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Rechnungskorrektur

Rechnungskorrektur – Was ist eine Rechnungskorrektur?

Eine Rechnungskorrektur bezeichnet einen geschäftlichen Prozess, bei dem eine fehlerhafte Rechnung berichtigt oder storniert wird.

Bei diesem Vorgang wird deinem Kunden, an den du die zu korrigierende Rechnung ausgestellt hast, die Rückerstattung von Geld, das für deine Dienstleistung bezahlt wurde (oder gegebenenfalls von Ware) meistens in Form einer Gutschrift, belegt.

Die Ausstellung von Rechnungen wird im Umsatzsteuergesetz in 14 UStG definiert.

Du hast einen Fehler auf deiner Rechnung gemacht und möchtest diesen beheben? In unserer Gründerlounge erfährst du, wie du eine fehlerhafte Rechnung korrigierst.

Gibt es einen Unterschied zwischen Gutschrift und Rechnungskorrektur?

Von einer Gutschrift spricht man umgangssprachlich bei einem Preisnachlass. Wenn Ware nicht gegen Geld umgetauscht werden kann, erhält man ebenfalls eine so genannte Gutschrift.

Im Umsatzsteuerrecht gelten Gutschriften allerdings als Dokumente, die ausweisen, dass die Abrechnungslast nicht bei dem Unternehmen liegt, welches die Leistung erbringt, sondern stattdessen beim Leistungsempfänger, also dem Kunden.

Also bekommt der Leistungserbringer – nach einer umgekehrten Rechnung – einen Betrag vom Leistungsempfänger ausgestellt, damit wieder ein Ausgleich zwischen beiden Parteien entsteht.

Aus kaufmännischer Sicht gibt es demnach keinen Unterschied zwischen einer Rechnungskorrektur, denn wenn eine korrigierte Rechnung ausgestellt wird, spricht man von einer Gutschrift.

Wann muss ich eine Rechnungskorrektur durchführen?

Fehler können immer passieren – natürlich auch beim Schreiben deiner Rechnung. Hier musst du aber nicht in Panik verfallen, denn Fehler können im Nachhinein wieder ausgeglichen bzw. korrigiert werden.

Solange du die Rechnung noch nicht an deinen Kunden gesendet und in deiner Buchführung erfasst hast, kannst du fehlerhafte Rechnung einfach löschen und dann eine neue erstellen.

Hast du die Rechnung allerdings schon in der Buchführung erfasst, wird es ein klein wenig komplizierter: In diesem Fall muss deine Rechnungskorrektur eine eigene Rechnungsnummer bekommen, damit deine Buchführung sauber bleibt.

Warum muss eine fehlerhafte Rechnung korrigiert werden?

Was passiert, wenn du den Fehler auf der Rechnung ignorierst und keine Stornorechnung oder Gutschrift anfertigst? Dieser kleine Fehler könnte vermeintlich große Folgen haben und Konsequenzen nach sich ziehen, die im schlimmsten Fall existenzbedrohend sein können.

Das Problem hat zunächst einmal der Empfänger deiner Rechnung. Bei einer Betriebsprüfung zu einem späteren Zeitpunkt kann nämlich der Vorsteuerabzug gestrichen werden.

Werden vom Betriebsprüfer mehrere fehlerhafte Belege – egal ob eingehend oder ausgehend – gefunden, kann die ganze Buchführung in Zweifel gezogen werden. In einem solchen Fall wird die Besteuerungsgrundlage einfach geschätzt, was teuer werden kann für den Steuerpflichtigen.

Hinweis: Natürlich solltest du immer sicherstellen – um eine gute Kundenbeziehung aufrechtzuerhalten – dass du deinen Kunden stets die richtige Rechnung ausstellst.

Falls sich doch mal ein Fehler eingeschlichen hat und dieser entweder von dir oder dem Kunden bemerkt wird, solltest du die Rechnung korrekt berichtigen.

Ansonsten ergeben sich für dich nicht nur Konsequenzen mit dem Finanzamt, sondern du gehst auch das Risiko ein, deinen Kunden zu verlieren.

Fehler, die bei der Rechnungserstellung passieren können

Folgende Fehler können sich zum Beispiel bei der Rechnungsstellung einschleichen und sollten unbedingt behoben werden:

  • Falsche oder fehlende Steuernummer des Absenders oder Empfängers
  • Fehlerhafter Betrag
  • Falsche oder fehlende Rechnungsnummer
  • Angabe des Umsatzsteuersatzes ist fehlerhaft
  • Die Anschrift des Empfängers oder Absenders ist veraltet
  • Leistungsdatum oder Leistung wurden falsch angegeben

Hinweis: Selbstverständlich solltest du auch Rechnungen, die du erhältst, immer gründlich auf ihre Richtigkeit prüfen und ggf. eine Rechnungskorrektur oder Gutschrift anfordern.

Stornorechnung: Wie korrigiere ich meine Rechnungen richtig?

Sobald der Kunde oder du selbst die Rechnung mit dem Fehler im Buchhaltungssystem eingebucht hat, muss eine neue Rechnung her. Diese muss natürlich entsprechend korrigiert werden und eine Rechnungsnummer haben.

Neutralisiert wird die fehlerhafte Rechnung dann mit einer Gutschrift bzw. Stornorechnung. Im letzten Schritt stellst du dann eine neue korrigierte Rechnung aus. So ist die Buchführung wieder auf neutralem Stand und ausgeglichen und deine Verkaufszahlen wieder im Reinen.

Wie genau du mit einem professionellen Rechnungsprogramm wie Debitoor Rechnungen korrigierst, erfährst du im Detail in unserem Blogartikel. Denn mit einem innovativen Buchhaltungsprogramm sind Rechnungen in wenigen Klicks präzise und rechtskonform korrigiert.