Eine Anzahlung ist, wenn ein bestimmter Geldbetrag des Gesamtpreises einer Dienstleistung oder Ware im Voraus bezahlt wird. Die Dienstleistung oder die Ware sind dabei noch nicht erhalten bzw. geliefert worden.

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Wichtig ist: Im Gegensatz zur Vorauskasse zahlt man bei einer Anzahlung lediglich einen Teil des Gesamtbetrages. In der Buchhaltung unterscheidet man zudem zwischen Anzahlung und Abschlagszahlung. Diese trifft zeitlich erst nach Erhalt des Produktes bzw. der Dienstleistung zu.

Gründe für eine Anzahlung

Für Dienstleister – ganz gleich ob Kleinunternehmer, Freelancer oder Freiberufler – ist eine Anzahlung in folgenden Fällen sinnvoll:

1. Grund für Anzahlung: Es handelt sich um einen Neukunden Folglich muss noch eine Vertrauensbasis aufgebaut werden. Mit Hilfe einer Anzahlung haben Selbstständige eine Basis für finanzielle Sicherheit. Der Neukunde hat wiederum mehr Gewissheit, sein Produkt bzw. seine Leistung zu erhalten.

2. Grund für Anzahlung: umfangreiche Leistung oder langer Zeitraum Daher ist man als Dienstleister auf Planungssicherheit angewiesen (z.B. ein großes Projekt über mehrere Monate). In diesem Fall geht man oft in Vorleistung, wenn man auf eine Anzahlung verzichtet.

Die Höhe der Anzahlung

Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf den Anzahlungsbetrag. Dieser darf somit vom Auftraggeber bestimmt werden. Allerdings gibt es gewisse Richtlinien und Empfehlungen für eine faire Anzahlungshöhe.

Anzahlungshöhe für Freelancer und Freiberufler

Für Freelancer und Freiberufler empfiehlt sich je nach Aufwand sowie weiteren Rahmenbedingungen des Auftrages eine Höhe von 10-50% des Endbetrages als Anzahlung zu verlangen. Bei Neukunden kann man durchaus bis zu 50% des Gesamtpreises verlangen.

Anzahlungshöhe für Selbstständige in der Produktherstellung

Für Selbstständige, die für Herstellung von Produkten zuständig sind, ist ein solider Richtwert der Wareneinsatz sowie eventuell aufkommende Fremdleistungen. Damit deckt die Anzahlungshöhe Kosten ab, mit denen man selber in Vorauskasse geht.

Anzahlungshöhe in der Baubranche und im produzierenden Gewerbe

In der Baubranche und im produzierenden Gewerbe arbeitet man, im Gegensatz zur Dienstleistungsbranche, oft mit hohen Anzahlungen, weil man hier über längere Zeit an hohe Materialkosten und Fertigungen gebunden ist. Aus diesem Grund gibt es in diesen Branchen eine Anzahlungsquote von 30% bis 70% der entgeltlichen Summe.

Anzahlungsrechnung richtig ausstellen

Bevor man eine Anzahlungsrechnung ausstellt, ist es wichtig, dies dem Kunden vorher klar zu kommunizieren. Dies kann beispielsweise in den AGB festgehalten sein.

Grundsätzlich sind Anzahlungsrechnungen reguläre Rechnungen mit den dazugehörigen üblichen Angaben. Zudem musst du sichtbar vermerken, dass es sich um eine Anzahlungsrechnung handelt.

Bei der abschließenden Rechnung ist es sehr wichtig, die Anzahlung aufzulisten und vom Gesamtbetrag abzuziehen. Von großer Bedeutung ist dabei nicht nur der Bruttobetrag der Anzahlung, sondern auch die dazugehörige Umsatzsteuer. Bei fehlender Umsatzsteuer der Anzahlung in der Schlussrechnung musst du diese sonst doppelt abgeben.

Umsatzsteuer und Vorsteuer bei Anzahlungen

In der Regel sind alle Rechnungen steuerpflichtig. Zudem gilt oft die Soll-Versteuerung bei der Umsatzsteuer für denjenigen, der die Rechnung ausstellt.

Für Anzahlungen gilt hingegen die Ist-Versteuerung. Hier wird die Umsatzsteuer beim Finanzamt also erst fällig, wenn die gesamte Rechnung bezahlt worden ist.

Du kannst bei der Umsatzsteuer zudem vom Vorsteuerabzug Gebrauch machen. Voraussetzung ist, du bist vorsteuerabzugsberechtigt (sprich: Du bist selbstständig und stellst die Umsatzsteuer in eigenen Rechnungen aus).

Für Kleinunternehmer gilt bei Steuern eine besondere Regelung: Durch die Kleinunternehmerregelung hast du keine Pflicht, eine Umsatzsteuer auf Rechnungen anzugeben. Dadurch bekommst du aber auch keine Vorsteuer zurück.

Anzahlung und Bilanzierung

Eine Anzahlung muss nur bilanziert werden, wenn das Unternehmen selber bilanzierungspflichtig ist (Umsatz: größer als 600.000 Euro pro Kalenderjahr oder Gewinn mehr als 60.000 Euro Gewinn pro Wirtschaftsjahr). In diesem Fall arbeitest du mit einer doppelten Buchführung.
Bei der Bilanzierung gibt es einen Unterschied zwischen erhaltenen Anzahlungen und geleisteten Anzahlungen.

Erhaltene Anzahlung: Sind auf der Passivseite der Bilanz unter „Verbindlichkeit“ aufzuführen, bis die Leistung ausgeführt ist und können als „erhaltene Anzahlung" oder unter „Vorräte“ gebucht werden.

Geleistete Anzahlung: Sind auf der Aktivseite der Bilanz und können als „Sachanlagen“ verbucht werden.