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Warenwirtschaftssystem (WWS)

Warenwirtschaftssystem (WWS) – Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Die Definition von Warenwirtschaftssystem (auch WWS oder WaWi) lautet: ein Programm, das die Bewegung deiner Ware erfasst. Es hält also Vorgänge wie Wareneingang, Warenausgang, Einkauf und Verkauf fest.

Du möchtest dein Warenwirtschaftsprogramm mit deiner Buchhaltung verbinden? Per API Schnittstelle ist das beim Rechnungsprogramm Debitoor möglich.

Auf Englisch spricht man bei einem Warenwirtschaftssystem von „merchandise management system“ (MMS), wobei du aber auch auf ähnliche Begriffe stoßen kannst, wie z.B. „inventory management system“.

Benutzt werden Warenwirtschaftssysteme vor allem in Fertigungsbetrieben und im Großhandel. Doch auch im Einzelhandel kommt oft ein Warenwirtschaftssystem zum Einsatz.

Warenwirtschaftssystem – Welche Funktionen bietet ein WWS?

Welche Aufgaben erfüllt eine Warenwirtschaft?

Warenwirtschaftssysteme umfassen einige zentrale Aufgaben. Sie...

  • ...steuern deinen Warenfluss
  • ...erfassen Daten zu deinen Waren und Kunden
  • ...dokumentieren betriebliche Vorgänge im Rahmen der Rechnungslegung
  • ...erfassen deine Warenbestände für die Bestandsaufnahme bzw. Inventur
  • ...generieren statistische Auswertungen zu deinem Warenfluss

So behältst du immer den Überblick über die Bewegungen deiner Ware und weißt beispielsweise, wann der Bestand an einem bestimmten Produkt niedrig ist und du mehr davon beschaffen musst.

Welche Bestandteile hat eine WaWi?

Ein WWS besteht in der Regel aus fünf grundlegenden Bestandteilen:

Mit dem Einkaufssystem verwaltest du Warenangebote, nimmst Bestellungen auf, verteilst Aufträge (Disposition) und verwaltest Reklamationen. Das Verkaufssystem ermöglicht es dir, Verkaufsaktionen zu planen, Kunden- und Verkäuferdaten zu verwalten, sowie Retouren auszuführen.

Dann gibt es noch das Lagerverwaltungssystem. Damit verwaltest du deinen Lagerbestand sowie deine Lagerplätze, führst Umlagerungen durch und wickelst die Inventur ab.

Das Wareneingangssystem prüft Rechnungen, führt die Warenannahme sowie Warenkontrolle aus und regelt die Anlieferung. Zuletzt hat eine WaWi noch ein Wareneingangssystem, mit dem du Aufträge bearbeitest, den Warenausgang kontrollierst, die Waren für die verschiedenen Aufträge zusammenstellst (Kommissionierung) und den Versand regelst.

Bekomme ich ein Warenwirtschaftssystem kostenlos?

Man findet online tatsächlich Angebote für eine kostenlose Warenwirtschaft. Meist liegt dabei das Basispaket bei 0 €. Dieses Paket kann für kleinere Betriebe durchaus ausreichend sein. Für größere Betriebe mit einer großen Zahl an Mitarbeitern, die Zugang zur Software brauchen, sowie vielen Warenbewegungen, wird es schwieriger sein, ein Warenwirtschaftsprogramm kostenlos zu bekommen.

Hier verhält es sich wie mit vielen Softwares für Unternehmer: Eine gewisse Investition lohnt sich, da solche Programme die Arbeit erleichtern.

Welche Vorteile bietet ein Warenwirtschaftsprogramm?

Wenn du für deine Warenwirtschaft eine Software nutzt…

  • ...sind die Daten zu deinen Warenbewegungen und Lagerbeständen sicher elektronisch erfasst und können jederzeit in wenigen Klicks abgerufen werden
  • ...kannst du deine Produkte in mehreren Lagern verwalten, ohne den Überblick zu verlieren
  • ...weißt du dank automatisch generierter Statistiken immer, wie es um deinen Warenbestand steht

Ein Warenwirtschaftssystem erspart dir also umständliche, manuelle Arbeit, wodurch du Fehler vermeidest und Zeit sparst.