Debitoor Lexikon

Rechnungsstellung & Buchhaltung einfach erklärt

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  1. Rechnung
  2. Kleinbetragsrechnung

Eigenbeleg - Was ist ein Eigenbeleg?

Ein Eigenbeleg gilt als Ersatz für eine verloren gegangene oder nicht ausgestellte Rechnung oder Quittung. Er wird vom Finanzamt als Ersatzbeleg anerkannt.

Mit dem Buchhaltungsprogramm Debitoor kannst du deine Buchführung ganz bequem online erledigen.

Wenn du deine Einnahmen und Ausgaben erfasst, brauchst du für jede Buchung einen Beleg. Ohne Nachweise werden deine Ausgaben vom Finanzamt nicht anerkannt.

Es kann aber natürlich immer einmal vorkommen, dass es für eine betriebliche Zahlung keine Rechnung gibt. Entweder sie wurde gar nicht ausgestellt oder sie ist verloren gegangen.

Im ersten Schritt solltest du immer versuchen, ein Duplikat der ursprünglichen Rechnung zu bekommen.

Ist dies nicht möglich oder steht der Aufwand in keinem angemessenen Verhältnis, gibt es die Möglichkeit, dass du selbst einen Beleg schreibst - einen Eigenbeleg.

Durch einen Eigenbeleg kannst du die steuerliche Abzugsfähigkeit sichern.

Was muss auf dem Eigenbeleg stehen?

Auf dem Eigenbeleg solltest du möglichst genau angeben

  • wie viel gezahlt wurde,
  • wofür gezahlt wurde,
  • wann gezahlt wurde,
  • und an wen gezahlt worden ist.

Darüber hinaus solltest du angeben, warum du einen Eigenbeleg ausstellst und keine Originalrechnung vorliegt. Grundsätzlich sollten also alle Angaben aufgeschrieben werden, die auch auf der originalen Rechnung standen.

Eigenbeleg für die Steuererklärung

Durch deine Unterschrift unter dem Beleg bestätigst du, dass deine Angaben richtig sind.

Bitte beachte aber, dass ein Eigenbeleg nur eine Notlösung ist und du für jede Buchung einen Originalbeleg haben solltest.

Sollten deine Eigenbelege aber die Ausnahme und die Angaben auf ihnen möglichst genau sein, werden die Eigenbelege in der Regel vom Finanzamt anerkannt.

Bei zu vielen Eigenbelegen leidet die Glaubwürdigkeit deiner Buchführung und du könntest in späteren Betriebsprüfungen Probleme bekommen.

Eigenbeleg und Vorsteuer

Eine zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung.

Ein Eigenbeleg ist keine ordnungsgemäße Rechnung und du kannst daher keine Vorsteuer aus diesem Beleg geltend machen.