Debitoor Lexikon

Rechnungsstellung & Buchhaltung einfach erklärt

Über 150 Artikel für Gründer und Kleinunternehmer

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Rechnungssoftware – Was ist eine Rechnungssoftware?

Eine Rechnungssoftware ist ein Programm, mit dem du Rechnungen schreiben, versenden und verwalten kannst.

Du bist Unternehmer und willst eine Rechnung schreiben? Erfahre hier, wie dir eine Rechnungssoftware dabei helfen kann!

Eine Rechnungssoftware bietet Unternehmern die Möglichkeit, Rechnungen schnell und einfach zu schreiben, zu versenden und zu verwalten. In ihren Funktionen ist eine Rechnungssoftware identisch mit einem Rechnungsprogramm.

Funktionen einer Rechnungssoftware

Mit einer Rechnungssoftware stehen Unternehmen folgende Funktionen zur Verfügung:

Rechnungen schreiben mit Rechnungsvorlage

Die wichtigste Funktion in einem Rechnungsprogramm ist die Rechnungsstellung, also: Das Schreiben von Rechnungen.

Eine Rechnungssoftware verfügt dabei über eine rechtskonforme Rechnungsvorlage, die alle wichtigen Pflichtangaben einer Rechnung beinhaltet:

Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Leistungsdatum

Alle drei Angaben zählen zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung. Besonders wichtig ist dabei eine fortlaufende Nummerierung der Rechnungen. Jede Rechnungsnummer darf darüber hinaus nur einmal vergeben werden.

Um falsche Nummerierung und fehlerhafte Datumsangaben zu vermeiden, werden diese Felder von einer Rechnungssoftware automatisch ausgefüllt (Auto-Fill-In Funktion).

Angaben zum Rechnungssteller

Name, Anschrift und Steuernummer des Rechnungsstellers sind ebenfalls Pflichtangaben auf einer Rechnung. Eine Rechnungssoftware übernimmt diese Angaben bereits automatisch aus den Einstellungen der Rechnungssoftware – dadurch ersparen sich Unternehmer manuellen Aufwand.

Angaben zum Rechnungsempfänger

In einer Rechnungssoftware lässt sich eine Kundendatenbank anlegen, sodass bei der Rechnungsstellung schnell auf Name und Anschrift des Kunden zugegriffen werden kann.

Versendet ein Unternehmer eine Rechnung an einen Kunden, muss er die Daten nicht manuell eingeben, sondern kann den Kunden per Dropdown-Menü aus der Kundendatenbank zur Rechnung hinzufügen.

Angaben zur Ware / Dienstleistung

Ebenso wie die Eingabe der Kundendaten funktioniert auch die Eingabe der Produktdaten oder Leistungsdaten: Der Unternehmer wählt einfach ein Produkt aus seiner Produktdatenbank per Dropdown-Menü aus und fügt sie damit der Rechnung hinzu.

Rechnungsbetrag

Der Rechnungsbetrag einer Rechnung ist ebenfalls eine wichtige Pflichtangabe. Dabei genügt es nicht, den Bruttobetrag anzuführen. Es müssen Nettobetrag, Bruttobetrag, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag angegeben werden. Eine Rechnungssoftware berechnet diese Daten automatisch, sodass kein manueller Rechenaufwand nötig ist.

Hinweis: Noch mehr über die wichtigsten Pflichtangaben auf einer Rechnung findest du hier: Was muss auf einer Rechnung stehen?

Rechnungssoftware: Professioneller Rechnungsdesigner

Eine Rechnungssoftware verfügt nicht nur über eine professionelle Rechnungsvorlage. Rechnungen können mithilfe eines Rechnungsdesigners auch individuell gestaltet werden.

Zu den verfügbaren Rechnungsdesigns einer Rechnungssoftware zählen:

  • Classic: Klassisches Rechnungsdesign
  • Einfach: Reduziertes, minimalistisches Rechnungsdesign
  • Elegant: Geschwungenes Rechnungsdesign
  • Vollbild: Rechnungsdesign mit breitem Headerbild
  • Blöcke: Rechnungsdesign mit Blockbild im Header

Darüber hinaus können diese Rechnungsdesigns weiter individualisiert werden. Anpassbar sind:

  • Logo
  • Schriftart
  • Schriftfarbe
  • Hintergrundfarbe
  • Zusätzliche Rechnungsfelder: Unterschrift, Kundennummer etc.

Zusammenfassend: Mit dem Rechnungsdesigner in einer Rechnungssoftware können Unternehmen ihre Rechnungen per Mausklick professionell und individuell gestalten.

Rechnungen versenden mit einer Rechnungssoftware

Nachdem die Rechnung fertig geschrieben und gestaltet ist, muss die Rechnung verschickt werden. Eine Rechnungssoftware bietet dafür die Versand-per-Mausklick Funktion an. Per Klick auf den Button „Jetzt versenden“ kann die fertige Rechnung einfach und schnell direkt online aus dem Programm heraus versendet werden. Dadurch sparen Unternehmer außerdem Druckkosten und Portokosten.

Alternativ kann jede Rechnung auch ausgedruckt und klassisch auf dem Postweg versendet werden.

Rechnungssoftware mit Banking-Funktion

Nach Versand der Rechnung sollte der Zahlungseingang regelmäßig überprüft werden. Eine Rechnungssoftware erspart Unternehmern dabei manuellen Aufwand:

Bankkonto und Rechnungssoftware können direkt miteinander verknüpft werden. So verzeichnet das Rechnungsprogramm automatisch jede eingehende Zahlung auf dem Konto – und verknüpft Rechnung und Zahlung automatisch. In der Rechnungsübersicht werden die bezahlten Rechnungen dann grün markiert – so sehen Unternehmen auf einen Blick, welche Rechnung bereits beglichen wurde.

Rechnungsverwaltung: Rechnungen richtig organisieren

Zentral für eine Rechnungssoftware ist auch die automatische Rechnungsverwaltung. Diese betrifft nicht nur die bereits angesprochene Banking-Funktion.

Um Unternehmern einen automatischen Überblick über ihre Rechnungen zu geben, verfügt jede Rechnungssoftware über eine Rechnungsübersicht.

Die Rechnungsübersicht zeigt den Status jeder Rechnung: Wurde eine Rechnung beispielsweise in der Zahlungsfrist nicht beglichen, erscheint sie rot hinterlegt. So ist auf einen Blick ersichtlich, welche Rechnung überfällig ist. Die Rechnung kann nun per Mausklick in eine Mahnung umgewandelt und diese versendet werden.

Vorteile und Nachteile einer Rechnungssoftware

Welche Vorteile und welche Nachteile hat eine Rechnungssoftware? Im Folgenden wird näher auf diese beiden Kriterien eingegangen:

Vorteile einer Rechnungssoftware

Die Vorteile einer Rechnungssoftware wurden im vorangegangenen Kapitel bereits an einigen Stellen erwähnt. Zusammenfassend lassen sich folgende Vorteile feststellen:

  • 100% rechtskonforme Rechnungsvorlage mit Auto-Fill-In Funktion
  • Professionelles Rechnungsdesign mit individueller Gestaltung
  • Direkter Rechnungsversand per Mausklick aus dem Programm heraus
  • Automatischer Zahlungsabgleich der Rechnungen (Banking)
  • Einfache und schnelle Rechnungsverwaltung mit aktuellem Rechnungsstatus
  • Viele weitere praktische Funktionen, wie Angebote erstellen, Lieferscheine versenden etc.

Unternehmen, die ihre Rechnungen mit einer Rechnungssoftware schreiben, ersparen sich dadurch viel manuellen Aufwand in der Rechnungsstellung.

Nachteile einer Rechnungssoftware

Eine Rechnungssoftware hat neben vielen Vorteilen auch einige Nachteile. Zu den Nachteilen zählen:

  • Auswahl der richtigen Rechnungssoftware
  • Eine gute Rechnungssoftware ist nicht kostenlos

Um die richtige Rechnungssoftware für dich zu finden, sollten sich Unternehmer Zeit nehmen und verschiedene Rechnungsprogramme testen. Auch die Kosten sind überschaubar – eine gute Rechnungssoftware kann schon ab 4€ monatlich abonniert werden.

Rechnungssoftware für Gründer & Kleinunternehmer

Rechnungssoftware ist nicht gleich Rechnungssoftware. Jedes Rechnungsprogramm richtet sich an eine bestimmte Kundengruppe bzw. bestimmte Unternehmen. Es gibt Rechnungssoftware für Gründer & Kleinunternehmer, für mittelständische Unternehmen und für große Konzerne.

Eine Rechnungssoftware für Gründer & Kleinunternehmer zeichnet sich durch folgende Kriterien aus:

  • Einfache und intuitive Bedienung
  • Automatisierungen
  • Optierung auf Kleinunternehmerregelung (Rechnung ohne Umsatzsteuer)
  • Zusammenfassende Berichte, insbesondere EÜR

Mobile Rechnungssoftware für iOS und Android

Unternehmer müssen heutzutage mobil sein. Fotografen, Berater und Handwerker beispielsweise verbringen nur wenig Zeit im Büro, sondern sind häufig unterwegs und führen ihre Aufträge direkt beim Kunden aus. Eine gute Rechnungssoftware sollte darum auch per mobile App auf dem Handy verfügbar sein.

So können Unternehmer auch direkt beim Kunden eine Rechnung erstellen und bezahlen lassen – beispielsweise bar oder per Kreditkarte. So bleiben Unternehmer flexibel und können ihre Rechnungssoftware auch unterwegs optimal nutzen.

Rechnungssoftware Debitoor: Rechnungen schreiben in nur 1 Minute

Eine gute Rechnungssoftware zu finden ist nicht einfach. Gerade für Gründer und Kleinunternehmer ist es schwierig, das passende Rechnungsprogramm zu finden – viele Programme sind komplex und ohne BWL-Kenntnisse nur schwer verständlich.

Die Rechnungssoftware Debitoor hat sich speziell auf die Anforderungen von Gründern und kleinen Unternehmen spezialisiert. Mit Debitoor steht Gründern ein einfaches und intuitives Rechnungsprogramm mit vielen praktischen Automatisierungen zur Verfügung.

Rechnungen können in weniger als 1 Minute geschrieben und versendet werden. Und das natürlich auch mobil: Durch die Debitoor iOS und Android Apps können Unternehmer auch mobil eine Rechnung schreiben – und diese durch Integrationspartner wie das Kartenlesegerät SumUp direkt vor Ort bezahlen lassen.