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Lexikon
Debitoor Buchhaltungslexikon
Stornorechnung

Stornorechnung – Was ist eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung dient der Korrektur einer fehlerhaften Rechnung. Stornorechnungen werden häufig synonym auch Rechnungskorrektur, Korrekturrechnung oder aus kaufmännischer Sicht auch Gutschrift genannt.

Dir ist ein Fehler auf der Rechnung unterlaufen? Was du jetzt tun musst, damit deine Buchhaltung sauber bleibt, erfährst du in unserem Blog.

Warum ist eine Stornorechnung notwendig?

Wenn du eine fehlerhafte Rechnung erstellt und an deinen Kunden gesendet hast, ist das kein Grund zur Sorge. Mit einer Stornorechnung kannst du den Fehler wieder ausbügeln und deine Buchhaltung bleibt im Reinen.

Ignorierst du den Fehler und berichtigst ihn nicht, zieht das höchstwahrscheinlich Konsequenzen nach sich. Einerseits wird dein Kunde den Fehler früher oder später bemerken und er bekommt Schwierigkeiten. Andererseits ist auch deine eigene Buchhaltung verfälscht.

Dein Kunde hat das Recht auf eine korrigierte Rechnung. Stellst du sie ihm nicht aus, ist sein Vorsteuerabzug gefährdet und du wirst ihn sicherlich auch als Klienten verlieren, da du nicht auf seine Wünsche eingehst und ihm die Stornorechnung verweigerst.

Wann muss eine Stornorechnung ausgestellt werden?

Kleine Fehler, wie zum Beispiel ein Rechtschreibfehler, der sich eingeschlichen hat, müssen natürlich nicht zwangsweise korrigiert werden. Ist der Sinn der Rechnung problemlos erkennbar und sind alle gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten, muss keine Stornorechnung ausgestellt werden.

Was deine Rechnung laut Umsatzsteuergesetz auf jeden Fall enthalten muss, um gültig zu sein:

  • Name und Anschrift deines Unternehmens
  • Name und Anschrift deines Kunden, der die Leistung in Anspruch nimmt
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer Identifikationsnummer
  • Bei Kunden aus dem EU-Ausland ebenfalls deren Umsatzsteuer Identifikationsnummer
  • Eine einmalig zu vergebende, fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge, Art und Zeitpunkt der gelieferten Produkte oder Leistungen
  • Nettobetrag, Steuerbetrag, Steuersatz und Bruttobetrag
  • Ggf. Zusatz zur Kleinunternehmerregelung

Anders sieht es aus, wenn die Pflichtangaben fehlerhaft sind oder wenn eine oder mehrere der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben gar nicht aufgeführt sind. Dann bleibt dir keine Wahl – die Rechnung muss geändert oder eine Stornorechnung muss erstellt werden.

Fehlt zum Beispiel das Leistungsdatum oder ist der falsche Betrag aufgeführt und du hast diese Rechnung bereits an den Kunden verschickt, solltest du deinen Kunden informieren und die Rechnung korrigieren.

Hast du die Rechnung noch nicht verschickt, kannst du sie einfach ändern und schickst die richtige Version später an deinen Kunden.

Rechnung stornieren: Wie geht das?

Hier kommt es darauf an, ob die Zahlung schon verbucht wurde. Einfacher ist es, wenn die Zahlung noch nicht vom Kunden verbucht wurde, dann reicht eine neue Rechnung bzw. ein Berichtigungsdokument. Wurde die Zahlung bereits ausgeführt, muss eine Stornorechnung her.

Die Zahlung wurde noch nicht verbucht:

Du möchtest eine unbezahlte Rechnung stornieren? Wurde die Zahlung noch nicht vom Kunden veranlasst, kannst du die Rechnung unter der gleichen Rechnungsnummer bearbeiten und neu ausstellen. Du hast auch die Möglichkeit, stattdessen ein Berichtigungsdokument zu schreiben.

Das Berichtigungsdokument korrigiert die fehlerhaften Angaben und muss von dir und deinem Kunden zusammen mit der ungültigen Rechnung abgelegt werden. Die Berichtigung muss auf das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer des Ursprungsdokuments hinweisen. Es muss klar ersichtlich sein, um welchen Fehler es sich handelt.

Die Zahlung wurde bereits verbucht:

Wenn die Zahlung vom Kunden schon getätigt wurde und damit in der Buchhaltung aufgeführt wird, darf die Rechnung nachträglich nicht mehr geändert werden. Stattdessen muss die Rechnung storniert werden, du kommst nicht um eine Stornorechnung herum.

Die alte Rechnung muss neutralisiert werden, dafür musst du eine Rechnung mit einem Negativbetrag schreiben. Dies wird auch als Gutschrift bezeichnet. Nachdem du die Stornorechnung erstellt hast, ist deine Buchhaltung wieder auf +/- Null und damit ausgeglichen.

Wie sieht das Muster einer Stornorechnung aus?

Für Stornorechnungen gelten dieselben gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Alle oben genannten Punkte müssen auch auf der Gutschrift bzw. der Stornorechnung zu finden sein.

Wichtig ist ebenfalls, dass die Korrekturrechnung der fehlerhaften Originalrechnung deutlich zugewiesen werden kann, deshalb muss die ursprüngliche Rechnungsnummer auf jeden Fall enthalten sein sowie das Datum der ungültigen Rechnung.

Im Anschluss kannst du eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer ausstellen. Achte darauf, dass dir nicht wieder ein Fehler passiert. Weise den Kunden im Betreff daraufhin, dass dies die neue Rechnung ist. Natürlich musst du auch die Gutschrift an deinen Kunden senden.

Mit einem Rechnungsprogramm lassen sich übrigens innerhalb weniger Sekunden Stornorechnungen erstellen und du kannst sichergehen, dass diese rechtskonform sind und den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Hier findest du auch kostenlos Muster für deine Stornorechnung.