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Debitoor Buchhaltungslexikon
Mahnwesen

Mahnwesen – Was ist das Mahnwesen?

Über das Mahnwesen forderst du als Unternehmer von deinen Kunden das überfällige Geld ein, das sie dir schulden.

Du möchtest eine Vorlage für deine Mahnung an den Kunden? In einem Rechnungsprogramm wie Debitoor kannst du in wenigen Klicks eine Mahnung schreiben.

Wenn ein Kunde nicht auf eine freundliche Zahlungserinnerung reagiert, wirst du in der Regel eine Mahnung schreiben, um mit mehr Nachdruck die geschuldete Summe einzufordern. Diesen Vorgang nennt man Mahnwesen. Auf Englisch heißt Mahnung „payment reminder“.

Mahnverfahren einleiten – So ist der außergerichtliche Ablauf

Schauen wir uns nun an, wie das Mahnwesen funktioniert. Ein fest vorgegebenes Mahnverfahren gibt es nicht, aber oft läuft es folgendermaßen ab:

Vor der Mahnung kommt die Zahlungserinnerung

Wenn dein Kunde nicht zahlt, ist es zunächst einmal üblich, einige Tage nach Verstreichen des Fälligkeitsdatums eine Zahlungserinnerung zu verschicken. Du solltest also am besten nicht sofort eine Mahnung senden, sondern anhand einer Zahlungserinnerung deinen Kunden freundlich darauf aufmerksam machen, dass die Zahlung noch offen ist.

So fühlt sich dein Kunde nicht angegriffen oder beschuldigt und euer Geschäftsverhältnis bleibt intakt. Denn es kann jedem mal passieren, eine fällige Zahlung zu verschwitzen.

Hinweis: Denk daran, auf der Zahlungserinnerung ein neues Fälligkeitsdatum für die Zahlung festzulegen. Beim Mahnwesen lohnt es sich, genau vorzugehen.

Mahnschreiben verfassen und an den Kunden senden

Reagiert dein Kunde nicht auf deine Zahlungserinnerung, kannst du im nächsten Schritt ein Mahnungsschreiben erstellen. Der Unterschied zur Zahlungserinnerung ist kein rechtlicher, denn aus rechtlicher Sicht, sind Mahnung und Zahlungserinnerung das Gleiche.

In der Praxis ist es beim Mahnwesen so, dass eine Mahnung meist mit mehr Nachdruck formuliert ist. Außerdem kann man nach der Zahlungserinnerung bei der Mahnung Mahnkosten verlangen.

Vielleicht fragst du dich, wie viele Mahnungen pro Mahnverfahren üblich sind. Meist verschickt man insgesamt maximal drei Mahnungen – wobei die Zahlungserinnerung als erste Mahnung verstanden wird.

Die letzte Mahnung sollte deinem Kunden klar machen, dass du – sollte er innerhalb der neuen Zahlungsfrist immer noch nicht zahlen – keine weitere Mahnungen mehr schreiben, sondern rechtliche Schritte einleiten wirst. So weiß dein Kunde, was auf ihn zukommt.

Ist es zu mehreren Mahnungen gekommen, ist es auch durchaus üblich, spätestens bei der letzten Mahnung Mahnkosten zu verlangen.

Mahnverfahren online – Kann ich eine Mahnung per E-Mail verschicken?

Das Mahnwesen ist eine klassische Funktion von Rechnungsprogrammen und bieten dir die Möglichkeit, ein Mahnverfahren online abzuwickeln. Die Mahnung wird dann direkt aus der Software per E-Mail an deinen Kunden gesendet.

Ist das auch rechtsgültig? Ja, auch eine mündliche oder telefonische Mahnung sind gültig. Nur ist es in solchen Fällen sehr schwierig vor Gericht nachzuweisen, dass die Mahnung stattgefunden hat.

Bei einer Mahnung per E-Mail kannst du immerhin beweisen, dass sie verschickt wurde. Falls du deinem Kunden wirklich nicht traust, kannst du auf Nummer sicher gehen und die Mahnung per Post mit Einschreiben verschicken. Doch das sollte wirklich nur in Extremfällen notwendig sein.

Ein online Mahnverfahren ist in der Regel völlig ausreichend.

Inkassobüro oder Anwalt beauftragen

Hat dein Kunde auch auf die letzte Mahnung nicht reagiert, bleiben dir noch zwei außergerichtliche Möglichkeiten: Du kannst einen Anwalt einschalten, damit dieser ein anwaltliches Schreiben verfasst und an deinen Kunden schickt. Das zeigt oft Wirkung.

Oder du beantragst ein Inkassobüro ein. Dieses kümmert sich dann für dich um das Eintreiben der Schulden.

Gerichtliches Mahnverfahren – Wie ist der Ablauf?

Hattest du über das außergerichtliche Mahnverfahren keinen Erfolg, hast du die Möglichkeit, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Das kann jedoch zeit- und kostenaufwendig sein und du solltest dir gut überlegen, ob es sich in deinem Fall lohnt.

Online findest du Formulare, die du selbst ausfüllen und ans zuständige Gericht schicken kannst. Das ist dann ein Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids. Daraufhin schickt das Gericht deinem Kunden einen Mahnbescheid zu.

Wenn dein Kunde keinen Widerspruch einlegt, erhältst du einen Vollstreckungsbescheid für eine Zwangsvollstreckung. Diese Vollstreckung kannst du durch einen Gerichtsvollzieher durchführen lassen.

Legt dein Kunde Widerspruch ein, bleibt dir im Mahnwesen nur noch ein gerichtliches Klageverfahren. Dazu benötigst du auf jeden Fall einen Anwalt.

Schuldnerverzug nach § 286 BGB – per Mahnung den Schuldner in Verzug setzen

Zunächst sollten wir einige Begriffe klären: Schuldnerverzug ist ein Zustand, in den der Gläubiger – die Person, der etwas geschuldet wird – den Schuldner – die Person, die dem Gläubiger eine Leistung schuldet – versetzen kann. Schuldnerverzug ist dann möglich, wenn der Schuldner die vereinbarte Leistung nicht erbringt, obwohl seine Leistung fällig, einredefrei und möglich ist.

Fällig bedeutet, dass das Fälligkeitsdatum erreicht bzw. Überschritten wurde. Einredefrei bedeutet, dass der Schuldner keinen rechtmäßigen Grund hat, den Anspruch des Gläubigers zu verweigern, wie das z.B. bei der Verjährung einer Schuld der Fall wäre. Möglich heißt, dass die Leistung noch nachgeholt werden kann.

Beispiel: Du beauftragst einen Schreiner, dir einen Tisch für dein Besprechungszimmer zu bauen und zahlst den vereinbarten Preis. Nach 6 Monaten ist der Tisch immer noch nicht geliefert worden.

Wichtig ist zu verstehen, dass du als Gläubiger aktiv den Schuldner in Verzug setzen musst. Sonst besteht noch kein Schuldnerverzug. Hier kommt wieder das Mahnwesen ins Spiel, denn um deinen Schuldner in Verzug zu setzen, musst du laut § 286 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), Absatz 1 an den Schuldner eine Mahnung schreiben und senden.

Doch wie so oft, gibt es auch hier Ausnahmen: Absatz 2 von § 286 nennt die Umstände, unter denen ein Mahnschreiben nicht notwendig ist:

  • Du und der Schuldner hattet ein Datum für die Leistung oder Lieferung vereinbart. In unserem Beispiel wäre das z.B. der Fall, wenn du mit dem Schreiner vereinbart hättest, dass der Tisch innerhalb von acht Wochen geliefert wird.
  • Die vereinbarte Frist ist angemessen. z. B. hättest du mit dem Schreiner 8 Wochen vereinbaren können, da ihm das genug Zeit gibt, einen Tisch fertigzustellen.
  • Eine ernsthafte und endgültige Leistungsverweigerung durch den Schuldner: Diese ist gegeben, wenn dir beispielsweise der Schreiner mitteilen würde, dass er den Tisch nicht bauen wird.
  • Besondere Umstände, die ganz vom jeweiligen Einzelfall abhängen.

Hast du den Schuldner in Verzug gesetzt, hast du zwei Möglichkeiten:

  • Du kannst Schadensersatz für den Schaden, der aufgrund der Verzögerung entstanden ist, fordern. Dann muss der Schuldner aber noch die ursprüngliche Leistung erbringen.
  • Oder du forderst Schadensersatz statt der Leistung. Dann muss der Schuldner die Leistung nicht mehr erbringen, muss dich aber für die fehlende Leistung entschädigen.

Als Unternehmer kann man übrigens auch einen Kunden, für den man eine Leistung erbracht hat, in Verzug setzen. Wenn dein Kunde also trotz Fälligkeit nicht zahlt, kannst du ihn durch das Schreiben einer Mahnung in Verzug setzen.

Mahnkosten – Wie berechne ich Mahngebühren?

Wie schon erwähnt, darfst du ab der zweiten Mahnung, also nach der Zahlungserinnerung, Mahnkosten erheben.

Es gibt keine gesetzliche Regelung für die Höhe von Mahnkosten. Das bedeutet aber nicht, dass du die Mahnkosten so hoch ansetzen darfst, wie du möchtest. Wenn dein Kunde gegen die von dir erhobenen Mahngebühren klagt, kann es sein, dass das Gericht diese als nicht angemessen beurteilt.

Üblich sind Mahnkosten im Bereich zwischen 2,50 € und 5 €. Kommt es zu weiteren Mahnungen, kannst du mit den Gebühren auch mit jeder weiteren Mahnung etwas höher gehen (bis maximal ca. 10 €).

Zur Orientierung: Einfließen dürfen in die Berechnung der Mahnkosten nur:

  • Porto, wenn du die Mahnung per Post schickst
  • Materialkosten wie z.B. Druckerpapier und Briefumschlag (auch nur dann, wenn die Mahnung per Post versendet wird)

Neben den Mahngebühren gibt es übrigens noch den sogenannten Verzugszins. Wie dieser berechnet wird, ist auch – im Gegensatz zu den Mahnkosten – gesetzlich geregelt. Die Höhe der Verzugszinsen liegt für Verbraucher 5 %-Punkte über dem aktuellen Basiszinssatz (siehe Webseite der Bundesbank).