Debitoor Lexikon

Rechnungsstellung & Buchhaltung einfach erklärt

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Offene Posten - Was sind offene Posten?

Offene Posten sind in der Buchführung Forderungen oder Verbindlichkeiten, die bis dato noch nicht ausgeglichen wurden.

Mit dem Rechnungsprogramm Debitoor kannst du ganz einfach den Überblick über deine offenen Posten behalten.

Offene Posten können beispielsweise unbezahlte Lieferantenrechnungen (Kreditoren) oder Kundenrechnungen (Debitoren) sein. Wird eine solche Rechnung also eingebucht, aber erst später bezahlt, entsteht ein offener Posten.

Ausgeglichen wird der offene Posten durch die Zahlung der Rechnung.

Die Summe aller offenen Posten wird als „OP-Saldo“ (kurz für Offene-Posten-Saldo) bezeichnet.

Bedeutung von offenen Posten

Offene Posten stehen in engem Zusammenhang mit der Liquidität eines Unternehmens. Eine zu hohe Anzahl offener Posten kann zu Zahlungsengpässen führen.

Eine möglichst niedrige Anzahl an offenen Posten wirkt sich dagegen grundsätzlich positiv auf die Liquidität aus.

Beispiel: Eine Kaffeerösterei bezahlt ihre Eingangsrechnungen für Einkäufe von Rohstoffen immer pünktlich. Bei den Ausgangsrechnungen verlieren sie jedoch manchmal den Überblick über die Fälligkeiten und mahnen erst lange nach Ablauf der Zahlungsfrist überfällige Zahlungen an. Langfristig führt dies zu Liquiditätsengpässen.

Umgang mit offenen Posten

Offene Posten lassen sich traditionell im Unternehmen auf unterschiedliche Weise überblicken:

  • Offene-Posten-Verwaltung
  • Offene-Posten-Buchhaltung

Offene-Posten-Verwaltung

Eine Kopie jeder ausgestellten Rechnung wird in einem Wiedervorlage-Ordner mit Fächern für jeden Tag abgelegt. Der Ordner umfasst jeweils einen Zeitraum von einem Monat, und die Rechnungen werden jeweils am entsprechenden Fälligkeitstag eingeordnet.

Tagesgenau können nun die fälligen Rechnungen geprüft werden.

Bei dieser Vorgehensweise tauchen keine Buchungssätze in der Buchführung auf den Debitorenkonten und Kreditorenkonten auf. Die offenen Posten werden ohne diesen „Umweg“ gebucht.

Vor allem für kleinere Unternehmen ist dieses Verfahren oft ausreichend.

Offene-Posten-Buchhaltung

Die Offene-Posten-Buchhaltung ist eine Nebenbuchhaltung, bei der die „Personenkonten“ einzeln mit den jeweiligen Belegsummen und Belegnummern erfasst werden und bei Bezahlung oder Verrechnung ausgeglichen werden.

Das jeweilige Personenkonto (Kreditorenkonto oder Debitorenkonto) enthält immer nur die aktiven Posten (Belege).

Die Einzelposten werden nach Ausgleich im Konto gelöscht, der Umsatz bleibt in der Kontosumme jedoch erhalten. Daraus leitet sich auch ab, dass es sich um eine kontenlose Buchhaltung (Open Item System) bzw. eine kontenblattlose Buchführung handelt (Ledgerless Accounting).

Nach Ausgleich werden die Belege in der Ausgeglichenen-Posten-Buchhaltung in der gleichen Ordnung abgelegt.

Ordnungsmäßigkeitsvoraussetzung ist eine chronologische Belegkopieablage zur Erfüllung der Grundbuchfunktion und die Übernahme der täglichen Rechnungssummen in die Debitorenkonten, Kreditorenkonten und Sachkonten (Hauptbuchfunktion).

Darüber hinaus eine regelmäßige Abstimmung der offenen Posten mit den Personenkonten und Aufbewahrung der chronologisch geordneten Belegkopien der ausgeglichenen Posten für zehn Jahre.

Offene Posten und Buchhaltungssoftware

Ein Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware hilft, den Überblick über offene Posten zu behalten. Gerade kleine Unternehmen ohne eigenen Buchhalter können mit einfachen Tools wie Debitoor selbst den Überblick über Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen erhalten. Und das ganz ohne Papierwust.

Eine Buchhaltungssoftware weist auf überfällige Rechnungen hin, und kann erfolgte Zahlungen automatisch mit der passenden Rechnung verknüpfen.