Debitoor Lexikon

Rechnungsstellung & Buchhaltung einfach erklärt

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  1. Abschlagszahlung
  2. Angebotsschreiben
  3. Rechnung

Abnahme - Was ist eine Abnahme?

Durch die Abnahme wird die Erfüllung eines Vertrags festgestellt. Dies findet vor allem im Werkvertragsrecht Anwendung.

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Während in anderen Bereichen die Fertigstellung der Leistung zur Erfüllung des Vertrags führt, wird diese bei Bauverträgen durch die Abnahme bestimmt. Sie gilt als eine der Hauptpflichten des Werkvertrags und hat eine Vielzahl an rechtlichen Konsequenzen.

Wozu dient die Abnahme?

Die Abnahme ermöglicht es dem Auftraggeber/Besteller, das Werk daraufhin zu prüfen, ob es vertragsgerecht ist, also ob die vereinbarten Leistungen vertragsgemäß erbracht wurden. Daher muss im Vorfeld (d.h. vor Baubeginn) klar festgelegt werden, was das zu erreichende Ziel des Projekts ist.

Wie läuft eine Abnahme ab?

Meist findet die Abnahme anhand der körperlichen Entgegennahme des Werks durch den Auftraggeber statt. Es bietet sich an, diesen Vorgang durch den Besteller ausdrücklich bestätigen zu lassen.

In der Praxis wird jedoch oft die „stillschweigenden Abnahme“ angewendet. In solchen Fällen wird durch das Verhalten des Auftraggebers - beispielsweise durch die vollständige Bezahlung der Rechnung - die Abnahme automatisch als erfolgt angesehen.

Weiterhin gilt ein Werk als abgenommen, wenn die Frist für die Abnahme überschritten ist, ohne dass diese stattgefunden hat oder aufgrund von Mängeln verweigert wurde (§ 640 BGB, sog. „fingierte Abnahme“).

Ist man zur Abnahme verpflichtet?

Grundsätzlich ist der Auftraggeber zur Abnahme verpflichtet, wenn das Werk keine oder nur unwesentliche Mängel aufweist. Bei gravierenden Mängeln kann er die Abnahme dagegen verweigern und es stehen ihm bestimmte Mängelansprüche zu (§ 634 BGB):

  • Nacherfüllung: Der Unternehmer muss das Werk so verbessern, dass es dem im Vertrag vereinbarten Zustand entspricht.
  • Selbstständige Beseitigung des Mangels durch den Auftraggeber (z.B. wenn der Auftragnehmer die Beseitigung verweigert). Der Besteller verlangt dann vom Unternehmer eine Erstattung der dafür entstandenen Kosten.
  • Rücktritt von dem Vertrag
  • Verminderung der Vergütung
  • Schadensersatz oder Ersatz vergeblicher Aufwendungen (d.h. Ausgaben, die der Besteller im Hinblick auf den Erhalt der Leistung getätigt hat. z.B. Notar- oder Montagekosten)

Welche rechtliche Konsequenzen hat die Abnahme?

Eine erfolgreiche Abnahme bringt zahlreiche rechtliche Folgen mit sich:

  • Fälligkeit der Vergütung: Der Auftraggeber muss die Leistung bezahlen.
  • Verzinsungspflicht: Der Besteller muss die Vergütung verzinsen.
  • Gefahrübergang: Der Besteller haftet für den zufälligen Untergang oder die Beschädigung des Werks.
  • Die Verjährung für Mängelansprüche (s.o.) beginnt.
  • Unkündbarkeit des Werkvertrages
  • Umkehr der Beweislast: Der Besteller muss nachweisen, dass das Werk Mängel aufweist.

Sonderfall: Teilabnahme

Vertragspartner können eine Abnahme einzelner Leistungsteile vereinbaren. Dabei wird die Abschlagszahlung für die einzelnen Teile jeweils bei deren Abnahme fällig (§ 641 BGB). Ist eine Teilabnahme jedoch vertraglich nicht geregelt, so kann diese auch nicht erzwungen werden.

Anders ist es, wenn die Vertragspartner die sog. „Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen“ (VOB/B) vereinbart haben. Dann hat der Unternehmer einen Anspruch auf die Abnahme selbstständig nutzbarer Teilleistungen.

Beispiel: Der Unternehmer fordert eine Abschlagszahlung nach Fertigstellung der südlichen Gebäudewand. Da es sich nicht um eine selbstständig nutzbare Teilleistung handelt, hat er nur dann einen Anspruch auf Teilabnahme, wenn dies im Vorfeld vereinbart wurde.

Abnahme und Rechnung

Für Teilabnahmen müssen Abschlagsrechnungen ausgestellt werden, zum Ende des Projekts eine Schlussrechnung. Der Auftragnehmer kann letztere durchaus im Voraus ausstellen, fällig wird sie jedoch erst nach der Abnahme.

Bei einer erfolgreichen Abnahme kann die Rechnung wie gewohnt, unter Berücksichtigung der Pflichtangaben, ausgestellt werden. Wichtig ist gemäß § 14 der VOB auch, dass die Rechnung:

  • übersichtlich ist,
  • die Reihenfolge der Posten einhält,
  • die im Vertrag genutzten Bezeichnungen verwendet,
  • Beweise zu Art und Umfang der Leistung enthält (Mengenberechnungen, Zeichnungen, etc.) und
  • Änderungen bzw. Ergänzungen kenntlich macht und ggf. getrennt abrechnet.

Doch was, wenn die Abnahme aufgrund wesentlicher Mängel verweigert wurde? Hier kommt es auf das Szenario an:

  1. Nacherfüllung: Die Rechnung kann wie geplant ausgestellt werden, da die Leistung noch vollständig erbracht wird.

  2. Selbstständige Beseitigung des Mangels durch den Auftraggeber, Schadensersatz oder Ersatz vergeblicher Aufwendungen: Der Besteller stellt dem Unternehmer den jeweiligen Kostenaufwand in Rechnung.

  3. Rücktritt vom Vertrag oder Minderung der Vergütung: Ist die Schlussrechnung bereits ausgestellt, muss diese storniert werden. Bei einer Minderung der Vergütung muss dann noch eine neue Rechnung mit einem Rabatt für die Mängel erstellt werden.

Abnahme im Mietvertragsrecht und im Kaufvertragsrecht

Im Mietrecht findet die Abnahme bei der Rückgabe einer Wohnung / eines Hauses durch den Mieter statt. Durch sie bestätigt der Vermieter, dass die Wohnung sich zum Zeitpunkt der Rückgabe in dem im Vertrag vereinbarten Zustand befindet (z.B. im Hinblick auf die Reinigung). Schäden, die erst nach der Abnahme festgestellt werden, können später nicht mehr geltend gemacht werden.

Im Kaufrecht bezeichnet die Abnahme eine der beiden notwendigen Willenserklärungen des Kaufvertrags. Der Verkäufer verpflichtet sich dazu, dem Käufer das Produkt / die Dienstleistung ohne Mängel zu übereignen. Dieser verpflichtet sich im Gegenzug zur Bezahlung sowie zur Abnahme.