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So verknüpfst du Debitoor mit Invoice Recur

Verbinde Invoice Recur mit deinem Debitoor Account und erstelle spielend einfach wiederkehrende Rechnungen. Invoice Recur nimmt dabei vorhandene Rechnungen als Vorlage und erstellt daraus regelmäßig wiederkehrende Rechnungen und sendet diese auf Wunsch direkt an deine Kunden.


Erstelle zunächst einen Account bei Invoice Recur) Nach dem ersten Login wirst du direkt aufgefordert, den neuen Account mit Debitoor zu verbinden. Klicke hier auf „Gewähren“:

Danach besteht direkt Zugriff auf den Menüpunkt „Wiederkehrende Rechnung“.

Wiederkehrende Rechnungen anlegen
Zunächst muss nun eine wiederkehrende Rechnung angelegt werden. Lege dazu eine Rechnung bei Debitoor an, die mit „Rechnung fertigstellen“ bestätigt werden muss. Erst jetzt ist diese Rechnung unter den Vorlagen ersichtlich, die als Basis für Invoice Recur genutzt wird:

Um die gewünschte Vorlage schneller zu finden, steht hier auch eine Suche zur Verfügung.

In den Auftrags-Optionen wird nun die Verwendungsart der Vorlage ausgewählt. Zur Auswahl stehen:

  • Entwurf erstellen
    Die Vorlage wird als neuer Rechnungsentwurf in Debitoor abgelegt und kann dort weiter bearbeitet werden

  • Rechnung abschliessen
    Die Vorlage wird als abgeschlossene Rechnung in Debitoor abgelegt. Dabei wird die Rechnung nicht an den Kunden gesendet.​

  • Rechnung abschliessen & senden
    Diese Option ist analog zu „Rechnung abschliessen“ mit dem Unterschied, dass die Rechnung direkt an den Kunden gesendet wird. Dafür wird die Debitoor-Mail Funktion genutzt. Dadurch kann überprüft werden, ob die E-Mail auch angesehen wurde.​

Zusätzlich kann der Inhalt der E-Mail an den Kunden noch etwas angepasst werden. Dafür stehen u.a. auch verschiedene Parameter zur Verfügung, die automatisch ersetzt werden. So wird beispielsweise %monat% durch den aktuellen Kalendermonat ersetzt und %monat+1% durch den kommenden Kalendermonat.
Durch den Platzhalter %rechnungsnummer% wird die von Debitoor vergebene Rechnungsnummer eingesetzt. Tutorial Invoice Recur In dem Feld „Wiederholungs-Intervall“ wird festgelegt, in welchem Intervall die Rechnung neu erstellt wird.
In dem Feld „Wiederholungs-Intervall“ wird festgelegt, in welchem Intervall die Rechnung neu erstellt wird.
Die letzte Pflichtangabe ist noch das Startdatum, an dem die erste Wiederkehrende Rechnung erstellt werden soll sowie die Anzahl an Ausführungen, wann dieser Auftrag automatisch beendet wird.
Wünscht man keinen (optionalen) Hinweis auf der Rechnung, kann der Auftrag nun angelegt werden.

Wiederkehrende Rechnung einsehen / bearbeiten
Über den Menüpunkt „Auftragsübersicht“ sind alle angelegten Aufträge aufgelistet. Die hier dargestellten Icons zeigen direkt, was für eine Auftrags-Option der jeweilige Auftrag hat und ob er aktiv oder pausiert ist. Hier können die Aufträge auch bearbeitet oder gelöscht werden.

Auswertung
In der Auswertung werden alle bereits erstellten wiederkehrenden Rechnungen aufgelistet. Die erstellte Rechnung kann auch direkt heruntergeladen werden, sofern sie nicht innerhalb von Debitoor gelöscht wurde. Sollte bei der Ausführung des Auftrags ein Fehler aufgetreten sein, ist dieser ebenfalls in dieser Übersicht aufgeführt.

Bei weiteren Fragen stehen wir gerne jederzeit zur Verfügung.