines Bankkontos einem PayPal Konto. Die PayPal Provision kannst du in voller Höhe als Betriebsausgabe später absetzen.
Ist PayPal eine sichere Zahlungsweise?
Grundsätzlich ist Paypal sicher, zumal du oder dein Kunde nur die E-Mail Adresse oder nur einen PayPal.Me Link voneinander sehen. Damit werden keine Kontodaten ausgetauscht.
Damit PayPal eine wirklich sichere Zahlungsweise ist, empfiehlt es sich, bei der Anmeldung nicht nur das Endgerät zu nutzen, sondern zusätzlich die Zwei-Faktor-Authentifizierung von PayPal zu benutzen. Hierbei hinterlegst du bei PayPal eine Telefonnummer, auf die du eine Nummer zugesendet bekommst. Die erhaltene Nummer gibst du beim Anmelden bei PayPal ein.
Ein Abschließender Tipp gegen PayPal Betrug und Steuerfehler
Bei PayPal gibt es die Option „Geld an einen Freund senden” senden. Für geschäftliche Zahlungen solltest du nie diese Möglichkeit wählen, sondern auf „Artikel oder Dienstleistung bezahlen” zurückgreifen.
Der Grund ist, dass du bei der zweiten Option keinen Käuferschutz hast, da „Geld an einen Freund” nur für private Käufe gedacht ist. Ein klassisches Beispiel dafür ist das Geburtstagsgeschenk an Kollegen oder Freude, an dem mehrere Leute beteiligt sind.
Zum anderen ist es steuerlich nicht ganz korrekt, wenn du von deinen Kunden private Zahlungen erhältst. Auf diese Weise entgehst du der Gebühr, die du an PayPal zahlen musst.
Zudem prüft PayPal ein Konto, auf dem im laufenden Jahr mehr als 2500 Euro oder aufeinmal mehr als 1000 Euro gesendet wurden.
