Debitoor Lexikon

Rechnungsstellung & Buchhaltung einfach erklärt

Über 150 Artikel für Gründer und Kleinunternehmer

  1. Rechnungslegung
  2. Rechnungsnummer
  3. Kleinbetragsrechnung
  4. Rechnungsvorlage
  5. Rechnungsprogramm

Rechnung - Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, in dem ein Unternehmer seinen Kunden über das aufgrund des Kaufvertrags fällige Entgelt informiert.

Einfach, schnell und intuitiv: Mit Debitoor schreibst du deine Rechnungen in weniger als 1 Minute. Jetzt erste Rechnung schreiben.

In einer Rechnung werden Lieferungen oder sonstige Leistungen an einen Kunden abgerechnet. Sie muss daher alle wichtigen Angaben zu Leistung, Zahlung, Verkäufer und Kunden enthalten.

Mit einem Rechnungsprogramm wie Debitoor können Unternehmer auf professionelle Rechnungsvorlagen zurückgreifen. Damit können Rechnungen schnell und einfach erstellt, versendet und verwaltet werden.

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Rechnung schreiben: Wichtige Bestandteile einer Rechnung

Die Mindestbestandteile einer Rechnung sind im Umsatzsteuergesetz definiert. Wer eine Rechnung schreiben möchte, muss diese Bestandteile in seiner Rechnung unbedingt anführen. Dazu zählen laut §14 UStG:

Zusätzlich machen Unternehmer oft noch andere (freiwillige) Angaben in ihrer Rechnung. Dazu zählen

  • Kontoverbindung
  • Kontaktdaten wie Telefonnummer und Email-Adresse
  • Kundennummer
  • Zahlungsfrist

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Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID: Was gehört auf die Rechnung?

Handelt ein Unternehmen mit deutschem Firmensitz innerhalb Deutschlands, genügt die Angabe der Steuernummer bzw. Steuer-ID auf der Rechnung. Diese Steuernummer / Steuer-ID wird vom Finanzamt einmalig an jede natürliche oder juristische Person vergeben und dient zur Identifikation des Steuerpflichtigen.

Handelt ein Unternehmen mit Geschäftspartnern aus dem EU-Ausland (innergemeinschaftliche Lieferung), ersetzt die Umsatzsteuer-ID die Steuernummer auf der Rechnung.

Diese Umsatzsteuer-ID kann nur an juristische Personen, also Unternehmen mit eigener Rechtspersönlichkeit, vergeben werden und muss beim Bundeszentralamt für Steuern beantrag werden. Über die Umsatzsteuer-ID können Unternehmen innerhalb der EU eindeutig gekennzeichnet werden.

Hinweis: Auch umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer müssen eine Umsatzsteuer-ID beantragen, wenn sie mit Unternehmen aus dem EU-Ausland Geschäfte führen. Ihr Kleinunternehmer-Status gilt nur innerhalb Deutschlands, nicht jenseits der Grenzen.

Sonderfall: Die Kleinunternehmer-Rechnung

Für Kleinunternehmer gilt bei Ausstellung einer Rechnung eine gesonderte Regelung. Als Kleinunternehmer werden alle Unternehmer mit einem Umsatz unter 17.500€ jährlich bezeichnet. Sie können die Kleinunternehmerregelung anwenden und sind dadurch umsatzsteuerbefreit.

Das bedeutet, dass sie keine Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlen müssen, aber im Gegenzug auch ihre gezahlte Vorsteuer nicht vom Finanzamt rückerstattet bekommen.

Auf einer Kleinunternehmer-Rechnung darf in Konsequenz aus dieser Regelung keine Umsatzsteuer angeführt werden. Zusätzlich ist auf einer Kleinunternehmer-Rechnung folgender Hinweis anzubringen: „Im Sinne der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG enthält der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuer.“

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Kleinbetragsrechnung: Besonderheiten bei Rechnungen unter 250€

Für Kleinbetragsrechnungen mit einem Rechnungsbetrag bis 250€ (inkl. Umsatzsteuer) gelten gelockerte Vorschriften bei Rechnungsstellung.

Eine Kleinbetragsrechnung muss nur folgende Bestandteile erfüllen:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der Lieferung oder Leistung
  • Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersatz und Bruttobetrag

Verzichtet werden kann bei Kleinbetragsrechnungen auf Angaben wie Steuernummer, Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Nettobetrag und Rechnungsnummer.

Übermittlung der Rechnung

Dem leistenden Unternehmen steht es frei, Rechnungen in Papierform oder auf elektronischem Weg über ein Rechnungsprogramm zu versenden. Beide Rechnungsformen müssen dieselben Pflichtangaben erfüllen.

Im Gegensatz zur landläufigen Meinung müssen Rechnungen nicht signiert werden. Der Zwang zur Rechnungssignatur wurde bereits 2011 aufgehoben. Dennoch bestehen manche Unternehmen auf eine Signatur. Bei elektronischen Rechnungen werden zumeist digitale Signaturen verwendet.

Mittlerweile ist die elektronische Rechnung auf dem Vormarsch. Damit sparen Unternehmen Papier- und Versandkosten und können ohne Zeitverzögerung zugestellt werden.

Aufbewahrung von Rechnungen

Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen – egal ob elektronisch oder im Papierformat – beträgt 10 Jahre. Die Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Von Rechnungen auf Thermopapier muss zusätzlich eine Kopie angefertigt und aufbewahrt werden.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt zum 31.12. des Jahres der Rechnungsstellung und endet auch wieder mit 31.12. Eine Rechnung, die am 3.4.2008 geschrieben wurde, muss demzufolge bis 31.12.2018 aufbewahrt werden.

Die genauen Regelungen zu Aufbewahrungspflichten und -fristen sind in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) festgelegt.

Rechnung vs. Quittung: Wann ist eine Rechnung nötig?

Während eine Rechnung einer Zahlungsforderung gleichkommt, belegt eine Quittung das Erlöschen einer Forderung - beispielsweise durch Zahlung. Besonders bei Barzahlung ist die Ausstellung einer Quittung nötig, um eine Zahlung zu dokumentieren und zu belegen. Bei Überweisungen gilt der Kontoauszug als Zahlungsbeleg.

Für Quittungen gelten dieselben gesetzlichen Vorgaben wie bei Kleinbetragsrechnungen. Demzufolge kann bei Kleinbetragsrechnungen unter 250€ eine Quittung auch eine Rechnung ersetzen. Für Rechnungen, die diesen Betrag übersteigen, muss eine reguläre Rechnung ausgestellt werden.

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