Debitoor Lexikon

Rechnungsstellung & Buchhaltung einfach erklärt

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  1. Angebotsschreiben

Kostenvoranschlag - Was ist ein Kostenvoranschlag?

In einem Kostenvoranschlag (KVA) berechnet ein Unternehmer für einen potenziellen Kunden die voraussichtlichen Kosten der benötigten Produkte oder Leistungen. Auf Englisch nennt man einen Kostenvoranschlag meist „estimate‟ oder „cost estimate‟.

Weißt du schon genau, was die vom Kunden benötigten Produkte bzw. Leistungen kosten werden? Dann kannst du statt einem KVA auch gleich ein Angebot schreiben.

Kosten eines Kostenvoranschlags - Muss ich für den KVA zahlen?

Bevor man als Kunde einen Kostenvoranschlag anfordert, stellt sich oft die Frage: Was kostet mich das? Du als Unternehmer fragst dich dagegen vielleicht, ob du den KVA überhaupt in Rechnung stellen darfst, da mit dessen Erstellung ein gewisser Aufwand verbunden ist.

In der Regel - wenn nichts anderes vereinbart wurde - ist ein Kostenvoranschlag kostenlos. Möchtest du ihn als Unternehmer also in Rechnung stellen, so musst du das explizit vertraglich festlegen. Achtung: Ein Hinweis auf deine AGB genügt nicht!

Wie bei jeder guten Regel, gibt es auch hier Ausnahmen: Ist ein kostenpflichtiger Kostenanschlag branchenüblich, muss dies nicht explizit vereinbart werden. Das ist u.a. bei Elektroreparaturen und in der Kfz-Branche der Fall.

Kostenvoranschlag erstellen - Was steht im KVA?

Aus einem KVA sollte klar hervorgehen, welche Kosten wahrscheinlich auf den Kunden zukommen würden sowie worauf die Berechnung dieser Kosten basiert. Daher sollte ein Kostenanschlag folgende Informationen enthalten:

  • die geplanten Arbeitsschritte
  • pro Arbeitsschritt die Arbeitszeit und Arbeitskosten
  • das benötigte Material sowie die Materialkosten
  • ggf. Fahrtwege bzw. Fahrtzeit sowie die Fahrtkosten
  • die zeitliche Begrenzung des KVA (d.h. die Gültigkeitsdauer)
  • der Endpreis

Jegliche Preise sollten dabei nach netto, brutto und Umsatzsteuer aufgeschlüsselt sein.

Ist ein Kostenvoranschlag bindend?

Grundsätzlich ist dein Kostenvoranschlag nicht bindend. Es handelt sich um eine fachmännische Schätzung, nicht um ein festes Angebot.

Doch auch hier gibt es eine Ausnahme zur Regel: Einigen sich Auftraggeber und Dienstleister darauf, dass der Kostenvoranschlag verbindlich ist, so ist er das auch. Man spricht von einer sog. Festpreisvereinbarung.

Abweichung beim Kostenvoranschlag - Was passiert bei einer Überschreitung des Kostenvoranschlags?

Achtung: Obwohl ein Kostenvoranschlag nicht verbindlich ist und der Dienstleister den geschätzten Preis überschreiten darf, sind auch hier Grenzen gesetzt. Die im KVA angegebenen Kosten dürfen nur „unwesentlich‟ überschritten werden.

Eine genaue Definition von „unwesentlichen Überschreitungen‟ gibt es zwar nicht, aber es wird allgemein von Abweichungen zwischen 10 und 15% gesprochen. Liegt die Überschreitung über diesem Wert, so muss der Dienstleister das dem Auftraggeber rechtzeitig mitteilen.

Der Kunde kann dann entscheiden, ob er den erhöhten Rechnungsbetrag so hinnimmt, oder ob er von dem Vertrag zurücktritt. In letzterem Fall muss der Auftraggeber aber dennoch die schon geleistete Arbeit bezahlen.

Kostenvoranschlag und Angebot - Wo liegt der Unterschied?

Grundsätzlich unterscheidet sich der Kostenvoranschlag in folgenden Aspekten vom Angebot:

  • Preis: Das Angebot ist immer kostenlos. Der KVA kann dagegen kostenpflichtig sein.
  • Verbindlichkeit: Der KVA ist meist unverbindlich, das Angebot dagegen meist bindend.
  • Überschreitung: Beim Kostenvoranschlag kann man die berechneten Kosten bis zu einem bestimmten Maß überschreiten, beim Angebot nicht.
  • Inhalt: Das Angebot ist oft weniger detailliert, da die einzelnen Arbeitsschritte und Materialien nicht aufgelistet werden müssen.

Möchtest du dich als Unternehmer also noch nicht fest an bestimmte Preise binden, bist du mit einem Kostenanschlag auf der sicheren Seite.