Debitoor Lexikon

Rechnungsstellung & Buchhaltung einfach erklärt

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  1. Rechnung
  2. Eigenbeleg
  3. Rechnungsprogramm
  4. Rechnungsnummer

Proformarechnung – Was ist eine Proformarechnung?

Eine Proformarechnung ist keine richtige Rechnung. Sie ist ein Beleg, der den Empfänger nicht zu einer Zahlung auffordert. Sie wird meistens bei Exportgeschäften mit nicht EU-Ländern angefertigt und erlaubt dir kostenlos Ware zu deinem Geschäftspartner zu senden.

Mit dem einfachen Rechnungsprogramm Debitoor kannst du ganz bequem online Angebote und Rechnungen erstellen.

Du kannst eine Proformarechnung dann ausstellen, wenn du den Wert einer Warensendung, zum Beispiel für steuerliche Zwecke, darlegen musst.

Eine Proformarechnung hilft dir also bei Auslandsgeschäften, da du kostenlos Ware an den Empfänger liefern kannst. Für eine solche Lieferung wird kein Zoll erhoben. Der Zoll wird bei solch einer Lieferung nur den tatsächlich gezahlten Preis als Grundlage benutzen.

Du musst aber beachten, dass es nicht möglich ist, im Nachhinein eine normale Rechnung auszustellen.

Die Proformarechnung kann auch als Vorabkopie der eigentlichen Rechnung ausgestellt werden. In diesem Fall enthält sie Adresse und Kontodaten des Lieferanten, den Preis und die Zahlungsbedingungen, die Lieferkonditionen, die Bezeichnung der Ware sowie die Anschrift und ggf. die Lieferadresse des Kunden.

Anwendungsbereiche der Proformarechnung

Die Proformarechnung kannst du in den folgenden Bereichen anwenden:

  • Import/Export Geschäft als Nachweis des Warenwerts für Feststellungen des Zolls und des Finanzamts
  • kostenlose Mustersendungen
  • Lieferungen und Leistungen auf Vorkasse, die als Grundlage für die Zahlung fungieren
  • Warenaustausch (Bsp.: Garantie- oder Kulanzfälle)
  • Ersatzteillieferungen
  • Spenden
  • Geschenke

Was ist bei Geschäften mit nicht EU-Ländern zu beachten?

Da die Proformarechnung nur als Beleg für Waren fungiert, die keinen Handelswert besitzen, solltest du beachten, dass sie nicht die normale Rechnung, die als Zahlungsaufforderung gilt, ersetzt.

Sie ermöglicht es dir nur, deine Waren kostenlos zu liefern.

Die Proformarechnung legst du deiner Warensendung bei, da sie deine Ware deklariert und wichtig für die Zollabwicklung ist, damit keine Zollabgaben erhoben werden.

Wichtig: Im Nachhinein kannst du die Proformarechnung nicht in eine normale Rechnung umwandeln.

Die Proformarechnung in der Buchhaltung

In der Buchhaltung gilt die Proformarechnung auch als die debitorische und kreditorische Rechnungsabgrenzung. Das bedeutet, dass du mittels der Proformarechnung eine Rechnung ersetzen kannst, die noch nicht als Beleg vorliegt.

Wenn du also am Jahresende weißt, dass du eine Rechnung über eine bestimmte Leistung bekommen wirst und den Betrag schon genau weißt, kannst du eine Proformarechnung erstellen, um den Aufwand zu buchen.

In diesem Fall hat die Proformarechnung die gleiche Funktion wie ein Eigenbeleg.

Wichtig hierbei ist, dass du die Proformarechnung durch die Originalrechnung ersetzt, sobald du diese erhältst.