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Rechnungsstellung & Buchhaltung einfach erklärt

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Workflow - Was ist ein Workflow?

Der Workflow bezeichnet die Organisation von Arbeitsabläufen in einem Unternehmen.

Erfahre, wie du deinen Workflow bei der Rechnungsstellung optimieren kannst.

In der Gründer- und Startup-Szene ist das Wort "Workflow" allgegenwärtig. Auch im Bereich von Softwarelösungen, zum Beispiel Workflows in einem Rechnungsprogrammblog, wirst du es häufig hören.

Die ursprünliche, allgemeine Bedeutung bezieht sich jedoch einfach auf, meist wiederkehrende, Arbeitsabläufe in einem Unternehmen.

Bedeutung der Workflows in Unternehmen

Eine der wichtigsten Fragen im Unternehmen ist die Frage nach der Organisation der Arbeitsabläufe, dem Workflow.

Hier betrachtet man die die Prozesse zur Leistungserstellung von der einzelnen Tätigkeit bis zu komplexen Organisationsstrukturen.

In jedem Unternehmen ergeben sich sogenannte gewachsene Strukturen, die die Organisation von Arbeitsabläufen erschweren.

Häufig treten Divergenzen in den Arbeitsabläufen zwischen verschiedenen Abteilungen, Aufgabenstellungen und Unternehmensbereichen auf, da Aktivitäten doppelt, überschneidend oder gar nicht auf einander abgestimmt sind.

Wie ist ein Workflow aufgebaut?

Der Workflow, oder auch Geschäftsvorfall, Vorgang oder Arbeitsablauf genannt, zerteilt die Aufgaben in möglichst kleine und verschiedene Aktivitäten und beschreibt diese möglichst exakt.

Aus diesen Beschreibungen können dann Abhängigkeiten zwischen den vertikalen und horizontalen Ebenen heraus gestellt werden.

Dabei sollten die Aktivitäten und deren Auswirkungen idealerweise so beschrieben und fixiert werden, dass das Ergebnis der Aktivitäten genau vorausschaubar und wiederholbar wird.

Hierbei werden den Arbeitsabläufen auch die benötigten Ressourcen wie Personen, benötigte Betriebsmittel und Maschinen zugeordnet und die zeitlichen Abhängigkeiten festgelegt.

Workflows und Organisationsstruktur

Aus der Zusammenfassung aller Workflows im Unternehmen ergibt sich dann die benötigte oder optimierte Organisationsstruktur.

Dabei besteht natürlich die Gefahr der „Überorganisation“ und das Fehlen der Flexibilität.

Hier eine optimale Abstimmung zwischen formaler und informaler Organisation zu finden ist die Aufgabe des Workflow-Managements.