Spesen – Was sind Spesen?
Spesen sind Verpflegungskosten, die anfallen, wenn man beruflich verreist. Als Freiberufler oder Selbstständiger kannst du diese Kosten von der Steuer absetzen, während Arbeitnehmer Spesen steuerfrei von ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen.
Auf englisch wird Spesen meist mit „travel expenses‟ übersetzt.
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Zwar sind beim Begriff Spesen manchmal auch Betriebsausgaben gemeint, die nicht während einer Geschäftsreise anfallen (z.B. das Anschaffen eines Lochers); unter die klassische Definition von Spesen fallen jedoch nur mit einer Reise verbundene Kosten.
Oft spricht man bei Spesen auch von Auslöse, Tagegeld, Verpflegungsmehraufwand oder Verpflegungsmehraufwendungen. Diese können in vier Kategorien unterteilt werden:
- Fahrtkosten (z.B. Zugtickets)
- Verpflegungskosten (z.B. Mittagessen in einem Lokal)
- Übernachtungskosten (z.B. Hotelkosten)
- Reisenebenkosten (z.B. Parkplatz- oder Telefongebühren)
Hinweis: Wundere dich nicht, wenn die Verpflegungspauschale nicht deine kompletten Essensausgaben abdeckt, die auf deiner Reise anfallen. Dafür ist sie nämlich nicht gedacht.
Denn wenn du nicht auf Geschäftsreise bist, setzt du auch nicht alle Mahlzeiten steuerlich ab. Das tägliche Frühstück oder Abendessen, dass du zuhause zu dir nimmst, zahlst du beispielsweise selbst. Die Verpflegungspauschale soll nur den Mehraufwand abdecken, d.h. die Zusatzkosten, die aufgrund der Reise anfallen.
Spesensätze – Wie funktioniert die Spesenabrechnung?
Das Finanzamt erstattet die Steuern für Spesen über Pauschalbeträge (z.B. Reisekostenpauschale). Du kannst in deiner Steuererklärung Spesen für Reise und Verpflegung also nicht anhand der tatsächlich angefallenen Kosten geltend machen.
Die einzelnen Pauschalbeträge nennt man Spesensätze. Die Höhe der einzelnen Spesensätze hängt von der Reisedauer sowie dem Reiseland ab. Weiterhin musst du zwischen ein- und mehrtägigen Geschäftsreisen unterscheiden. Wichtig ist auch, ob deine auswärtige Berufstätigkeit mit oder ohne Übernachtung stattgefunden hat.
Hinweis: Das Finanzamt erwartet, dass deine Reisekosten angemessen sind. Wenn du also beispielsweise ein Luxushotel in einer Gegend buchst, in der es auch günstigere Alternativen gibt, wirst du diese Kosten nicht geltend machen können.
Vorsicht bei Übernachtungskosten: keine Pauschale für Selbstständige
Anders als bei Reise- und Verpflegungskosten, darfst du als Selbstständiger für die Übernachtungskosten keine Übernachtungspauschale berechnen. Stattdessen musst du anhand von Belegen die tatsächlichen Kosten angeben.
Übernachtungskosten sind übrigens als Betriebsausgaben vorsteuerabzugsfähig. Jedoch musst du dafür den ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % berechnen.
Korrekte Spesenabrechnung bei bereitgestellten Mahlzeiten
Wird dir eine Mahlzeit bereitgestellt, z.B. bei einer Veranstaltung, dann darfst du als für diese Mahlzeit keine Pauschale berechnen.
Beispiel: Du fährst an einem Dienstag zu einem Training, das bis Freitag dauert. Die Teilnahmegebühr, die du als Betriebsausgabe steuerlich absetzt, beinhaltet für Donnerstag ein Mittagessen. Du darfst also für den viertägigen Aufenthalt nur 3x Mittagessen berechnen (anstatt 4x).
Spesen in Deutschland
Bei den Spesensätze musst du zwischen Spesen in Deutschland und Spesen im Ausland unterscheiden.
In Deutschland kannst du Spesen von der Steuer absetzen, wenn deine Geschäftsreise mindestens acht Stunden dauert. Denn bis acht Stunden geht das Finanzamt davon aus, dass du von zuhause Verpflegung, d.h. Speisen und Getränke, für deinen Aufenthalt mitnehmen kannst.
Dauert deine auswärtige Berufstätigkeit mehr als acht Stunden, aber ohne Übernachtung, liegt der Spesensatz bei 12 € pro Kalendertag. Bei einer mehrtägigen Reise ist der Spesensatz 24 € pro vollem Kalendertag und jeweils 12 € für die An- und Abreisetage.
Im Inland kannst du außerdem für das Mittag- und Abendessen jeweils 9,60 € von der Steuer absetzen. Wenn du das Frühstück nicht bei der Übernachtung mitgebucht hast, kannst du dafür die Pauschale von 4,80 € geltend machen.
Spesen im Ausland
Der Verpflegungsmehraufwand für Reisen ins Ausland ist je nach Land unterschiedlich. Es gelten für jedes Land bzw. für bestimmte Ländergruppen individuelle Pauschalbeträge. Die für 2019 festgelegten Spesensätze für die verschiedenen Länder kann man dem entsprechenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu Reisekosten entnehmen.
