Debitoor Lexikon

Rechnungsstellung & Buchhaltung einfach erklärt

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Mahnung – Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist ein Dokument, mit dem Kunden dazu aufgefordert werden, ihre überfälligen Rechnungen zu bezahlen. Üblich ist ein Mahnvorgang mit drei Mahnstufen.

Mit dem einfachen Rechnungsprogramm Debitoor kannst du ganz bequem online Angebote, Rechnungen und Mahnungen erstellen.

Eine Mahnung wird auch Zahlungserinnerung genannt und beschreibt damit schon ziemlich genau, worum es geht.

Wann verschickst du eine Mahnung?

Nachdem du deine Leistung erbracht hast oder deine Ware an deinen Kunden geliefert hast, stellst du normalerweise deine Rechnung über den vereinbarten Betrag.

In dieser Rechnung solltest du ein Zahlungsziel angeben. Dieses Zahlungsziel kannst du entweder als Zeitraum (z.B. „zahlbar 14 Tage nach Rechnungserhalt“) oder als Zeitpunkt (z.B. „zahlbar bis zum 31.03.2015“) angeben.

Sollte dein Kunde in diesem Zeitraum nicht bezahlen, solltest du eine Mahnung versenden. Es empfiehlt sich, nach dieser Frist ein paar Tage zu warten, bevor du eine Mahnung verschickst. Wenn du zu schnell deine Mahnung verschickst, verärgerst du möglicherweise deine Kunden.

Wenn du allerdings zu lange wartest, steigt das Risiko, dass deine Forderung ausfällt und du kein Geld mehr bekommst. Du solltest deine Mahnung etwa 7 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist versenden.

Formulierung der Mahnung

Deine erste Mahnung solltest du freundlich formulieren. Schließlich kann es sein, dass dein Kunde deine Rechnung einfach nur vergessen hat und dass keine böse Absicht dahinter steckt.

Eine mögliche Formulierung wäre:

"Wir möchten Sie darüber informieren, dass wir noch keinen Zahlungseingang für die nachstehend aufgeführte Rechnung feststellen konnten. Wir wären sehr dankbar, wenn Sie die Zahlung überprüfen könnten. Vielen Dank für Ihre Hilfe."

Wenn der Kunde nicht reagiert und du keine Zahlung erhältst, kannst du eine Mahnung versenden, in der du eindringlicher wirst. Pro Mahnstufe solltest du das Dringlichkeits-Niveau etwas steigern.

Deine dritte oder vierte Mahnung könnte zum Beispiel so formuliert werden:

"Die nachstehend aufgeführte Rechnung ist überfällig. Sie haben auf frühere Zahlungserinnerungen nicht reagiert. Wenn Ihre Zahlung nicht innerhalb von fünf Tagen eingeht, wird die Forderung an ein Inkassobüro übergeben."

Mehr als drei oder vier Mahnungen solltest du nicht versenden. Wenn du immer noch keine Zahlung erhältst solltest du deine Forderung an ein Inkassobüro übergeben oder ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Übrigens: Im Debitoor Rechnungsprogramm kannst du mit einem Klick eine Mahnung erstellen und es sind vier Mahnstufen vorformuliert.

Mahngebühren in einer Mahnung

Es gibt keine Pflicht, Mahngebühren mit einer Mahnung zu erheben und es gibt keine gesetzliche Grenze nach oben. Du solltest dich aber ungefähr an folgenden Beträgen orientieren:

  • 1. Mahnung: 2,50 – 5,00 Euro
  • 2. Mahnung: 5,00 - 7,50 Euro
  • 3. Mahnung: 7,50 – 10,00 Euro