Debitoor Lexikon

Rechnungsstellung & Buchhaltung einfach erklärt

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  1. Rechnung
  2. Eigenbeleg
  3. Kleinbetragsrechnung

Beleg - Was ist ein Beleg?

Beleg ist der Oberbegriff für Rechnungen, Quittungen, Kassenbons und alle anderen Nachweise, die eine geschäftliche Ausgabe oder Einnahme dokumentieren.

Mit dem Buchhaltungsprogramm Debitoor kannst du deine Buchführung ganz bequem online erledigen.

Ein Beleg gilt als Beweis für ein bestimmtes Ereignis in deinem Unternehmen. In der Regel handelt es sich dabei um Einnahmen oder Ausgaben, aber es gibt zum Beispiel auch Inventurlisten oder Entnahmebelege, die auch als Beleg gelten.

Entnahmebelege musst du beispielsweise erstellen, wenn du Geld aus der Geschäftskasse nimmst.

Jeder Beleg ist wichtig

Der Beleg gilt als Grundlage für jede Buchung in deiner Buchführung und ist der Nachweis für die Richtigkeit deiner Aufzeichnungen. Daher gilt in Deutschland auch die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren!

Für jede Buchung in deiner Buchhaltung benötigst du einen Beleg. Solltest du keinen Beleg haben, hast du die Möglichkeit einen Eigenbeleg zu erstellen.

Die Belege müssen dabei selbstverständlich nicht immer aus Papier sein, sie können zum Beispiel auch aus einem PDF-Dokument o.ä. bestehen.

Wie du merkst, wird unter dem Begriff Beleg sehr viel zusammengefasst.

Was muss der Beleg enthalten?

So vielfältig die verschiedenen Belege sein können, so unterschiedlich sind auch die Anforderungen an diese Belege.

Die Frage, wie ein Beleg aussehen muss, lässt sich also nicht pauschal beantworten.

Es ist logisch, dass eine Inventurliste andere Angaben enthalten muss als zum Beispiel ein Kassenbon.

Der wichtigste Beleg ist wohl die Rechnung. Welche Angaben in einer Rechnung gemacht werden müssen, kannst du in dem Eintrag zur Rechnung nachlesen.

Unterschied zwischen externem und internem Beleg

Der externe Beleg oder auch Fremdbeleg wird von anderen Leuten, wie zum Beispiel Kunden oder Lieferanten, ausgestellt und dokumentiert einen Zahlungsverkehr mit dir.

Zu den externen Belegen gehören zum Beispiel

  • Eingangsrechnungen
  • Eingangsgutschriften
  • Quittungen
  • Kontoauszüge
  • Schecks
  • Handelsbriefe
  • Steuerbescheide

Den internen Beleg oder auch Eigenbeleg genannt, stellst du als Unternehmen selber aus.

Häufige Formen des Eigenbelegs sind:

  • Kopien von Quittungen
  • abgesandte Handelsbriefe
  • Entnahmebelege
  • Ausgangsrechnungen
  • Ausgangsgutschriften
  • Lohn- und Gehaltslisten
  • Belege über Stornos und Umbuchungen